Relacje z klientami mogą prowadzić do zerwania działalności gospodarczej i kariery. Jeśli już pracujesz z klientami, wiesz, że ustanowienie wzajemnego szacunku i dobrych relacji roboczych powinno być Twoim priorytetem. A jeśli dopiero zaczynasz pracę z klientami, nauczysz się tego bardzo szybko.
Pierwsze spotkanie z nowym klientem? Cóż, to pierwsza rzecz, która może stworzyć lub zerwać związek.
Niezależnie od tego, czy zostałeś przydzielony do istniejącego projektu, czy zabierasz się do pracy z nowo zamkniętym klientem, ważne jest, aby zrobić wrażenie od pierwszego dnia. Po latach spędzonych w świecie PR zawsze pamiętam o pięciu rzeczach.
1. Wykonaj swoje badania wcześniej
Podobnie jak w przypadku wywiadu z solidnym zrozumieniem firmy, powinieneś udać się na pierwsze spotkanie klienta z przynajmniej pewną podstawową wiedzą na temat swojego klienta i jego firmy. Oczywiście nie możesz wiedzieć wszystkiego - a klient powinien zrozumieć, że dopiero wkraczasz - ale im więcej jesteś w stanie zaprezentować swoją wiedzę na temat branży i biznesu, tym lepiej.
Zacznij od znajomości sposobu wymawiania nazw firm i klientów, a nawet najlepszych konkurentów na wszelki wypadek. Zrozumieć pozycję swojego klienta w branży oraz wszelkie sukcesy i zmagania, z jakimi boryka się firma. Często możesz się tego dowiedzieć, przeprowadzając badania online z wyprzedzeniem. Skontaktuj się z klientem Google, firmą i branżą - pamiętaj o sprawdzeniu trendów w dziale aktualności. Artykuły mogą ujawnić tak wiele na temat firmy, w tym jej pozycji w branży.
Jeśli ten klient pracował wcześniej z innymi osobami w Twojej firmie (lub pracował z innymi osobami w Twojej sieci), dowiedz się od nich, co możesz. Czy jest coś wyjątkowego w tym kliencie? Czy on lub ona ma jakieś upodobania, które polubili twoi koledzy? Jakieś wskazówki dotyczące lepszej współpracy? Te niuanse nie muszą być oczywiste; mogą być również najmniejszymi, najbardziej absurdalnymi rzeczami. Na przykład jeden z moich klientów nie lubi skurczów (a raczej powinienem powiedzieć, że nie lubi skurczów). To małe wkurzenie, ale wiedza o tym pomaga mi od razu uniknąć irytacji.
Na koniec warto przeprowadzić małe badania, aby poznać pozornie nieistotne szczegóły na temat osoby, z którą się spotkasz. Czy poszedłeś na ten sam uniwersytet? Masz podobne hobby? Być może nie ma to wcale związku z twoją wspólną pracą, ale wplątanie tych ciekawostek w początkową rozmowę może zbudować świetny kontakt.
2. Bądź szczery o swoim doświadczeniu i możliwościach
Główne obawy klienta będą dotyczyły twoich umiejętności i wiedzy - czy jesteś odpowiedni, aby pomóc w tej pracy? Najprawdopodobniej będziesz miał okazję przedstawić się i dać trochę tła, a to jest okazja, aby zająć się tymi doświadczeniami z góry. Pamiętaj: Wybrano Cię do pracy z tym klientem z jakiegoś powodu, więc nie bój się pochwalić, co masz.
Nie wiesz, co powiedzieć podczas swojego wstępu? Po podaniu nazwy ten szablon jest dobrym miejscem do rozpoczęcia:
Nie musi to trwać dłużej niż kilka zdań - nie chcesz wydawać się, że próbujesz zbyt mocno - i pamiętaj o tym, aby podać powód, dla którego jesteś podekscytowany współpracą.
3. Słuchaj i dostosowuj się
Gdy będziesz miał okazję się przedstawić, usiądź i posłuchaj. Nawet w pierwszej rozmowie powinieneś zastanowić się, co jest najważniejsze dla klienta i czego chce od ciebie. Czy twoje spotkania powinny koncentrować się na pracy i wykonywanym zadaniu, czy raczej na wzajemnym poznaniu się? Czy powinieneś zadawać pytania, aby zachęcić do dalszej rozmowy, czy panować w rozmowie, która traci koncentrację? Czy powinieneś wtrącać rekomendacje podczas spotkania lub słuchać całkowicie, zanim wrócisz z myślami?
Przygotuj się na dostosowanie bez względu na przypadek. Odzwierciedlenie nastrojów i mowy ciała klienta pomoże w uzyskaniu pierwszego wrażenia, a odnotowanie i dostosowanie się do nich pomoże we wszystkich twoich przyszłych interakcjach.
4. Zadawaj pytania i rób notatki
Każdy uwielbia czuć się ekspertem i szukać wiedzy specjalistycznej. Na podstawie wcześniejszych badań zadaj odpowiednie pytania dotyczące klienta i jego firmy. Ta relacja jest nowa i teraz jest najlepszy czas na zebranie jak największej ilości informacji. Twoje pytania nie powinny być tak podstawowe, aby wystarczyło na nie trochę badań (np. „Jaka jest główna usługa Twojej firmy?”) I powinny skupiać się bardziej na nadrzędnych trendach, takich jak kierunek biznesu lub branży. Wypróbuj pytania typu: jakie są największe wyzwania dla Twojej firmy? Jakie trendy widzą w tej branży? I oczywiście upewnij się, że robisz dokładne notatki.
Ponadto, jeśli Twój klient szuka bardziej osobistej relacji, możesz zadawać pytania dotyczące życia rodzinnego lub zainteresowań zewnętrznych. Jeszcze raz rób notatki. Wiedza o nadchodzących planach wakacyjnych klienta, rodzinie, a nawet preferencjach dotyczących herbaty i kawy może być przydatna w przyszłości.
5. Szybkie monitorowanie
Krótki e-mail po wprowadzeniu dostarczy klientowi twoje dane kontaktowe, da ci okazję do wzmocnienia chęci do współpracy i pozwoli ci powtórzyć wszelkie działania, które pojawiły się podczas spotkania. To może być bardzo krótka uwaga.
Jeśli to możliwe, teraz jest dobry moment, aby wyjaśnić swoją rolę klientowi. Jeśli od teraz jesteś najważniejszą osobą, wspomnij o tym w e-mailu, aby nie było żadnych nieporozumień.
Dzięki świetnemu pierwszemu wrażeniu Twoja relacja z klientem zacznie się na dobre. Możesz oczekiwać nawiązania dobrych relacji roboczych i zanurzenia się w dobrych rzeczach - pracy.
