W najlepszym razie e-mail jest jedną z najbardziej wydajnych form komunikacji - może być krótki, słodki i wysyłany w dowolnym miejscu, aby uzyskać odpowiedź na pytania lub wiadomość.
To powiedziawszy, twoja skrzynka odbiorcza może powodować więcej problemów niż rozwiązuje, gdy zamiast bezsensownej, skróconej odpowiedzi otrzymujesz odpowiedź w jednym zdaniu, która w zasadzie nic nie znaczy. W przeciwieństwie do rozmowy telefonicznej - gdzie możesz użyć odpływu i przepływu rozmowy, aby nadal zadawać to samo pytanie na nowe sposoby - może być trudno naciskać na nowe informacje przez e-mail.
Dobrą wiadomością jest to, że tajemnicze e-maile zwykle dzielą się na dwie kategorie i istnieje strategia reagowania na każdy typ. Czytaj dalej o typowych przestępcach i najlepsze podejście do każdego z nich.
1. Odpowiedź „Nie przeczytałem e-maila”
Pierwszy rodzaj tajemniczych wiadomości e-mail sprawia, że zastanawiasz się, dlaczego w ogóle pisałeś. E-mailem do szefa, że lot jest uziemiony, a on odpisuje, że zobaczy cię w biurze „za kilka godzin”. Lub poprosisz grupę wyborców o zaktualizowane adresy, a połowa z nich wyśle ci wszystkie ich informacje, a druga połowa wysyła ci tylko ich numery telefonów.
Ugh. Jak trudno jest przeczytać wiadomość e-mail?
Właściwie to jest twój punkt wyjścia. Jak mówią, łatwiej jest zmienić siebie niż innych. Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to obiektywnie przejrzeć wiadomości e-mail. Czy szkolisz ludzi, aby ich nie czytali, zakopując pytanie w e-mailu składającym się z pięciu akapitów? Myśląc o powyższym przykładzie, czy wspomniałeś o opóźnionym locie na końcu dwustronicowego podsumowania Twojej podróży służbowej (który szef prawdopodobnie planował później przejrzeć)? Wypróbuj nasze wytyczne, aby upewnić się, że e-maile zostały przeczytane i na które odpowiedziałeś.
Ale chociaż pisanie wyraźniejszych wiadomości e-mail jest dobre i dobre na następny raz, jak powinieneś teraz odpowiedzieć swojemu nie czytającemu? Najlepszym podejściem jest przedstawienie kluczowej informacji jako „nowej informacji” (co wyjaśnia, dlaczego odpisujesz).
W przypadku powyższych przykładów możesz spróbować: „Nowe informacje od linii lotniczej: lot prawdopodobnie nie wystartuje do rana. Wygląda na to, że spędzę wieczór w Chicago ”lub„ Dziękujemy za przesłanie numeru telefonu; czy mógłbyś również wysłać zaktualizowany adres, gdy masz szansę? ”. Podaj go tak krótko, jak to możliwe (jeden lub dwa wiersze, aby nic nie można było pominąć), jednocześnie uprzejmie powtarzając, czego potrzebujesz.
2. Odpowiedź „To nie jest dla mnie priorytet”
Przedstawiasz sytuację, w której pytasz starszego kolegę, czy powinieneś zastosować podejście A, czy B, a jego odpowiedź brzmi: „Powodzenia”. Możesz też poprosić o nowy kontakt, kiedy może być dobry moment na nawiązanie kontaktu, a ona mówi, że pokochałaby do - ale zaniedbuje uwzględnienie rzeczywistych czasów.
Brzmi znajomo? Mam złe wieści: osoba, z którą korespondujesz, nie jest w stanie odpowiedzieć ci teraz.
Oczywiście istnieje różnica między wiadomością e-mail, która odrzuca cię całkowicie, a wiadomością, która daje czas, kiedy twój kontakt może być bardziej dostępny - na przykład: „Chciałbym się umówić na kawę, ale jestem zalany koniec miesiąca ”umożliwia naturalne kontynuowanie krążenia w ciągu kilku tygodni.
Ale lekceważąca odpowiedź bez dodatkowych informacji - np. „Kiedy mogę zobaczyć niektóre liczby?”; „Pewnie” - sugeruje, że zdobycie potrzebnych informacji nie jest priorytetem dla czytelnika.
Jeśli jest to dla ciebie zdecydowanie priorytet, czas zwrócić na siebie jego uwagę. Spróbuj odpowiedzieć za pomocą tej formuły:
- Informacje, których potrzebujesz
- Zdecydowany termin
- Potwierdzenie poprzez pytanie.
Na przykład: „Wiem, że masz kilka wydarzeń w ten weekend, ale potrzebuję zaktualizowanej prognozy cateringu do środy - czy będziesz w stanie ją podać do tego czasu?” Lub: „Spotkanie mojego klienta jest zaplanowane na 10 rano w piątek rano; czy możliwe jest wcześniejsze przedstawienie krótkich notatek na temat mojej prezentacji? ”Skupienie się na tym, czego potrzebujesz, skoncentruje czytelnika; podanie konkretnej daty („następny wtorek” w przeciwieństwie do „w ciągu najbliższych kilku tygodni”) spowoduje wzrost listy priorytetowej; a zakończenie pytaniem oznacza, że odbiorca musi odpisać.
Może to być frustrujące, gdy ktoś poświęca czas na udzielenie odpowiedzi, ale nie stara się udzielić ci potrzebnych informacji. Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby rozwiązać problem i odpowiedzieć w sposób, który pomoże ci wykonać zadanie.
