Nie jestem pewien, o co chodzi z rozmową przez telefon z więcej niż jedną osobą, ale połączenia konferencyjne mogą szybko stać się niezręczne. Ludzie się zawieszają i czekają, aż inni zaczną mówić (lub rozmawiają ze sobą), i często nie jest jasne, gdzie powinna się odbyć rozmowa. Zapada bolesna cisza i wszyscy w grupie zaczynają się zastanawiać, czy nie są na pierwszej randce.
Jako pisarz w zespole marketingowym w firmie telefonicznej, zawsze biorę udział w tego typu rozmowach i nauczyłem się kilku sztuczek, aby sprawić, by działały płynniej. Jeśli na myśl o połączeniu z więcej niż dwiema osobami skręcasz się na swoim miejscu, czytaj dalej i powtarzaj za mną: połączenia konferencyjne nie muszą być niezręczne.
Podążaj za liderem
Oczywiście, celem połączenia konferencyjnego jest zwołanie konferencji, ale sprawy przebiegną jak dobrze wysmarowany tankowiec, jeśli wybierzesz lidera przed rozpoczęciem spotkania. Nie oznacza to, że inni nie mogą ważyć, ale lider może skierować rozmowę lub wskoczyć tam, gdzie jest to konieczne (tj. Jeśli panuje niezręczna cisza po tym, jak sprzedawca podnosi punkty cenowe).
Jeśli zostałeś mianowany liderem, dołącz listę pytań, na które należy odpowiedzieć. Czy celem połączenia jest uzyskanie dodatkowych informacji przed dokonaniem zakupu? Czy ma to na celu uporządkowanie warunków współpracy? Powinieneś także stworzyć krótką agendę, zwracając uwagę na punkty, w których inni w zespole powinni prowadzić rozmowę, i rozdzielić ją przed rozmową, aby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać. Więcej oczekiwań oznacza mniej niezręczną ciszę.
Uzyskaj odpowiedni system (i umieć go używać)
Wiele niezręczności na tych połączeniach może wynikać z problemów technicznych („Przepraszam wszystkich - wciąż próbuję to skonfigurować!” „Amy nie wie, jak zadzwonić - czy ktoś może pomóc?” „Czy Charlie wciąż tam jest, czy czy on odpadł? ”)
Dlatego ważne jest, aby mieć działający system telefoniczny obsługujący połączenia konferencyjne i - co ważniejsze - przetestować go przed spotkaniem, aby mieć pewność, że działa. I nie musisz pracować w firmie z listy Fortune 500, aby mieć zaawansowane i łatwe w obsłudze rozwiązanie techniczne dla swojego zespołu - nawet małe firmy i startupy mogą znaleźć niedrogie VoIP i wirtualne systemy PBX, które obsługują konferencje.
Rozważ wideo
Za każdym razem, gdy mam konferencję telefoniczną, chciałbym widzieć twarze innych ludzi. Nie dlatego, że chcę je sprawdzić (OK, może trochę to robię) - ale dlatego, że to bardziej spotkanie osobiste. Zamiast zgadywać, czy ktoś się uśmiecha, możesz to zobaczyć. Zamiast zastanawiać się, czy ktoś jest rozproszony, czy tylko myśli, możesz przeczytać jej twarz. Niedawno byłem na konferencji telefonicznej z kimś, kto brzmiał, jakby był w domu w bieliźnie, otoczony górą Cheez Doodles. Był on? Nie wiem - chciałbym mieć wideo.
Istnieje mnóstwo powszechnie stosowanych rozwiązań wideo, w tym Google Hangouts, Skype i Join.me. Zakładając, że uczestnicy spotkania nie są w domu w bieliźnie, może to sprawić, że będzie o wiele mniej niezręcznie.
Użyj głosu dużego dziecka
Nie jestem pewien, dlaczego, ale ludzie często znikają w tle podczas tego rodzaju połączeń, bojąc się wyjść i mówić. Ale nie bój się mówić - jesteś zaproszony na połączenia konferencyjne, ponieważ Twoja opinia jest ceniona! W rzeczywistości używaj głosu dużego dziecka, mówiąc głośno i pewnie, aby każdy mógł Cię usłyszeć.
Jeszcze lepiej, upewnij się, że wszyscy inni biorący udział również biorą udział. Jeśli ktoś od dłuższego czasu nic nie powiedział, poproś go, aby się zastanowił. Zapewni to, że wszyscy usłyszą głos (i faktycznie zwracają uwagę na spotkanie).
Jeśli mówisz, że to niezręczne, to niezręczne
Jestem głęboko przekonany, że sytuacje są niezręczne, ponieważ pozwalamy im na to. Oczywiście, czasami cisza jest niewygodna, ale nie muszą sprawiać, że się skrzywimy. Idź do każdego połączenia konferencyjnego z otwartym umysłem i oddaj się niezręcznemu doświadczeniu! Jeśli nie chcesz pozwolić, aby połączenie zmieniło się na niezręczne terytorium, nie będzie to gwarantowane.
Istnieją powody, dla których istnieją połączenia konferencyjne - są produktywnym sposobem na zgromadzenie grupy, nawet jeśli jeden członek mieszka w Wisconsin, a inny w Los Angeles. Nie myśl o połączeniach konferencyjnych jako złu koniecznym, uważaj je za świetny sposób na zgromadzenie odległych kolegów w wirtualnym pokoju. Jeśli załapiesz się na niezręczność, połączenia konferencyjne mogą być świetną zabawą!
