„Pozbądź się całego papieru”.
Byłem kierownikiem projektu pracującym w biurze burmistrza Nowego Jorku, i to było zadanie, które miałem do wykonania. W biurokracji z setkami tysięcy pracowników, tysiącami papierowych procesów i ograniczonym budżetem na nowe technologie poproszono mnie o opracowanie planu digitalizacji praktycznie wszystkiego.
To był zniechęcający projekt, jeśli kiedykolwiek go widziałem. W rzeczywistości było to prawie niemożliwe, biorąc pod uwagę ograniczenia, w ramach których pracowałem. Ale nie mogłem podnieść rąk i powiedzieć nie. Miałem pracę do zrobienia i musiałem gdzieś zacząć.
Project Paper Elimination nie był niekwalifikowanym sukcesem. W rzeczywistości był bliżej nieuwzględnionej porażki. Jeśli dziś wejdziesz do dowolnego biura w Nowym Jorku, na pewno znajdziesz papier ułożony na biurkach, w skrzynkach odbiorczych i skrzynkach odbiorczych i koszach.
Jednak projekt nauczył mnie więcej o tym, jak rozpocząć przytłaczające zadanie, niż jakikolwiek sukces, jaki kiedykolwiek miałem. Oto, jak nauczyłem się brać coś, co na pozór jest nie do pokonania, i radzić sobie z tym w kawałkach wielkości kęsa.
1. Zrób podsumowanie dużego obrazu
Nowy Jork ma dziesiątki działów, z których każdy ma kilkadziesiąt oddziałów, z których każdy ma własne procesy wewnętrzne. Istnieje papier, który już istnieje w szafkach i skrzynkach na dokumenty, a papier nadal musi być tworzony, gdy klienci i pracownicy wypełniają formularze i aplikacje. Nie mogłem wiedzieć, od czego zacząć, zanim podsumuję wszystkie procesy tworzenia papieru. Które wygenerowały najwięcej papieru? Które z nich nadawały się do digitalizacji, a które miały skomplikowane czynniki, takie jak konieczność przyjmowania pieniędzy? Który z nich dałby największy huk za najniższą złotówkę?
Spędziłem solidne kilka tygodni, przeszukując każdy dział, aby poznać zakres tego przedsięwzięcia. Wykonanie tej wstępnej oceny może pomóc zdefiniować zakres, a także to, co należy do niego i poza nim. Może pomóc ci przekazać swoim przełożonym zakres zadania i uzyskać ich opinie na temat tego, na czym najbardziej im zależy. I pomaga nawigować do logicznego punktu wyjścia.
2. Znajdź przykład sukcesu na mniejszą skalę
W przypadku eliminacji papieru projektowego Departament Zdrowia niedawno podjął projekt redukcji papieru spowodowany przeprowadzką biurową. Nie chcieli zabierać ze sobą wszystkich swoich papierowych dokumentów, jeśli nie musieli, ale nie wiedzieli, które zabrać, a które zostawić. Dlatego wdrożyli projekt wieloetapowy: Zdefiniuj, co prawnie wymagało zachowania, zniszcz to, co nie, i zeskanuj wszystko, co nie wymagało wydruku. Wdrożyli technologię i personel, aby tak się stało, i mieli na to wyniki.
Jeden rozmiar nie zawsze pasuje do wszystkich, a nowe kwestie pojawiają się, gdy zwiększasz skalę konkretnego projektu. Ale przykład sukcesu oferuje nie tylko sprawdzone metody osiągnięcia tego samego celu, do którego się dążysz, ale także pozwala ci uczyć się na błędach innych. Zapewnia model, którego można użyć jako punktu wyjścia. Może być konieczne zmodyfikowanie, rozwinięcie lub dostosowanie go do własnych celów, ale łatwiej jest na coś zareagować niż zacząć od zupełnie pustego obszaru roboczego.
