Wszyscy tam byli: dostajesz e-maila, który każe ci zrobić podwójną próbę. Jasne, druga osoba jest wyraźnie sfrustrowana lub zła, ale nadal oczekuje się od ciebie odpowiedzi. Co powinieneś zrobić? Jak reagujesz?
Podczas gdy usługi przesyłania wiadomości wewnętrznych i SMS-y z pewnością zyskują na popularności, poczta elektroniczna jest nadal najważniejszym i szeroko stosowanym narzędziem komunikacji w pracy - więc umiejętność korzystania z niej w najbardziej profesjonalny sposób jest bardzo ważna. Oznacza to, że sposób, w jaki reagujesz w opisanej powyżej sytuacji, może pozytywnie - lub negatywnie - wpłynąć na twoją karierę. Nawet jeśli uważasz, że po prostu reagujesz podobnym tonem.
Tak, wiem, że bycie profesjonalistą przez cały czas łatwiej powiedzieć niż zrobić. Odpowiadanie na e-maile w pracy jest sztuką samą w sobie, a odpowiadanie na emocjonalne wiadomości przenosi je na wyższy poziom.
Ten przewodnik poprowadzi Cię przez reakcję, abyś mógł uniknąć konfliktów i wykonać swoją pracę.
Krok 1: Zrób sobie przerwę
Możesz ponownie przeczytać otrzymaną wiadomość e-mail, aby upewnić się, że otrzymałeś prawidłową odpowiedź - możesz to zrobić - ale nie zaczynaj teraz pisać odpowiedzi. Twój kolega, szef lub klient pozwala swoim emocjom dyktować to, co napisał. Nie powtarzaj tego błędu. Zrób sobie przerwę i pozwól się ochłodzić.
Jedną z zalet wiadomości e-mail jest to, że nie trzeba od razu odpowiadać. Czasami właściwe jest poświęcenie godzin na napisanie odpowiedzi! Wykorzystaj to. Nawet jeśli czujesz napięcie, a druga strona czeka na twoją odpowiedź - na pewno masz co najmniej kilka minut. Wstań z biurka, ostudź umysł i napij się przekąski lub szklanki wody. Pomoże ci to uniknąć szarpnięcia kolana.
Krok 2: Nie przeskakuj do wniosków
Bądź szczery: czy reagujesz takim, jakim jesteś, ponieważ czytasz między wierszami? Kiedy masz do czynienia z przesadnie emocjonalnymi wiadomościami e-mail, możesz myśleć, że czujesz złość lub frustrację osoby promieniującej przez ekran. I poczujesz się zmuszony założyć, że jest w tym coś więcej niż to, co tam jest.
Nie powinieneś jednak zgadywać, co naprawdę znaczy druga strona. Osądzanie intencji innych na podstawie kilku zdań (i poprzez filtr własnego mózgu i sposób komunikacji) jest złym pomysłem.
Opieraj się pokusie wyciągania wniosków. Wystarczy przeczytać słowa, otrzymać informacje i przygotować się na profesjonalną odpowiedź.
Krok 3: Mów krótko
Pamiętając o możliwości błędnej interpretacji, pamiętaj, że Twoim zadaniem jest udzielenie jak najdokładniejszej odpowiedzi - i nic więcej. Zapomnij o zawoalowanych odpowiedziach na to, co druga osoba mogła mieć na myśli.
Zorganizuj swój e-mail, aby zawierał tylko jedną główną wiadomość. Nie oznacza to, że powinno składać się tylko z jednego zdania, ale oznacza to, że jeśli ktoś krytykuje twoją prezentację i prosi o kopię cytowanych przez ciebie statystyk, twoja odpowiedź opiera się na dostarczeniu statystyk (i nie obronie twoich danych uwierzytelniających) ).
W ten sposób możesz być pewien, że druga strona przeczyta twoją odpowiedź i zrozumie ją dokładnie tak, jak masz na myśli. Ostatnią rzeczą, jakiej pragniesz, jest obrona się tylko po to, aby dowiedzieć się, że twój kolega tak naprawdę cię nie krytykuje; ale po prostu niezręcznie wyraziła swoją opinię.
Krok 4: Bądź bezpośredni
Zasadniczo dobrym pomysłem jest unikanie sarkazmu i ironii w e-mailach z pracy - zwłaszcza jeśli sytuacja jest już gorąca. Czasami możesz rozważyć żartowanie w celu rozładowania napięcia, ale ten plan może łatwo odeprzeć atak.
Pamiętaj, że czytelnik nie będzie w stanie zobaczyć mimiki ani gestów i może bardzo źle Cię zinterpretować. Więc zachowaj swój charakterystyczny dowcip na rozmowy twarzą w twarz - i na mniej ryzykowną wymianę.
Krok 5: Poproś o pomoc
Jeśli Twój e-mail nie jest poufny, należy poprosić o pomoc. Być może twój kolega lepiej wie, jak radzić sobie z rozwścieczonym szefem, lub kierownik może pomóc ci znaleźć właściwe podejście do swojego zdezorientowanego klienta.
Pewnego razu mój szef był w stanie zinterpretować wiadomość e-mail otrzymaną od jednego z naszych klientów, ponieważ znał ją bardzo dobrze. Zapewnił mnie, że nie powinnam brać jej odpowiedzi osobiście, ponieważ w grę wchodziły inne czynniki. Potem mogłem się uspokoić i napisać idealnie odpowiednią odpowiedź.
Gdy otrzymasz gniewny e-mail, nie obrażaj się. Ludzie wysyłają emocjonalne wiadomości, gdy nie są z czegoś zadowoleni, czują się rozczarowani lub nawet zdezorientowani. Powinieneś działać przy założeniu, że nie ma to nic wspólnego z tobą osobiście - oznacza to, że nie powinieneś pozwolić tonowi odwracać uwagę od wykonywania pracy i profesjonalnej reakcji.
