Jeśli chodzi o przekonywujące prezentacje dla kadry kierowniczej wyższego szczebla, nigdy nie lekceważ tego, co możesz osiągnąć na spotkaniu przed spotkaniem.
Wyobraź sobie następujący scenariusz: W końcu zająłeś miejsce w programie ważnego spotkania przywódców, aby przedstawić swój „wielki pomysł” kierownictwu. Spędziłeś dni przeglądając dane, rekonfigurując PowerPoint i dopracowując rekomendacje.
Prezentacja idzie naprawdę dobrze. Nawiązujesz kontakt wzrokowy z kierownictwem, dostosowujesz się do stylu podejmowania decyzji przez każdego, a nawet używasz silnie przekonywujących słów, takich jak „ewidentnie”.
Ale to nie ma znaczenia: ich decyzja nie idzie po twojej myśli.
Później, zastanawiając się nad tym, co się stało, przychodzi ci do głowy: Podjęli decyzję na długo przed wysłuchaniem ciebie. W pewnym momencie po wysłaniu planu spotkania (ale zanim kliknąłeś suwak), wynik spotkania został ustalony przez decydentów - i nie zostałeś uwzględniony.
Jeśli przed spotkaniem zapadną prawdziwe decyzje, może nie wystarczyć przedstawienie sprawy i próba zdobycia serc i umysłów w sali konferencyjnej.
Guru przywództwa, John Maxwell, napisał, że „sekretem dobrego spotkania jest spotkanie przed spotkaniem”.
W swojej książce Leadership Gold Maxwell przypomina radę mentora, który kazał mu z wyprzedzeniem dowiedzieć się, którzy kluczowi wpływowi będą na danym spotkaniu i spotkać się z nimi wcześniej, indywidualnie lub w grupach. Maxwell i inni używają wyrażenia „spotkanie przed spotkaniem”, aby odnieść się do procesu meldowania się z tymi kluczowymi graczami przed większym spotkaniem w celu zdobycia wpisowego, zdobycia zaufania i uniknięcia późniejszej utraty wzroku.
Podczas webinarium przed laty przeprowadziłem wywiad z szefem działu komunikacji korporacyjnej w firmie produkującej urządzenia medyczne. Wybrana przez nią kwestia wiedzy specjalistycznej była umiejętnością, którą wielu aspirujących twórców musi jeszcze opracować: jak efektywnie współpracować z kadrą zarządzającą pakietu C-suite.
„Nie mogę powiedzieć, ile razy widziałem ludzi obecnych w naszym zespole kierowniczym wyższego szczebla” - powiedziała - „i po raz pierwszy ktoś w tym pokoju słyszy o tym, co próbujesz aby ich przekonać. ”
Według lidera ds. Komunikacji, jedną z często niewypowiedzianych zasad efektywnej pracy z wyższymi liderami jest unikanie niespodzianek - a jednym świetnym sposobem na osiągnięcie tego jest przejęcie spotkania przed spotkaniem. „Zapytaj swoich menedżerów o 15 minut przed wielkim spotkaniem” - zaleciła. „Możesz przejrzeć swoje przemyślenia i pomysły oraz usłyszeć, jakie mają obawy. Włącz ich do tego procesu, aby przed nadejściem dużego spotkania mieli wrażenie, że mają w tym udział. ”
Chociaż może się to wydawać nieformalną interakcją, nie należy zakładać manufaktury; Poleciłbym równie pilne przygotowanie się do tego 15-minutowego spotkania przed spotkaniem, jak do głównego wydarzenia.
Twoim celem na każdym z tych „mini-spotkań” jest przetestowanie swojej hipotezy u każdego kierownika i ujawnienie wszelkich wątpliwości i zastrzeżeń, jakie może on lub ona mieć, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wykolejenia się prezentacji. Ostatecznie Twoim celem jest wyrównywanie pozycji każdego lidera jako twojego adwokata - przed głównym spotkaniem.
Zgodnie z zaleceniami guru ds. Komunikacji korporacyjnej, oto kilka pytań, które mogą zadać potencjalni zwolennicy Twojego pomysłu:
- Czy ten pomysł ma dla Ciebie sens?
- Czy się z tym zgadzasz?
- Czy to inteligentny sposób na inwestowanie naszego czasu i pieniędzy?
- Czy jest to zgodne z inicjatywami w Twojej okolicy? Jeśli nie to dlaczego?
- A jeśli tak, czy poprzesz mnie, gdy dostarczę prezentację?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, o wiele lepiej jest wiedzieć teraz, gdy jeszcze masz szansę zmienić kierunek i skorygować kurs przed wielkim spotkaniem.
Po tych rozmowach być może nie zwerbowałeś 100% kluczowych decydentów na adwokatów, ale sprzedając swoje pomysły przed wielkim spotkaniem, będziesz przynajmniej wiedział, kim są twoi kibice. Dowiesz się także, kto jest neutralny, kto jest sceptyczny, kim mogą być potencjalni przeciwnicy i jakie są ich stanowisko w tej sprawie. Opanowując spotkanie przed spotkaniem i sprzedając swoje pomysły, możesz zaspokoić wszystkie punkty widzenia w końcowej prezentacji - a następnie je ulepszyć.
