Praca w dużym biurze może być błogosławieństwem i przekleństwem.
Z jednej strony masz do dyspozycji mnóstwo zasobów - pomoc techniczną, kreatywne zespoły, mentorów, dobrze zaopatrzony pokój zaopatrzenia i wszystko, czego potrzebujesz tylko do zakupu.
Ale z drugiej strony biurokracja w środowisku korporacyjnym może z łatwością zaszkodzić nowym pomysłom i spowolnić pracę, którą trzeba wykonać. Pomiędzy niepotrzebnymi politykami, niekończącą się dokumentacją i brakiem uprawnień decyzyjnych możesz zacząć zastanawiać się, czy decydenci korporacyjni aktywnie starają się utrudnić ci pracę.
Prawda jest taka, że prawdopodobnie nie będziesz w stanie samodzielnie uwolnić się od towarzystwa tego rodzaju niedorzeczności - eee, biurokracji - w najbliższym czasie. Ale stawiając czoła temu i radząc sobie z tym we właściwy sposób, możesz sprawić, że będzie to mniej frustrujące dla Ciebie i Twojego zespołu.
Po spędzeniu kilku lat w świecie korporacyjnym, oto rzeczy, które uważałem za najbardziej frustrujące - i to, jak nauczyłem się radzić sobie z nimi proaktywnie.
Problem: brak przejrzystości
O ile nie jesteś w pakiecie C, prawdopodobnie nie uzyskasz wielu informacji na temat decyzji biznesowych Twojej firmy. Nawet jeśli pełnisz rolę nadzorczą, prawdopodobnie będziesz zaskoczony niespodziewanymi ogłoszeniami, nowymi inicjatywami i zmianami zasad.
Weź moje biuro: około miesiąc temu czterech pracowników mojego działu zostało wezwanych na spotkanie, na którym zostali zwolnieni - wszyscy bez mojej wcześniejszej wiedzy. Jako ich przełożony podbiegłem do mojego kierownika, aby zapytać, co wie o tej sytuacji. Okazuje się, że nie miała pojęcia o zwolnieniach, na jakich informacjach się opierały i czy będzie ich więcej.
To samo stało się, gdy nasza firma została zakupiona i połączona z inną firmą. Zmiany w strukturze i zarządzaniu zostały przekazane tylko niektórym działom, pozostawiając pozostałym pracownikom zależność od plotek, dopóki informacje nie zostaną strategicznie odfiltrowane.
Jak sobie poradzić
Naprawdę nie ma gwarantowanego sposobu na uzyskanie wglądu w wewnętrzne działania firmy - jeśli dyrektor generalny nie chce, abyś wiedział, prawdopodobnie nie będziesz w stanie się dowiedzieć. Nie przeszkadza jednak regularne komunikowanie się z przełożonym i pytanie, co on lub ona wie o pewnych sytuacjach. Przekonałem się, że nawet jeśli mój menadżer nie jest w stanie podać wielu szczegółów, mogę od czasu do czasu zbierać informacje (które przynajmniej dają mi duży obraz, nawet jeśli nie widzę wszystkiego).
Drugą stroną radzenia sobie z brakiem wiedzy (i towarzyszącą temu frustracją) jest skupienie się na zwinności w swojej roli. Choć może to być trudne, jeśli nauczysz się akceptować zmiany w sposób pełen wdzięku i spokoju (zamiast narzekać lub stale pytać, dlaczego rzeczy nie mogą wrócić do poprzedniego stanu), będziesz mieć znacznie łatwiejszy czas na dostosowanie i przyjmowanie zmian.
Problem: pozornie bezużyteczne zasady
Zapoznaj się z dowolnym podręcznikiem firmy, a znajdziesz zasady po zasadach dotyczących wszystkiego, od spodziewanego zachowania, przez zasady ubioru, po wolne dni. W większości przypadków prawdopodobnie nie kwestionujesz, dlaczego te zasady są konieczne.
To znaczy, dopóki nie natrafisz na regułę, która określa coś absurdalnego: na przykład, że PTO można żądać tylko w odstępach co pół lub cały dzień, zamiast o godzinę (i pół godziny? Zapomnij!) - więc masz wykorzystać cztery godziny tego cennego urlopu na wizytę u lekarza, zamiast na jedną. Lub reguła, która mówi, że pracownicy godzinowi nie mogą korzystać z telefonów komórkowych, aby wysyłać SMS-y i surfować po Internecie, nawet jeśli są nieczynne podczas lunchu i przerw.
Dla biura pełnego dorosłych, którzy wiedzą, jak wykonać pracę? Te zasady wydają się niepotrzebne i niesprawiedliwe.
Jak sobie poradzić
Choć reguły mogą być frustrujące, prawdopodobnie istnieją uzasadnione powody. Przekonałem się, że pomaga mi to akceptować (i egzekwować) je, jeśli mogę uzyskać więcej informacji na temat tych powodów. Jeśli na przykład dowiem się, że nasz system PTO po prostu nie może przetworzyć niczego poza żądaniami cztero- lub ośmiogodzinnymi, czuję się bardziej usatysfakcjonowany niż zakładanie, że nasz dział HR chce po prostu zmusić nas do wykorzystania naszych godzin tak szybko możliwy. (Wiem również, biorąc pod uwagę, że jest to jedyny powód tej reguły, że można ją ominąć - na przykład pozwolenie pracownikowi na pominięcie godziny obiadowej w celu nadrobienia wizyty u lekarza, która spóźniła się).
