Drodzy negocjatorzy,
Zakłopotany komunikator korporacyjny
Drogi Zakłopotany,
Minęło 20 lat, odkąd ludzie biznesu zaczęli używać poczty e-mail, a my wciąż nie wymyśliliśmy sposobu na uniknięcie większości problemów, które powoduje.
Według dr Randiego Gunthera, psychologa klinicznego z Południowej Kalifornii, ryzykujemy nieporozumienia ze sobą, jeśli nie użyjemy jednego z pięciu sposobów komunikacji: słów, tonu głosu, dotyku, postawy i mimiki.
Rozmawiając przez telefon, dostosowujemy to, co mówimy, nie tylko w odpowiedzi na wypowiedziane słowa, ale także na ton, z jakim te słowa są przekazywane. Czy nasz partner biznesowy jest wymagający i surowy, natarczywy i bezpośredni, zimny lub ciepły, wątpliwy lub pewny, swobodny lub formalny? Mniej więcej naturalnie dostosowujemy własny ton, aby dopasować go do drugiej osoby lub obniżyć go, jeśli jego temperatura wydaje się zbyt wysoka do wspólnego rozwiązywania problemów.
Ale nawet telefonowi brakuje pełnego wyrażenia naszych pomysłów. Kiedy rozmawiamy przez telefon, brakuje nam mowy ciała i wyrazu twarzy, które mogą budzić wątpliwości, gdy podkreślamy naszą pewność, opór, gdy domagamy się przestrzegania przepisów, lub humor, gdy unikamy konfliktu.
Dodajmy do tych deficytów naszą wzajemną ignorancję w kontekście, w którym komunikuje się każda ze stron, i macie coś, co profesor Raymond A. Freidman z Owen Graduate School of Management nazywa „głęboko społeczną rozmową”.
To zła wiadomość.
Dobrą wiadomością jest to, że „same słowa” potrafią komunikować kontekst i ton, a także empatię, pasję, ciekawość i wątpliwości. Gdyby tak nie było, nie płakalibyśmy, gdy nasi rodzice czytali nam Bambi , nie bylibyśmy źli, gdy czytalibyśmy o ostatnim oczyszczeniu etnicznym, i nie śmialiby się podczas czytania humorystycznej kolumny na naszym kanale na Facebooku. To wymaga trochę więcej uwagi.
Oto tylko kilka sposobów dodania odpowiedniego tonu, tekstury, kontekstu i emocji do negocjacji prowadzonych za pośrednictwem poczty e-mail - za pomocą przykładowego skryptu, który można dostosować do własnej sytuacji.
1. Ustaw scenę i wnieś uczucie do rozmowy
3. Wspomnij o uczuciach, których zwykle brakuje w komunikacji biznesowej
6. Nie bój się wspomnieć o swoich wątpliwościach
7. Na zakończenie podkreślając wysoki stopień pewności siebie w zakresie możliwości znalezienia obopólnie korzystnego rozwiązania
Krótko mówiąc, przynieś jak najwięcej swojej osobowości, temperament emocji, szacunek dla partnera negocjacyjnego i optymizm co do możliwości osiągnięcia porozumienia, jak tylko możesz. Im bardziej naśladujesz rozmowę z „prawdziwego życia” w wiadomości e-mail, tym mniej będzie miejsca na podejrzenia i nieporozumienia. Ta przykładowa rozmowa pozostawia Twojemu partnerowi dużo miejsca na szukanie wyjaśnień, zadawanie pytań i przedstawianie dodatkowych sugestii. Już samo to powinno uniknąć nieporozumień prowadzących do impasu.
Nie mam powodu wątpić, że jesteś, jak mówisz, dobry w negocjacjach jeden na jednego i osobiście. Uwzględnij w swoim e-mailu wszelkie cechy, które wnosisz na sesje przetargowe, czy to sympatię, autorytet, jasność, troskę o dobre samopoczucie partnera, wspólne wartości, czy umiejętności na najwyższym poziomie.
Powodzenia w podejmowaniu określonych wyzwań. Prosimy o odpisanie w celu uzyskania szczegółowych informacji, lepszego wyjaśnienia lub raportu o sukcesie nowych umiejętności, które wykorzystałeś podczas negocjacji za pośrednictwem poczty e-mail.
Ten artykuł jest częścią naszej serii Ask an Expert - kolumny poświęconej pomocy w rozwiązywaniu największych problemów związanych z karierą zawodową. Nasi eksperci chętnie odpowiedzą na wszystkie Twoje palące pytania. Możesz je przesłać, wysyłając do nas wiadomość e-mail na edytorze (at) themuse (kropka) com i używając opcji Zapytaj eksperta w temacie.