3. Zidentyfikuj nisko wiszące owoce
Tak, „nisko wiszący owoc” z pewnością znajduje się gdzieś na liście nadużywanego żargonu biurowego, więc nazwijmy go tym, czym jest: łatwą rzeczą. Rzeczy, które kosztują najmniej i zajmują najmniej czasu. W przypadku Project Paper Elimination oznaczało to takie rzeczy, jak pozbycie się przestarzałej dokumentacji, tworzenie prostych formularzy online i usuwanie rekordów, które minęły wcześniej.
Jest kilka powodów, aby zacząć od łatwych rzeczy. Po pierwsze, daje ci wcięcia na pasku. To uczucie minimalnego ruchu do przodu jest ważną wygraną psychologiczną. Daje pęd, paliwo do bardziej wymagających prac. Po drugie, pozwala zademonstrować postęp interesariuszom projektu, generując wiarę w zdolność do realizacji przyszłych etapów pracy.
4. Rozłóż największe przeszkody
Nawet gdy odznaczasz małe sukcesy, ważne jest, aby wziąć to uczucie niemożliwie zbliżającego się wyzwania i rozbić je na konkretne przeszkody. Bez nazywania ich o wiele trudniej jest opracować strategie ich przezwyciężenia. W świecie eliminacji papieru jedną przeszkodą była złożoność przechwytywania danych wprowadzonych do formularza online, a druga spełniała wymogi prawne dotyczące podpisów elektronicznych.
Wyznaczenie tych przeszkód może doprowadzić do odkrycia, że postrzegana przeszkoda nie jest tak dużym wyzwaniem, jak początkowo zakładałeś. Alternatywnie może ujawnić poważną przeszkodę, o której wcześniej uważano, że jest niewielka. Wiedząc, jakie są przeszkody na wczesnym etapie, nie będziesz ślepy, gdy jesteś już po kolana. Może także pomóc w ustaleniu zasobów, których będziesz potrzebować, aby je rozwiązać, niezależnie od tego, czy chodzi o wsparcie polityczne, fundusze czy porady ekspertów.
5. Wycofaj pracę
Chiński filozof Lao Tzu powiedział: „podróż tysiąca mil rozpoczyna się od jednego kroku”. Prawdą jest również, że podróż tysiąca mil składa się z czterech mniejszych podróży o długości 250 mil lub 10 podróży o długości 100 mil. Podział zniechęcającego projektu na możliwe do zarządzania fazy sprawia, że jest on znacznie mniej zniechęcający. Zapewnia to realistyczne etapy pośrednie, które można osiągnąć między krokiem pierwszym a krokiem wykonanym.
Próbując zdigitalizować procesy w formie papierowej w rządzie Nowego Jorku, było kilka opcji wycofania pracy. Jednym z podejść było zajęcie się pewną liczbą działów jednocześnie. Kolejnym było rozpoczęcie od określenia, który papier można wyeliminować, kontynuacja wdrożenia technologii w celu jego digitalizacji, a następnie szkolenie pracowników i reklamowanie nowej technologii klientom. Najbardziej logiczny sposób na wycofanie przytłaczającej ilości pracy będzie różny w zależności od charakteru samej pracy, ale zawsze warto zająć się nim, zanim przejdziesz zbyt głęboko.
6. Ustaw oczekiwania
Cokolwiek robisz, nie obiecuj przesadnie tego, czego nie jesteś pewien. Zapytaj o to, czego potrzebujesz, aby tak się stało. A jeśli nie możesz go zdobyć - czy to ludzie, pieniądze, czy technologia - wyjaśnij, w jaki sposób może to wpłynąć na twoją oś czasu. Czasami dyrektor wykonawczy poprosi o coś bez szczegółowego zrozumienia pracy wymaganej do osiągnięcia tego, ale po zebraniu oceny i zidentyfikowaniu przeszkód jesteś w stanie przekazać ten niuans.
Kręcenie głową i bieganie w innym kierunku to powszechna, a czasem uzasadniona reakcja na najbardziej przytłaczające projekty. Ale gwarantuje, że nigdzie cię nie zabierzesz. Nawet najtrudniejsze zadanie może zostać pokonane przy odpowiednim spojrzeniu, solidnym zrozumieniu przyszłych prac oraz zestawie realistycznych i osiągalnych kamieni milowych, które można sprawdzić na swojej drodze.