Problem: brak zdolności decyzyjnych
Dopóki nie zajmujesz stanowiska dyrektorskiego, tak naprawdę nie masz wiele swobody w podejmowaniu decyzji w imieniu swojego zespołu, klientów, a nawet, naprawdę, siebie.
Na przykład podstawową funkcją mojego zespołu jest skonfigurowanie oprogramowania klienta do przesyłania roszczeń ubezpieczeniowych drogą elektroniczną, ale ostatnio powierzono nam również odpowiedzialność za reagowanie na spory dotyczące faktur. Więc klienci dzwonili, zirytowani, że zostali obciążeni podwójną kwotą, jaką powinni byli. Moglibyśmy do pewnego stopnia zbadać ten problem, ponieważ moglibyśmy zdalnie zalogować się do ich systemu.
Ale haczyk polegał na tym, że nawet jeśli stwierdziliśmy, że faktura była niepoprawna, nie mieliśmy dostępu do umowy klienta, która określała, czym byli i za co nie odpowiadaliśmy. Nawet jeśli było oczywiste, że klient zasługiwał na kredyt za przepłacenie, nie byliśmy upoważnieni do udzielenia mu go. Musieliśmy przenieść klienta do innego działu, a następnie przejść przez szeregi, aby uzyskać zgodę. Dla wszystkich zaangażowanych było to wyczerpujące i denerwujące.
Niezależnie od tego, na jakiej pozycji pracujesz, prawdopodobnie również tego doświadczasz. Możesz nie być upoważniony do podejmowania decyzji, zmiany procesów lub wyjścia na klienta bez odpowiedniej zgody - co może powodować pewne niewygodne sytuacje.
Jak sobie poradzić
Jeśli z góry wiem, że nie jestem właściwą osobą, aby dokonać zmiany lub wyrazić zgodę na coś, lubię wyrazić to od samego początku. Tak więc, rozmawiając z klientem na temat faktury, poprzedzę rozmowę wyjaśniając: „Pomogę zbadać ten problem, ale aby rzeczywiście skorygować fakturę, będę musiał przenieść cię do naszego działu obsługi klienta dział, ok?
Ustawiając właściwe oczekiwania wobec wszystkich zaangażowanych osób, wyeliminujesz frustrację, która pojawiłaby się, gdybyś poczekał do końca rozmowy, aby wyjaśnić swój brak autorytetu.
Problem: niekończąca się papierkowa robota i biurokracja
Chociaż możesz mieć niekończącą się listę rzeczy do zrobienia i pełną listę projektów, w rzeczywistości osiąganie postępów w tych rzeczach często okazuje się łatwiejsze niż powiedzenie. Zamiast nurkowania od razu, musisz najpierw stworzyć plan projektu, wyszczególniający, kogo będziesz musiał zaangażować, wydatki, które poniesiesz, i oczekiwany harmonogram.
Aby uzyskać informacje zwrotne na ten temat, prześlij je e-mailem do swojego szefa - a gdy nie otrzymasz odpowiedzi po tygodniu, wyślesz kilka kolejnych wiadomości. Poczekasz, aż on lub ona otrzymają zgodę od początku linii, i dopiero wtedy, po „rozpoczęciu” projektu, rzeczywiście będziesz mógł rozpocząć.
Brzmi znajomo? W takich środowiskach ciężko - i niezwykle frustrująco - jest cokolwiek zrobić.
Jak sobie poradzić
Niestety, opieranie się istniejącemu procesowi zatwierdzania, jakkolwiek długotrwały i żmudny, wydłuży go. Na przykład moi pracownicy często przychodzą do mnie narzekać na konkretny sposób robienia rzeczy i za każdym razem pytam: „Czy możesz udokumentować kilka przykładów?” W końcu to jedyny sposób, w jaki mogę ustalić, czy zmiany można wprowadzić - i jeśli tak, to przedstawić ją przełożonym. Jeśli moi pracownicy nie są przygotowani na te przykłady, to dodaje co najmniej dzień lub dwa do procesu - ale jeśli są gotowi, możemy zacząć od razu.
To samo dotyczy opracowywania planów projektów, wypełniania dokumentacji i tworzenia planów projektów. Tak, to jest ból, ale jeśli potrafisz przewidzieć ich potrzebę i zaczniesz z wyprzedzeniem, będziesz mieć przewagę (i unikniesz frustracji, gdy usłyszysz, jak szef powtarza: „Udokumentowałeś to? ”). Wskazówka: spróbuj utworzyć szablony wielokrotnego użytku, których możesz użyć, prosząc o zgodę, sugerując zmianę lub przedstawiając pomysł.
Ostatecznie obowiązują reguły i zasady, ponieważ umożliwiają sprawne funkcjonowanie firmy. Mogą być frustrujące, ale nigdzie się nie wybierają. Ale dostosowując sposób radzenia sobie z biurokracją, będziesz mógł łatwiej nawigować po wodach - i zrobisz dużą różnicę w swoim codziennym życiu zawodowym.
