E-mail. Niezależnie od tego, czy zarządzasz kilkoma osobami, dużym zespołem, czy tylko sobą, może to zarówno pomóc, jak i utrudnić Twój sukces. Ponieważ, jak jestem pewien, zauważyłeś, że im więcej osób współpracujesz, tym więcej wiadomości się gromadzi, a tym trudniej jest przejść przez nie w ciągu pięciu minut między spotkaniami.
Chociaż nie mogę machnąć magiczną różdżką i rozwiązać tego problemu, mogę powiedzieć, że znalazłem system, który naprawdę działa dla mnie jako menedżera - wszystko sprowadza się do posiadania kilku zaufanych etykiet w skrzynce odbiorczej. (Jeśli nie masz pojęcia, jak z nich korzystać, oto 101 tutaj dla Gmaila i Outlooka).
W przeciwieństwie do filtrów, których używam do trwałego przechowywania, te trzy są tymczasowe i służą tylko do zwrócenia mojej uwagi na ważne rzeczy. Jak tylko zaadresuję wiadomość, usuwam etykietę i plik w normalny sposób.
Bez zbędnych ceregieli:
1. „BLOKER DLA INNYCH”
Tak, ten jest wielkimi literami. Zmieniłem nawet kolor w mojej skrzynce odbiorczej, aby był czerwony. Każdego ranka przeglądam swoją skrzynkę odbiorczą, aby upewnić się, że zidentyfikowałem krytyczne wiadomości wymagające mojej odpowiedzi. (Aka: Bez mojej odpowiedzi ludzie nie mogą iść naprzód. W ogóle.) Identyfikując je konkretnie, zapewniam, że nie będę priorytetem dla szybkich odpowiedzi nad ważnymi.
Pod koniec każdego dnia upewniam się, że wszystkie pozostałe e-maile z tym tagiem są obsługiwane w pierwszej kolejności. I z wyjątkiem rzadkiego wyjątku, nie wypisuję się na noc, dopóki się nie skończy. Oznacza to nie tylko, że nikogo nie powstrzymuję, ale że mogę zakończyć każdy dzień, wiedząc, że najpilniejsze sprawy zostały załatwione.
2. „Nazwisko osoby, z którą regularnie się spotykasz”
Co tydzień spotykam się jeden na jednego z każdym z moich bezpośrednich raportów i chociaż prowadzimy porządek obrad w dokumencie Google do omówienia, zauważyłem, że czasami wpadają szybkie pytania lub informacje bezpośrednie.
Dla mnie to zmieniło się, tworząc jedną etykietę dla każdej osoby z jej nazwiskiem, na przykład „For Lindsay” i „For Yusuf”. Gdy wiadomości przychodzą przez moją skrzynkę odbiorczą, które moim zdaniem będą dla nich odpowiednie lub że chcę aktualizacji dodam tag z ich nazwą. Następnie na cotygodniowych spotkaniach mogę szybko wyszukać, czy rozmawiałem z nimi o wszystkim przed zakończeniem. Po zakończeniu misji usuwam tag.
Chociaż używam tego do moich bezpośrednich raportów, możesz go używać dla każdego, z kim regularnie się spotykasz, od własnego kierownika przez zespół marketingowy po kierownika projektu.
3. „Szybka odpowiedź”
Pisałem o tym wcześniej, ale bardzo pomocna jest lista e-maili, na które mogę odpowiedzieć w ciągu pięciu minut lub krócej. Kiedy czekam w kolejce na kawę, jadę metrem kilka przystanków lub wcześnie na spotkanie, teraz mam pierwszy przystanek (tak, przed Twitterem lub Instagramem), aby upewnić się, że obsłużę wszelkie prośby.
Najlepsza część tej etykiety? Bardzo szybko poczujesz się świetnie.
I to wszystko, trzy proste etykiety, które możesz łatwo skonfigurować pewnego popołudnia. Czy masz jakieś inne sztuczki w skrzynce odbiorczej, które pomogą Ci zarządzać? Podziel się nimi ze mną na Twitterze @acav!
