Wiem, że istnieje milion i jeden inny sposób zarządzania codziennymi zadaniami przy użyciu technologii. I chociaż zazwyczaj doceniam rozwiązania cyfrowe, zawsze byłem kimś, kto zarządza moją listą rzeczy do zrobienia za pomocą starego, dobrego długopisu i papieru. Nie tylko pomaga mi być naprawdę wydajnym podczas moich pracowitych dni w szkole biznesowej, ustalać priorytety moich zadań i pracować, nawet gdy nie mam danych w komórce, ale dosłownie nie ma nic bardziej satysfakcjonującego niż przekończenie ukończonego zadania rzeczywistego zadania … zrobić listę.
Jeśli masz problem ze znalezieniem odpowiedniego systemu organizacji lub po prostu chcesz pozbyć się bałaganu cyfrowego i wrócić do podstaw, polecam wypróbować tę metodę! Oto jak to zrobić.
1. Zdobądź prawdziwy planer wydruku
Oczywiście pierwszym krokiem w tym kierunku jest zdobycie narzędzi, które działają dla Ciebie. Ważne jest, aby używać planisty w wersji papierowej, który pasuje do Twojego stylu organizacji i pracy. Na przykład używam planerów Poppin, ponieważ po lewej stronie wyświetlają tygodniowy harmonogram, a po prawej papier w linie, mieszczą się w mojej torebce i są dość tanie.
Lubię oglądać cały tydzień na jednej stronie, ale jeśli podoba Ci się inny typ widoku, sprawdź Moleskine, który ma mnóstwo różnych formatów, lub - jeśli chcesz też zorientować się w zakupach - udaj się do lokalnego Barnes & Noble i przeglądaj ogromny wybór, aż znajdziesz odpowiednie dopasowanie.
2. Wymień wszystkie swoje najważniejsze zobowiązania na ten tydzień
Zawsze zaczynam od wyszczególnienia wszystkich głównych obowiązków, które mam w swoim tygodniowym harmonogramie, tylko po to, aby dowiedzieć się, co będę musiał zaplanować. Lubię zawierać zarówno osobiste, jak i profesjonalne zadania i wydarzenia, aby naprawdę uzyskać pełny obraz na tydzień.
Na przykład, jeśli muszę przygotować się na duże spotkanie w środę, ale muszę przestać pracować we wtorek o 18:00, aby wziąć udział w urodzinowej kolacji, to będę wiedział, że prawdopodobnie będę musiał pracować do późna w poniedziałek.
3. Zapisz swoje zadania i nadaj im priorytety
Po rozpoczęciu wypełniania kalendarza moimi głównymi zobowiązaniami dzielę papierową stronę mojego terminarza na cztery pola, przy czym górne prawe pole reprezentuje ważne / niepilne zadania, a lewe górne - ważne / pilne zadania, oraz dwa dolne pola reprezentują zadania nieważne / niepilne i nieważne / pilne.
Następnie wypisuję wszystkie zadania, które muszę wykonać na tydzień, pamiętając o wpisaniu ich w odpowiednie pola. Na przykład „rachunek za płatną kartę kredytową” zawsze znajduje się w ważnym / pilnym polu, a „kup płaszcz zimowy” w ważnym / nie pilnym.
Działa to jak wbudowany system ustalania priorytetów, ponieważ zmusza mnie do określenia, nad czym i kiedy muszę pracować.
Ma to również zasadnicze znaczenie dla wzywania zadań, które są nieistotne / pilne, co często priorytetowo traktuję nad ważnymi, długoterminowymi elementami, jeśli nie jestem ostrożny. Na przykład w tym semestrze pracuję nad trzema długoterminowymi pracami badawczymi, które nigdy nie wydają się tak naglące jak jutro i mogą łatwo zgubić się w hałasie pełnej listy rzeczy do zrobienia. Ten system ustalania priorytetów zmusza mnie do uznania pracy nad dokumentami za ważną i do napisania ich z góry.
4. Stwórz dzienny harmonogram (i uwzględnij przestoje)
Całe tygodniowe planowanie jest miłe, ale w jaki sposób pomaga mi to dowiedzieć się, co właściwie zrobić w danym dniu? Każdego ranka wyjmuję czysty kawałek papieru (używam białego papieru do drukarek, ale możesz też dostać zeszyt, jeśli chcesz trochę uporządkować proces) i zrobić trzy rzeczy.
Najpierw piszę pory dnia od 8 rano do 11 po południu w odstępach 30-minutowych i umieszczam na wszelkich spotkaniach, zajęciach i osobistych zobowiązaniach. Następnie patrzę na mój cotygodniowy terminarz i wyciągam zadania, które chcę wykonać tego dnia, starając się wyciągnąć co najmniej jeden przedmiot z każdego z moich czterech pudeł. Na koniec umieszczam wszystkie zadania w swoim kalendarzu, wypełniając czas wokół spotkań.
Ponieważ w praktyce wykonywanie zadań zwykle trwa dłużej, podstawową zasadą jest budżet 1, 5 raza dłuższy, niż sądzę, że będę potrzebować, aby upewnić się, że wszystko mogę zmieścić. Zawsze też staram się wczesnym wieczorem i godzinę, aby pójść na siłownię, z których oba muszę zachować zdrowie psychiczne!
5. Cross Things Off
To moja ulubiona część procesu: kończenie zadań po ich zakończeniu. Uwielbiam używać kolorowych piór, aby sprawić, by było trochę przyjemniej. Zazwyczaj śledzę swój dzienny harmonogram, a następnie wykreślam wszystkie elementy z mojej tygodniowej listy rzeczy do zrobienia na koniec każdego dnia.
6. Przenieś niezakończone przedmioty
Pod koniec tygodnia ważne jest, aby wszelkie niedokończone przedmioty zostały przeniesione na przyszłe tygodnie, aby nie prześlizgnęły się przez pęknięcia. W niedzielę wieczorem zwykle siadam z czerwonym długopisem i przekreślam niedokończone elementy pojedynczo, kiedy decyduję, czy je „anulować”, czy przenieść je do następnych tygodni. Jedną z zalet papierowego terminarza jest to, że możesz naprawdę pchać zadania, na które nie masz czasu, ponieważ możesz je pisać w dowolnym miejscu - właśnie przeniosłam moją linię „świątecznych zakupów” na pierwszy tydzień grudnia, ponieważ Wiem, że do tego czasu nie będę miał na to czasu.
Wiem, że ten proces może wydawać się skomplikowany, ale poświęcenie zaledwie 20 minut dziennie na planowanie może pomóc Ci zaoszczędzić godziny. Wiem, że jestem szczególnie podatny na marnowanie krótkich bloków (np. 30 minut między zajęciami), jeśli nie zastanawiałem się, co chcę zrobić, ale jeśli mam już ustalony harmonogram, nie muszę myśleć dwa razy o tym, co mam robić ze swoim czasem.
Mam nadzieję, że to pomoże Ci pozbyć się zmęczenia decyzjami i zrobić więcej rzeczy.
