Kiwasz głową, gdy wszyscy wokół mówią o tym, jak osiągnęli zero w skrzynce odbiorczej. Ale prawdę mówiąc, nigdy nie czujesz się tak, jakbyś tam dotarł.
A w twojej obronie dzieje się tak dlatego, że otrzymujesz wiadomości wymagające długich lub przemyślanych odpowiedzi. Ktoś poprosił o twoją opinię i chciałbyś poświęcić czas na jej sformułowanie. Lub jest pięciostronicowy załącznik do Twojej recenzji - więc musisz go przejrzeć. Lub chcesz wyrazić swoją odpowiedź w określony sposób i chciałbyś poczekać, aż będziesz świeży.
Standardowe rozwiązania dla tej sytuacji są do kitu. Możesz „potwierdzić odbiór”, ale to brzmi super formalnie i nie wiadomo, kiedy druga osoba szturchnie cię notatką, która z grubsza tłumaczy: „I…?” Możesz zostawić automatyczną odpowiedź 24-7, ale to może nie być w twoim stylu - i nadal nie podajesz konkretnej odpowiedzi. Możesz też nie spieszyć się, ale pozostawisz drugą osobę zastanawiającą się i czekającą.
Jest pewna sztuczka, w którą ostatnio wpadłem, która rozwiązała dla mnie ten problem. Postaram się odpowiedzieć w ciągu 24 godzin (jeśli nie wcześniej), linią, która kupi mi trochę czasu. Satysfakcjonuje drugą osobę, która na nim działa, daje mi czas na śledzenie, kiedy działa zgodnie z moim harmonogramem, i zbliża mnie do zera. Oto trzy z moich ulubionych.
1. „Będę w kontakcie za około”
Miałem byłego szefa, który zawsze podkreślał znaczenie zarządzania oczekiwaniami. Informowanie ludzi na froncie pozwala ominąć zamieszanie i frustrację. A najlepszym sposobem na to jest - zgodnie z popularnym przysłowiem - niedopełnienie obietnicy, przekroczenie limitu.
Jeśli po prostu zaczekasz tydzień, aby wrócić do kogoś, przyjmie on, że uważasz to za niski priorytet - i to nie poprawia nastroju. Jeśli jednak od razu go odeślesz, wyjaśniając, kiedy się z Tobą skontaktujesz, wydaje się, że bardzo ważne było, abyś przedstawił oś czasu tak szybko, jak to możliwe.
Ustalając oczekiwanie, kiedy będzie mógł spodziewać się dokładnej odpowiedzi, będziesz troskliwy. A jeśli przekroczysz tę datę, nie jesteś już osobą, która odpowiedziała pięć dni: jesteś osobą, która powiedziała, że potrzebuje tygodnia, ale odpowiedziała dwa dni wcześniej.
2. „Naciskam na termin”
Kiedy odkładasz prośbę, ludzie często chcą wiedzieć, dlaczego. Pomyśl o tym: jeśli ktoś zatrzyma się przy twoim biurku, by zrobić burzę mózgów, prawdopodobnie zostanie zrzucony, jeśli powiesz „nie”, a następnie wróci do klawiatury. Ale jest mniej prawdopodobne, że się obrazi, jeśli powiesz jej, że nie możesz, ponieważ jesteś zajęty przygotowaniami do spotkania (lub inną całkowicie uzasadnioną wymówką, taką jak podsumowanie projektów przed wakacjami).
Ta odpowiedź ma podobną logikę. Dzieląc się tym, co jest na twoim talerzu, umożliwiasz empatię połączenia z obciążeniem. Będzie wiedziała, że jej nie ignorujesz; raczej jesteś zajęty i potrzebujesz kilku dni, zanim będziesz mógł dać jej e-maila pełną uwagę.
Wypróbowałem to podejście i przekonałem się, że ludzie doceniają to, że nawet poświęciłem czas, aby sięgnąć wstecz w tak załamanym czasie. Zamiast być sfrustrowanym lub ponownie wysłać mi e-maila dzień lub dwa później w poszukiwaniu odpowiedzi, życzyli mi powodzenia i kazali mi sprawdzić, kiedy to zadziała.
3. „Chciałbym uruchomić to przez kolegę, który jest poza biurem”
To kolejna kwestia, na którą natknąłem się po prostu mówiąc prawdę. Większość mojego zespołu wyszła z biura kilka tygodni temu, więc musiałem odłożyć wszelkie odpowiedzi wymagające wewnętrznej informacji zwrotnej lub zgody.
Zamiast odpowiadać, tak jakbym dawał im bieg, ludzie byli - znowu - bardzo wyrozumiali. Wszyscy mieliśmy te dni robocze, kiedy nasze ręce są związane, a ponieważ podzieliłeś się opinią, że nie możesz przyspieszyć swojej odpowiedzi, nie ma powodu, aby druga osoba naciskała, abyś odpisał.
Odpowiedzi na e-maile w odpowiednim czasie są warte wszystkich zaangażowanych. Pomaga wyczyścić skrzynkę odbiorczą i pomaga drugiej osobie uzyskać wszelkie potrzebne informacje. I choć udzielenie pełnej odpowiedzi nie zawsze jest możliwe, prawie zawsze można coś powiedzieć. Pomiń więc na wpół przemyślaną lub pośpieszną odpowiedź i wybierz linię, która da ci trochę czasu. Sprawi, że twój kontakt poczuje się tak, jakbyś naprawdę się przejmował, i pozwoli ci poświęcić czas na wykonanie dobrej pracy.
