Moje najmniej ulubione dni w pracy to coś, co nazywam „fioletowymi stosami”. Moja firma korzysta z Kalendarza Google, a kolor mojego osobistego harmonogramu jest fioletowy, więc w te straszne dni nie widzę nic poza blokadami czasu od 9:30 rano do 18:30. Zawsze zastanawiam się: „Jak do cholery to się stało?”
Oprócz tego, że czuję, że nie mam czasu na oddychanie lub faktyczną pracę w te dni, obawiam się, że jestem „tym facetem”, który musi wcześnie iść na palcach ze spotkania, a potem spędzić dodatkowy czas później, aby dowiedzieć się, co przegapiłem lub kto pokazuje późno do następnego spotkania, ponieważ poprzednie trwało zbyt długo. (Ponieważ pisałem o tym, że nigdy nie jestem spóźniony lub nieprzygotowany na spotkania, moi współpracownicy trzymają mnie w ryzach!)
„Zajęty” to taka sztuczka. Sprawia, że czujemy, że im dłuższe są nasze listy rzeczy do zrobienia, tym większe są nasze sukcesy. To sprawia, że czujemy, że im więcej mamy na talerzach, tym bardziej odnosimy sukcesy. Ale od kiedy to z powodu zbyt dużego talerza daje ci tylko skurcze lub śpiączka? Nie musi tak być i podejmuję otwarte postanowienie, aby z tym walczyć.
Spotkania kończą się w naszych kalendarzach na dwa sposoby: ponieważ je akceptujemy i dlatego, że je tworzymy. W tych punktach decyzyjnych możemy zrobić trochę inaczej, aby odzyskać nasze kalendarze i dać sobie (i naszym współpracownikom) czas na przygotowanie się i produktywność. Oto trzy sposoby, aby to zrobić:
1. Speak Up
Przed wysłaniem lub zaakceptowaniem zaproszenia na spotkanie upewnij się, że rozumiesz, co należy osiągnąć i jak się przygotować. Jeśli nie, porozmawiaj z organizatorem i sprawdź, czy jest jakiś konkretny program. Jeśli go nie ma, poproś go, aby go utworzył (lub jeszcze lepiej, poproś o pomoc). Najlepsze programy są specyficzne z przydziałami czasu, aby zapewnić objęcie wszystkich istotnych pozycji. Jeśli nie ma wystarczająco dużo czasu, aby stworzyć porządek obrad, zgłoś się na ochotnika, aby pomóc organizatorowi pilnować zegara.
Jeśli organizujesz spotkanie, użyj planu, aby zaplanować, jak długo powinno ono trwać. Zaproszenia kalendarza Google są domyślnie ustawione na godzinę i łatwo kliknąć „wyślij”, nie myśląc o ich skróceniu, ale to ustawienie można zmienić! Będziesz zaskoczony, ile możesz pokryć w ciągu 15, 30 lub 22 minut. W zależności od relacji z organizatorem, jeśli zauważysz, że spotkanie zaplanowano na godzinę, a nie uważasz, że powinno być (ponieważ rozumiesz cel i oczekiwane wyniki), poproś o skrócenie czasu.
Wreszcie, jeśli zaakceptowałeś zaproszenie na spotkanie, które kończy się w tym samym czasie, planowane jest rozpoczęcie kolejnego spotkania (poważnie, jak przekonamy się, że możemy być w dwóch miejscach jednocześnie?), Powiadom organizatora z wyprzedzeniem, że musisz wcześniej opuścić to spotkanie. Idealnie zachęci to organizatora do zakończenia spotkania do czasu, gdy musisz odejść. Przynajmniej będziesz czuć się komfortowo wychodząc bez przerywania, a organizator nie będzie zaskoczony, gdy to zrobisz. Aby uzyskać dodatkowe ubezpieczenie, idź dalej i powiadom organizatora następnego spotkania, że możesz się spóźnić.
2. Pad Your Time
Gdy tylko spotkanie zostanie potwierdzone, a jeśli w kalendarzu jest dużo miejsca, chroń go! Dodaj 15–30 minut przed i po spotkaniu o nazwie „Czas przejścia”. Przed spotkaniem wykorzystaj czas na przejrzenie materiałów, zrób przerwę w łazience i dotrzyj do miejsca, zanim się rozpocznie. Po spotkaniu to dobry czas na refleksję nad materiałem, gdy jest on jeszcze świeży. Rozsądne jest oczekiwanie, że współpracownicy będą szanować to, co jest w twoim kalendarzu; po prostu planują, gdziekolwiek jest wolny czas. Więc jeśli spotkanie kończy się o 15:00, a ty blokujesz czas na podsumowanie później, prawdopodobnie (miejmy nadzieję?) Nie będą się szczecili przy rozpoczynaniu nowego spotkania o 3:15 lub 3:30.
3. Zablokuj swój czas
To święty graal wydajności: posiadanie kawałków czasu - nawet dni! - bez spotkań. BuzzFeed ogłosił, że wtorki i czwartki są wolne od spotkań. Czy możesz? Chociaż usunięcie całego dnia może wymagać umyślnego starszego kierownictwa firmy, warto przyjrzeć się własnym nawykom pracy, aby zobaczyć, kiedy wykonasz najlepszą pracę. Czy jesteś rannym człowiekiem, czy naprawdę zaczynasz szaleć po 2 po południu? Sprawdź swój harmonogram i zobacz, gdzie możesz zablokować dwie do czterech godzin tylko raz w tygodniu, aby skupić się na robieniu lub tworzeniu. Po prostu możesz ustawić trend w swojej firmie od podstaw!
To jest moje zobowiązanie do odzyskania kalendarza! Kto jest ze mną?
