Czy wiesz, że możesz dodać warstwę ochrony do ważnych dokumentów lub plików pakietu Microsoft Office? Takie postępowanie może być ważnym zabezpieczeniem, szczególnie gdy udostępniasz ten plik konkretnym czytelnikom lub redaktorom, z którymi współpracujesz.
Podczas szyfrowania treści cyfrowych zmieniasz język na gobbledygook, który musi zostać odkodowany w celu odczytania.
Możesz to zrobić dla dokumentów Microsoft Office, ustawiając hasło. Oznacza to, że tylko ci odbiorcy, którzy znają to hasło, powinni móc odczytać twój dokument. Możesz także dostosować ustawienia haseł, aby umożliwić niektórym użytkownikom edycję dokumentu.
Jak ustawić hasło dokumentu
-
W przypadku starszych wersji programów pakietu Office wybierz opcję Przycisk pakietu Office Ikona> Przygotować > Zaszyfruj dokument. W przypadku nowszych wersji wybierz Plik > Informacje > Chroń dokument > Szyfruj za pomocą Hasło.
-
Wpisz hasło, które chcesz przypisać i kliknij dobrze.
-
Ponownie wprowadź hasło w celu weryfikacji i kliknij dobrze.
-
Twój dokument powinien być teraz chroniony, ale zawsze, ale zawsze dobrze jest dokładnie sprawdzić. Zamknij dokument, a następnie otwórz go ponownie. Przed rozpoczęciem pracy z tym dokumentem powinien zostać wyświetlony monit o podanie hasła. Jeśli tego nie widzisz, możesz spróbować ponownie wykonać te czynności.
Dodatkowe porady i uwagi
- Należy pamiętać, że niektóre programy pakietu Microsoft Office mogą być nieco inne. Na przykład w niektórych wersjach Microsoft PowerPoint powinieneś kliknąćMicrosoft Office przycisk>Zapisz jako > Przybory (znajdź to w dolnej części Zapisz jako okno dialogowe)> Opcje ogólne > Udostępnianie plików > Zmień hasło. Stamtąd możesz wpisać swoje preferowane hasło. Ponieważ takie podejście jest znacznie mniej proste, sugeruję, aby zawsze wypróbowywać powyższą metodę dla danego programu pakietu Microsoft Office, ale jeśli nie znajdziesz narzędzi haseł, które są potrzebne w tym programie, takie podejście może pomóc.
- Aby usunąć szyfrowanie hasłem, wykonaj tę samą sekwencję, która została użyta do ustawienia hasła, z tą różnicą, że usuniesz hasło, klikając to pole i odstęp tylny.
- Aby ustawić hasło dla osób, które mogą edytować dokument (co oznacza, że dla wszystkich innych będzie to tylko do odczytu), wybierz opcję Gabinet przycisk lub Plik > Zapisz jako > Przybory > Opcje ogólne > Hasło do modyfikacji: wpisz nowe hasło > ponownie wpisz hasło > dobrze > Zapisać.
- Zawsze zachowaj ostrożność podczas ustawiania hasła do dokumentu. Firma Microsoft nie może pobrać ani odblokować tego hasła, jeśli zapomni się, co to jest. Tak więc, jeśli jesteś osobą, która zapomina hasła online, prawdopodobnie powinieneś ograniczyć częstotliwość korzystania z tej funkcji. Rozważ zapisywanie haseł dokumentów w bezpiecznym miejscu.
- Jeśli są Państwo zainteresowani bardziej szczegółowymi informacjami na temat poziomów szyfrowania firmy Microsoft, niniejsze stwierdzenie może okazać się pomocne, co można znaleźć na stronie pomocy Microsoft dotyczącej tego tematu: "Można wpisać maksymalnie 255 znaków. Domyślnie ta funkcja wykorzystuje zaawansowane szyfrowanie AES 128. Szyfrowanie to standardowa metoda używana w celu zwiększenia bezpieczeństwa pliku."
To powiedziawszy, proszę wiedzieć, że jest to jedynie warstwa ochrony. Moim zdaniem dokumenty Microsoft Office nigdy nie powinny być uznawane za całkowicie chronione, nawet za pomocą hasła.
Firmy zewnętrzne od lat łamią szyfrowanie dokumentów Microsoftu, czasami w celu zaoferowania usługi, która pomoże użytkownikom odzyskać hasło, mimo że Microsoft na to nie zezwoli. Ta wygoda ma określoną wadę: znaczenie, ludzie niekoniecznie próbujący ci pomóc, mogą również złamać szyfrowanie hasła.
Jednak nadal dobrym pomysłem może być stosowanie ochrony hasłem, ponieważ wysiłek i koszt złamania szyfrowania dokumentów może z pewnością powstrzymać tego rodzaju niefortunne włamania i kradzieże. Jest to równowaga w podejmowaniu środków ostrożności, gdy można i zrozumienie tego rodzaju ograniczeń ochrony hasłem do dokumentu.
