Jako menedżer jednym z najlepszych sposobów przygotowania pracowników do przyszłych zadań jest delegowanie zadań, które (uprzejmie) zmuszą ich do rozciągnięcia się poza strefy komfortu. Te rozciągnięte zadania często przynoszą co najmniej tyle samo nauki i wzrostu, ile zajęłaby klasa szkoleniowa lub seminarium. W rzeczywistości autorka Cynthia McCauley mówi: „Gdy menedżerowie i menedżerowie proszeni są o opisanie swojej kariery zawodowej, 50–75% opisywanych doświadczeń stanowią wyzwania napotkane podczas wykonywania zadań w pracy”.
Delegowanie może być jednak trudne, jeśli pracownik chce podjąć się zadania, które wykracza poza jego „normalny” zakres obowiązków. Kiedy tak się dzieje, ryzykujesz, że usłyszysz przerażające słowa: „To nie moja praca”.
Aby pracownicy mogli zaakceptować te dodatkowe obowiązki, menedżerowie muszą podjąć kroki w celu skutecznego sformułowania nowego projektu. Nie ma niezawodnego rozwiązania dla przydzielania zadań bez odrzutu; można jednak zminimalizować częstotliwość (i dotkliwość) oporu, ćwicząc te trzy proste techniki.
1. Odwołaj się do interesów pracownika
W książce All In autorstwa Adriana Gosticka i Chestera Elstona autorzy mówią, że aby zachęcić ludzi do opieki, menedżerowie muszą stworzyć „WIIFM” lub „ Co to jest dla mnie” dla każdego pracownika. Przydzielając zadanie, które wykracza poza normalne obowiązki zawodowe, musisz je ułożyć w taki sposób, aby zainteresować pracownika.
Szczerze mówiąc, nie ma znaczenia, dlaczego chcesz wykonać tę pracę. Jeśli pracownik nie może znaleźć powodu, aby to zrobić, może odmówić. Jeśli więc pracownik wyraził zainteresowanie awansem, przedyskutuj, w jaki sposób ten projekt okaże się cenny w osiągnięciu tego celu. Lub jeśli skarży się na zbyt mało pracy lub prosi o więcej możliwości budowania umiejętności, wyjaśnij, w jaki sposób ten projekt służy indywidualnym potrzebom i celom pracownika, a także celom firmy.
2. Sprzedaj korzyści, ciężko
Nie popełnij błędu: delegowanie zadania rozciągania jest często zadaniem sprzedaży. Nawet jeśli korzyści są dla Ciebie oczywiste - i uważasz, że powinny być one równie oczywiste dla Twojego pracownika. Odnoszący sukcesy handlowcy powiedzą ci, że najłatwiejszą drogą do sprzedaży jest wykorzystanie emocji kupującego. To samo dotyczy sprzedaży pracownika w nowym (pozornie nieistotnym lub niepożądanym) projekcie.
Tak więc, omawiając zadanie, poproś o korzyści z przyjęcia zadania (zamiast specyfiki zadania i tego, w jaki sposób chcesz go wykonać). Jeśli to zadanie daje pracownikowi większą swobodę podejmowania decyzji lub możliwość nawiązywania kontaktów z wpływowymi osobami spoza biura, koniecznie powiadom go o tym - i nie chowaj swoich lede.
Nie wystarczy dyskutować o tym, co pracownik musi zyskać (za jeden punkt). Sposób prowadzenia dyskusji jest równie ważny, ponieważ ryzykujesz utratę sprzedaży, jeśli przedyskutujesz mechanikę nowego projektu, zanim dojdziesz do korzyści.
3. Pokaż swoje wsparcie
Czasami pracownicy będą się opierać dodatkowym zadaniom, ponieważ obawiają się o przepustowość. Zastanawiają się, w jaki sposób nowy projekt, którego nawet nie ma w sterówce, wpasuje go w już napięty harmonogram (bez ingerencji w inne zajęcia, takie jak czas rodzinny).
Podczas przypisywania nowego projektu pytaj o ogólne obciążenie pracą pracownika i pytaj, w jaki sposób możesz udzielić pomocy. Na przykład, jeśli ten projekt ma pierwszeństwo przed innymi przedmiotami na talerzu, daj mu znać, że będziesz elastyczny w innych terminach.
Ponadto pamiętaj o zarysowaniu narzędzi i zasobów, które możesz zapewnić, aby pomóc w wykonaniu zadania. Niezależnie od tego, czy chodzi o szkolenie w celu wykonania części zadania, czy dostęp do kogoś w Twojej sieci, który może być zasobem, te oferty wsparcia przeszły długą drogę.
Niezależnie od tego, które zadania przekazujesz - lub jak daleko od codziennych obowiązków pracowników - pamiętaj, że przekazanie może być nawet ważniejsze niż jakiekolwiek zadanie. Przypisujesz zadania, które przygotują Twoich pracowników do przyjęcia większych i lepszych obowiązków w przyszłości. Dlatego skorzystaj z powyższych technik, aby przedstawić szansę, a będziesz mieć znacznie większą szansę na entuzjastyczne „tak!” Od pracownika otrzymującego zlecenie.
