Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak ważne jest pisanie w codziennej pracy? Z wyjątkiem kilku pól większość z nas jest odpowiedzialna za komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej. Co więcej: możemy zostać poproszeni o napisanie propozycji, dodanie stron do podręcznika lub stworzenie dużej talii tekstowej do przedstawienia nowego pomysłu. Ponadto może być konieczne przesłanie próbki pisania do przyszłej pracy.
Więc chociaż możesz nie być „pisarzem” z zawodu, liczba rzeczy, które musisz codziennie pisać na piśmie, nie jest nieistotna.
Oznacza to, że chcesz nie tylko upewnić się, że poprawnie używasz „jego” i „to”, ale chcesz także zaznaczyć kilka innych pól „pisarskich”.
Ponieważ jeśli tego nie zrobisz, ostatecznie wysyłasz wiadomości e-mail w następujący sposób:
OK, to może być przesada. Ale to nie jest tak daleko.
Jak to naprawisz? I w jaki sposób naprawiasz swoje pisanie w przyszłości (bez konieczności poświęcania wielu godzin pracy?). Jak stać się silniejszym mówcą i pisarzem? To naprawdę nie jest takie trudne - zacznij przeglądać tę listę kontrolną, a szybko staniesz się lepszym pisarzem.
Czy są tam zdania wymuszone?
Jeśli nie masz pewności, czytaj na głos i upewnij się, że wraz ze współpracownikami możesz postępować zgodnie z tym, co próbujesz powiedzieć. Jeśli nie jesteś zaawansowanym pisarzem z talentem do długich, skomplikowanych linii, wybierz krótkie, proste zdania.
W powyższym przykładzie pierwsze zdanie jest powtórką (dlatego prawdopodobnie poczułeś się zagubiony od samego początku).
Oto jak powinien to przeczytać:
Czy to, co mówisz, jest jasne?
Dopasowywanie wyrazistych słów jest świetne, ale tylko jeśli masz pewność, że używasz ich poprawnie. Lepiej opanuj pisanie słowami, które znasz, niż wrzucać duże i mieć nadzieję, że dzięki temu będziesz wyglądać elegancko. A jeśli jest to rażące niewłaściwe użycie - na przykład z powyższą komplementą - to naprawdę źle.
Czy pisanie jest konwersacyjne?
Oczywiście, w zależności od przedmiotu, nie będziesz chciał iść zbyt swobodnie, ale nie chcesz też, aby twoje słowa były zbyt sztywne lub brzmiały wyjątkowo formalnie, szczególnie jeśli nie chcesz kontynuować tej fasady przez cały czas może być ciągła wymiana.
Używanie wyrażeń takich jak „chcę dyskutować”, „jeśli masz ochotę”, i nigdy nie stosowanie skurczów powoduje, że pisanie jest duszne, i jeśli twoja praca tego absolutnie nie wymaga, staniesz się bardziej przystępny (czytaj: człowiek), jeśli pracować nad pisaniem konwersacyjnym.
Czy masz przejścia wymagane?
Przeczytaj na głos i sprawdź, czy przeskakiwanie z jednego akapitu do drugiego ma sens i płynie ładnie.
Chociaż otwieranie e-maila z poniedziałkiem rano z informacją o weekendzie jest w porządku i dobrze, dziwnie jest, gdy jest umieszczone w środku e-maila - tak jak powyżej.
Czy używasz prawidłowej interpunkcji?
Czy znasz różnicę między średnikiem a dwukropkiem? Czy używasz przecinków konsekwentnie (przecinki Oxford w całym tekście, jeśli takie są twoje preferencje)?
Jest z tym wiele problemów: „Mam nadzieję, że miałeś dobry weekend: zastanawiam się, czy możemy ustalić czas na rozmowę przez telefon” - ale na górze jest nieprawidłowe użycie dwukropka.
Sprawdź swoje homofony
Wiesz, te słowa, które brzmią tak samo, ale są napisane inaczej i mają różne znaczenie. (Kilka przykładów: są tam, ich.)
Lub w powyższym przykładzie być może zauważyłeś błąd.
Czy Twoja kapitalizacja jest poprawna?
Jest to podchwytliwe i wiele osób błędnie korzysta z rzeczowników pospolitych, gdy tylko właściwe powinny być pisane wielkimi literami.
Ani ten zespół, ani dział nie muszą być pisane wielkimi literami w tym e-mailu. Są to rzeczowniki pospolite, a nie właściwe.
To wydaje się dość łatwe, prawda? Oto, jak wyglądałby ten e-mail, gdyby Fikcyjny Ben skorzystał z tej porady:
Nie musisz być najlepszym pisarzem - to nie jest tutaj cel. Ale praktycznie każda branża docenia ludzi, którzy potrafią łączyć ze sobą gramatycznie poprawne zdania i jasno dzielić się swoimi pomysłami. To sprawia, że jesteś lepszym e-mailerem, lepszym prezenterem, lepszym poszukującym pracy i ogólnie lepszym komunikatorem.
