Gdybyś zapytał karierowiczów, co myślą o swojej skrzynce odbiorczej, większość powiedziałaby, że jest to wysysająca duszę czarna dziura po dalszych wiadomościach, irytujące korespondencje personelu oraz biuletyny lub komunikaty prasowe na temat wazoo. A gdybyś zapytał także tych ludzi, czy mogą zobaczyć, jak codziennie przeglądają całą swoją skrzynkę odbiorczą, większość szydziłaby z powodu takiego niemożliwego wyczynu.
Jednak w ubiegłym tygodniu postanowiłem podjąć wyzwanie, które sprawiłoby, że większość profesjonalistów zaczęła się kulić: zawarłem pakt, aby dostać się do skrzynki odbiorczej zero każdej nocy przed pójściem spać.
Zrobiłem to? Odpowiedź brzmi tak. Czy to było łatwe? Na pewno nie.
Chociaż nie sądzę, żebym kiedykolwiek mógł zejść do skrzynki odbiorczej zero każdego dnia mojego życia, nauczyłem się po drodze kilku ważnych lekcji, które pomogą mi lepiej zarządzać moją skrzynką odbiorczą.
Największy? Żadna z rzeczy, które najbardziej mi pomogły, nie była przełomowa. Były to strategie, które wciąż słyszę od ekspertów ds. Produktywności i potentatów e-mailowych - to tylko kwestia ich wdrożenia i wykonania.
W tej notatce pozwól, że podzielę się kilkoma rzeczami, które musisz zrobić, aby skrzynka odbiorcza była mniej okropna.
1. Umieść „E-mail odpowiadający” w swoim harmonogramie
Pisałem o tym wcześniej, ale jedną z rzeczy, które uważałem za najbardziej skuteczne, gdy próbowałem dostać się do skrzynki odbiorczej zero co noc, to nie sprawdzanie mojej skrzynki odbiorczej w sposób ciągły. Zamiast tego codziennie blokowałbym określone porcje czasu na e-maile: dla mnie 30-60 minut rano, w porze lunchu, a późnym popołudniem było dużo czasu, aby wszystko naprawić.
Wydaje się to sprzeczne z intuicją (na pewno byłem sceptyczny), ale skupiając się na tym jednym zadaniu i niczym innym, byłem w stanie dostać się do skrzynki odbiorczej znacznie szybciej niż zwykle. Posiadanie osi czasu zachęciło mnie również do szybszego wysyłania wiadomości e-mail, zamiast dokładnego rozgłaszania jednego z nich, na którym nie miałem ochoty odpowiadać ani rozpraszać się nieistotną wiadomością, a nie tylko ją usuwać.
Dodatkowo, odpowiadanie na moje e-maile w określonych częściach czasu sprawiało, że wydawało się to mniej niekończącym się obowiązkiem, a raczej kolejną rzeczą na mojej liście rzeczy do zrobienia, o której łatwiej było się przedostać. Przed tym tygodniem nie zdawałem sobie sprawy, że moja skrzynka odbiorcza jest zawsze w mojej głowie i przez cały dzień nieustannie boję się sprawdzać konto e-mail. Ponieważ stało się częścią mojego harmonogramu, jak wszystko inne, nie pytałem, kiedy muszę wysłać następny e-mail; Właśnie na to miałem czas.
Bardzo miło było „podpisać się” pod koniec sesji i nie przejmować się tym, co dzieje się w świecie cyberprzestrzeni.
2. Od razu odpowiedz na większość wiadomości e-mail
Osobiście około 65–70% wiadomości e-mail w mojej skrzynce odbiorczej wymaga szybkich odpowiedzi, których napisanie zajmuje mi mniej niż minutę lub dwie. Zbyt często mam zły nawyk pozostawiania ich w skrzynce odbiorczej i mówienia: „Ech, są łatwe. Dotrę do nich później. ”Ale, jak sobie uświadomiłem, przeczytanie ich zajęło mi więcej czasu i energii, przetworzenie ich na tyle, aby zdecydować, że łatwo je odłożyć na później, a potem wrócić i przetworzyć je ponownie, aby odpowiedzieć.
Zmuszając się do odpowiadania na te korespondencje właśnie wtedy i tam, podczas mojego cennego czasu „odpowiadania na e-maile”, byłem w stanie wyciągnąć więcej rzeczy ze skrzynki odbiorczej i oderwać się od umysłu - i zbliżyć się do tej nieuchwytnej skrzynki odbiorczej zero.
3. Dodaj inne e-maile do strategicznych czasów
W końcu zainstalowałem aplikację Boomerang na Gmailu w zeszłym tygodniu, po tym jak bardzo zajęty przyjaciel nalegał, żebym ją dostał („To ratownik!”, Powtarzała). I muszę przyznać: miała rację.
Bardzo prosto, Boomerang pozwala na ponowne zaplanowanie, kiedy e-maile pojawią się w Twojej skrzynce odbiorczej. Chociaż może to zabrzmieć jak oszustwo, aby wszystko zaplanować na później („Dostałem dziś do skrzynki odbiorczej zero, planując 45 e-maili, które pojawią się w mojej skrzynce odbiorczej jutro rano!”), Chodzi jednak o strategiczne podejście do sposobu, w jaki z niej korzystasz.
