Niezależnie od tego, czy wybierasz się na wakacje, w prawdziwym świecie dzieje się coś wielkiego, czy po prostu nie możesz się skoncentrować, czasem chciałbyś po prostu odciąć się wcześnie w pracy.
To powiedziawszy, wezwania do służby - ten raport, który ma się dziś dziać, e-maile pozostające w twojej skrzynce odbiorczej, spotkanie o 16.00 nie zniknie.
Ale czy można wykonać całą pracę w połowie czasu? Nie jestem czarodziejem, ale chciałbym spróbować (bo myślę, że byłoby wspaniale mieć różdżkę).
Jak więc możesz zacząć zmniejszać swoją pracę, aby zajęło Ci, powiedzmy, trzy lub cztery godziny zamiast ośmiu?
1. Oceń swoje zadania
Spójrz na listę wszystkiego, co musisz dziś wypełnić. Podkreśl wszystko, co należy dziś zrobić w 100% - bez zadawania pytań. Przenieś te elementy na nową listę o nazwie „To Do Today”. Teraz spójrz na wszystko inne i zadaj sobie następujące pytania: Czy to zdecydowanie może poczekać później? Tak? Przenieś go na inną listę o nazwie „Aby zrobić później w tym tygodniu”.
Wciąż wahasz się nad kilkoma przedmiotami? Podejmij decyzję, określając:
- Czy to jest coś do zrobienia, a nie do zrobienia?
- Czy ktoś jeszcze zależy od tego, czy wypełnisz to dzisiaj?
- Czy możesz zacząć już dziś, a może położyć podwaliny, a skończyć jutro?
- Czy dotrzymałeś tego terminu dla siebie czy ktoś inny?
2. Przenieś spotkania
Ponieważ są szanse, że nie jesteś jedyną osobą, która dzisiaj jest rozproszona, możesz być w stanie poruszać się po niektórych wcześniej zaplanowanych przedmiotach - śmiało powiem, że większość ludzi za to podziękuje. To powiedziawszy, prawdopodobnie zaplanowałeś je również z jakiegoś powodu.
Oto kilka alternatyw. Być może rozpocznij dyskusję za pośrednictwem wiadomości e-mail i poproś, aby ludzie dodali na razie swoje wstępne pomysły. Lub umów się na krótkie spotkanie, aby podzielić zadania i przegrupować się w późniejszym tygodniu.
Ale ogólnie, jeśli sugerujesz, aby przesunąć go na inną datę, pamiętaj, aby nie tylko powiadomić wszystkich zaangażowanych, ale także poświęcić kilka dobrych chwil, aby to miało miejsce. Zaoszczędzisz siebie i wszystkich innych, dużo stresu później.
3. Komunikuj się ze swoim zespołem
Upewnij się, że Twój zespół wie, gdzie stoisz na wszystkim, czego się spodziewał, za pomocą szybkiego e-maila lub wiadomości. Nawet jeśli nie jest to trudny termin, powinieneś utrzymywać wszystkich w pętli - zwłaszcza jeśli jest to zadanie, które zazwyczaj wykonujesz tego dnia.
Na przykład możesz wysłać tego e-maila w celu wysłania raportu:
4. Podziel swoje zadania na bloki czasowe
Jak stwierdza prawo Parkinsona, „praca rozwija się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”, więc jeśli poświęcisz sobie 15 lub 30 minut na coś, tyle czasu ci to zajmie (uwierz mi, to działa ).
Ale nie mów tylko, że poświęcisz 30 minut na pracę nad zadaniem. Ustaw alarm lub aktualizację kalendarza. Możesz też wysłać odbiorcy wiadomość e-mail z informacją, że dostaniesz go z powrotem w określonym czasie - gdy już tam będzie, twoje wyrzuty sumienia (miejmy nadzieję) nie pozwolą ci się spóźnić.
5. Zmuś się do skupienia
Wreszcie musisz trochę przestroić. Mówimy to raz po raz, ale będziesz najbardziej efektywny, jeśli odłożysz telefon, wylogujesz się z e-maila i zaczniesz odkładać czat przez kilka godzin. Obiecuję, że wiadomości będą dostępne, kiedy skończysz - a jeśli przez chwilę skupisz się na laserze, będziesz miał resztę dnia, aby je pochłonąć.
Postępując zgodnie z tymi pięcioma wskazówkami, uwolnisz spory kawałek dnia, aby być dostrojonym do innych rzeczy. Ale realistycznie rzecz biorąc, niemożliwe jest przecięcie pracy na pół i nie zobaczenie więcej rzeczy wyskakujących później (powiedziałem ci, że nie jestem czarodziejem). Przygotuj się więc na to, że reszta tygodnia może przynieść więcej pracy i odpowiednio ustaw harmonogram i listę spraw.
