Konferencje audio mają wiele zalet dla spotkań biznesowych i towarzyskich, ale mają swój własny zestaw wspólnych problemów. Niewykonanie ich może oznaczać różnicę między profesjonalnym, skutecznym, skutecznym spotkaniem a ledwo pojętą konferencją dla biednych, która nie osiąga swoich celów. Oto siedem typowych problemów i sposoby ich naprawienia.
1. Hałas tła
Jest to jakikolwiek hałas, który pochodzi od uczestnika, z wyjątkiem jego głosu, np. Krzepnięcia krzeseł, trajkotania w tle, odgłosów maszyn, szelestu papieru itp. Otrzymujesz te dźwięki głównie z uczestnikami, którzy używają VoIP (protokół głosowy przez internet), ponieważ tradycyjny telefon posiada mikrofony dedykowane i krótkiego zasięgu, a VoIP działa z mikrofonem obsługiwanym przez urządzenie, co jest bardziej sensowne. Przykładem jest system mikrofonów w laptopach. Niektóre osoby uczestniczą w konferencjach, korzystając z urządzeń bez użycia rąk.
Jedynym sposobem, aby zaradzić tej sytuacji, jest uświadomienie uczestnikom wywoływanych przez nich zakłóceń, co najlepiej zrobić poprzez komunikację przed połączeniem konferencyjnym. Na przykład jako organizator, możesz chcieć rozpowszechnić wiadomość e-mail na etykiecie połączenia konferencyjnego przed sesją.
2. Echo
Echo może być częścią hałasu w tle, ale jest bardziej techniczne. Ktoś, kto bierze udział w połączeniu konferencyjnym, może mieć problemy ze swoim telefonem - może na przykład nie ma możliwości anulowania echa. (Przeczytaj więcej o tym, jak przestać produkować echo.)
Ktoś, kto ma echo, zwykle musi się rozłączyć. Dlatego też ważna jest proaktywna świadomość wszelkich problemów technicznych związanych z telefonami i innymi urządzeniami używanymi podczas połączenia konferencyjnego.
3. Brak zarządzania obecnością
Podczas połączenia konferencyjnego audio używasz tylko jednego ze zmysłów: słuchu. Nie zobaczysz ludzi, z którymi rozmawiasz lub słuchasz. Jeśli nie śledzisz każdego wejścia i wyjścia w trakcie połączenia konferencyjnego, możesz być nieświadomy obecności w swojej grupie odbiorców po wejściu na konferencję.
Ten problem pozostaje bez ostatecznego rozwiązania do tej pory. Pierwszym narzędziem oferującym zarządzanie dowolną obecnością jest UberConference, które pozwala zobaczyć, kto mówi, kto tu jest, kto nie jest, i tak dalej. Ostatnio pojawiło się wiele takich narzędzi, niektóre z interesującymi wizualnymi interfejsami reprezentującymi uczestników ikonami. Najlepszym sposobem zarządzania obecnością uczestników nadal może być prosta etykieta: poproś każdą osobę, aby ogłosiła swoje przewinienia i grzeczności.
4. Muzyka zawieszona
Ludzie zwykle przygotowują interfejs swoich telefonów do ich indywidualnego użytku, ale nigdy do połączeń konferencyjnych. Chociaż może być miłe dla kogoś, kto został wstrzymany, aby usłyszeć muzykę, będzie to kłopotliwe w połączeniu konferencyjnym. Niektórzy uczestnicy mogą wstrzymać konferencję, biorąc udział w innym połączeniu lub zadaniu, na przykład przypadkowo dodając rytmiczną atmosferę do konferencji. Również tutaj warto przeprowadzić wstępną kampanię informacyjną na temat etyki konferencyjnej.
5. Brak przywództwa
W niektórych przypadkach, jeśli grupa nie ma lidera, zamiast tego poprowadzi chaos. Jest to szczególnie prawdopodobne w przypadku ustawienia konferencji. Jedna osoba powinna kierować dyskusją, aby zapewnić każdemu wystarczającą ilość czasu na mówienie i niezbędną uwagę, a także przywrócić porządek w przypadku błądzenia lub wręcz konfliktu.
6. Nieodpowiednie zarządzanie materiałami i dokumentami
Wiele konferencji odnosi się do dokumentów, materiałów i narzędzi. Niewłaściwe rozpowszechnianie takich informacji powoduje, że niektórzy uczestnicy w pewnych punktach pozostają w ciemności, powodując tym samym brak zainteresowania. Uważaj, aby rozpowszechniać odpowiednie informacje i dokumenty dla wszystkich uczestników na długo przed rozpoczęciem konferencji.
Innym, lepszym sposobem jest użycie narzędzi do współpracy online, które umożliwiają interakcję z takimi materiałami.
7. Słaba jakość połączenia
Dzieje się tak często z usługą VoIP, która zależy od wielu czynników, które obejmują przepustowość, kodeki, telefony i inne urządzenia. Nie możesz wiele z tym zrobić, jeśli jesteś liderem lub organizatorem konferencji. Uczestnik, który cierpi z powodu niskiej jakości głosu, musi rozwiązywać problemy techniczne po swojej stronie.