Na przykład, jako współzałożyciel popularnej witryny rekrutacyjnej na studia, pracownicy szkół średnich nieustannie wysyłają mi szkice esejów do edycji, co sprawia mi przyjemność. Jednak nie jest fajnie mieć te wersje robocze w mojej skrzynce odbiorczej przez kilka dni i nie mam czasu na ich edycję za drugim razem, gdy się pojawią. Zamiast tego użyłem Boomeranga, aby zaplanować ich powrót, gdy będę miał więcej czasu na ich edycję (w moim przypadku jest to w piątkowe popołudnia).
Będąc w stanie zaplanować, co pojawiło się w mojej skrzynce odbiorczej, kiedy zrobiło to ogromną różnicę w mojej wydajności i ile byłem w stanie zrobić.
Innym sposobem, aby to zrobić, geniusz skrzynki odbiorczej Alex Cavoulacos napisał tutaj o systemie do strategicznego zarządzania wiadomościami e-mail wymagającymi różnych poziomów wysiłku przy użyciu etykiet i folderów. A propos:
4. Użyj etykiet lub folderów
Zaznacz moje słowa: nie używaj skrzynki odbiorczej jako wysypiska śmieci, aby zrzucić wszystkie wiadomości e-mail; używaj etykiet, kart lub folderów (niezależnie od tego, jak dzwoni do nich Twój dostawca poczty e-mail), aby właściwie organizować i archiwizować wszystko, co otrzymujesz.
Mam ponad 30 różnych etykiet na moim koncie e-mail i chociaż może to zabrzmieć obsesyjnie lub konkretnie, pomaga mi szybko wyszukiwać potrzebne wiadomości i zapisywać rzeczy, gdy już z nimi skończę, dzięki czemu moja skrzynka odbiorcza wydaje się o wiele mniej przerażająca.
Na przykład teraz mam kilka korespondencji tam iz powrotem z niektórymi z moich pracowników z The Prospect . Zamiast pozostawiać ciągłe wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej przez cały czas, umieściłem je w odpowiednich folderach związanych z Prospect, aby pojawiały się tylko w przypadku pojawienia się nowej wiadomości. To fizycznie usuwa moją skrzynkę odbiorczą z rzeczami, z którymi już miałem do czynienia, co sprawia, że inne rzeczy z kolei wydają się o wiele łatwiejsze w zarządzaniu.
5. Anuluj subskrypcję list e-mail
Ta rada jest dość oczywista: pozbyć się całego puchu. Czy po prostu przychodzisz bezpośrednio do ikony kosza w skrzynce odbiorczej, gdy pojawiają się określone biuletyny? Po prostu wypisz się. I nawet nie wyciągaj wymówki „Ale mogę to przeczytać później!”. Moja ogólna zasada jest taka, że jeśli usunę newsletter trzy razy z rzędu, wypiszę się na miejscu.
Osobiście czytam wiele biuletynów na różne koncerty, więc aby przejść przez to hasło, użyłem Boomeranga, aby znaleźć dogodniejsze czasy dla biuletynów, które lubiłem pojawiać się w mojej skrzynce odbiorczej, i zrezygnowałem z subskrypcji wszystkiego innego.
Usuwając się z tych list e-mailowych, zasadniczo powstrzymałem się od otrzymywania kilkudziesięciu kolejnych e-maili każdego dnia. Wcześniej miałem wrażenie, że spędziłem połowę mojego czasu w skrzynce odbiorczej, usuwając tylko biuletyny i inne masowe listy e-mail, o które nie muszę się już martwić. Wydaje mi się, że moja skrzynka odbiorcza dotyczy osobistych wiadomości e-mail skierowanych specjalnie do mnie, a biuletyny, które prowadziłem, są rzeczami, które naprawdę czekam na przeczytanie.
Patrząc wstecz na mój eksperyment, czy warto było codziennie próbować dostać się do skrzynki odbiorczej zero?
Myślę, że krótka odpowiedź brzmi: nie, nie powinieneś ruszać nieba i Ziemi, aby zobaczyć ten och-tak-piękny baner „Brak nowej poczty!” W Gmailu każdej nocy przed snem. Jednak ten eksperyment udowodnił mi, że nie muszę mieć dziesiątek (jeśli nie setek) e-maili przez cały czas w mojej skrzynce odbiorczej; istniały sposoby na ograniczenie wiadomości, a zatem obniżenie poziomu stresu wywołanego przez e-mail. Teraz jestem bardziej świadomy, że odpowiadanie na e-maile nie musi być wieczystym obowiązkiem - to po prostu kolejny wycinek na mojej codziennej liście rzeczy do zrobienia, co z kolei sprawia, że czuję się mniej niespokojny.
Zmieniając przyzwyczajenia związane z pocztą elektroniczną, znacznie ułatwiłem sobie cały proces otrzymywania i wysyłania wiadomości e-mail - i zaoszczędziłem mnóstwo czasu. Kto tego nie lubi?
