Poczta e-mail jednocześnie zrewolucjonizowała nasze życie zawodowe i sprawiła, że bolały ich głowy.
Po stronie rewolucyjnej możliwość wysyłania ludziom aktualnych wiadomości - i otrzymywania ich o każdej porze - jest całkiem cudowna. Możemy dotrzeć do innych bez przerywania ich obiadów, budzenia ich w nocy lub zmuszania ich do zatrzymania się w trakcie spotkania, rozmowy lub innego wydarzenia, aby nas poznać. Jednocześnie zdajemy sobie sprawę, że nasze wiadomości będą prawdopodobnie widoczne w ciągu kilku minut lub godzin od ich wysłania.
Jednak po stronie bólu głowy e-mail pogorszył naszą jakość życia, zdolność do wykonywania pracy i - dla wielu - poczucie dobrego samopoczucia. Badania z ostatnich lat pokazują, że przeciętny profesjonalista spędza w skrzynce odbiorczej nawet jedną trzecią swojego tygodnia pracy. Dla zapracowanych profesjonalistów, którzy nie mogą sobie pozwolić na rezygnację z jednej trzeciej swoich dziennych godzin, często przekłada się to również na wiele późnych godzin nocnych spędzanych na przeglądaniu wiadomości, tylko po to, aby się obudzić i znaleźć dziesiątki nowych czekających tam.
A po miesiącach lub latach tego cyklu możesz sobie wyobrazić, jak osoba po otrzymaniu tak ważnego e-maila może poczuć się trochę urażona, zanim nawet go otworzy.
Jak więc wykorzystać to narzędzie na swoją korzyść - czy to poprzez aktywne poszukiwanie pracy, czy w codziennym życiu zawodowym - bez tworzenia gruzu w skrzynce odbiorczej drugiej strony lub sprawiania, by czuła się pochowana przy życiu?
Krok 1: Zadaj sobie pytanie: „Czy ta wiadomość jest wystarczająca, aby zasługiwać na wiadomość e-mail?”
Bądźmy szczerzy. Rozsądny odsetek wysłanych notatek (zwłaszcza przerażające zaklęcia „Myślę, że pójdę dalej i przeklęty każdy”) prawdopodobnie nie musiał zostać wysłany. Mógłbyś wyskoczyć nad biurko współpracownika, wysłać krótki tekst lub zorientować się, co się dzieje z twoim samotnym.
Więc zanim opryskujesz ziemię komunikacją, zadaj sobie pytanie: „Czy to trzeba wysłać?”. Zaraz potem (zakładając, że twoja pierwsza odpowiedź brzmi „tak”), zadaj sobie pytanie: „Czy to najlepsze medium dla wiadomości, której potrzebuję? przekazać?
Jeśli tak, kontynuuj.
Krok 2: Dobrze wykorzystaj temat
Jeśli chcesz, aby Twoja wiadomość została pozytywnie odebrana, przeczytaj szybko i, jeśli jest to uzasadnione, odpowiedz: Zrób strategię bezpośrednio z tematu.
Zamiast rzucać jakąś zagadkową, nadużywaną lub nudną linię tematyczną (np. „Kontynuacja” lub „Pytanie” lub „Potrzebujesz pomocy”), chwyć osobę na cześć. Zastanów się nad czymś takim: „Polecony przez Billa Smitha - rolę kierownika marketingu” lub „Terminowe żądanie - potrzebuję podpisu do czwartku w czwartek” Heck, jeśli wiadomość jest wystarczająco krótka, ustaw cały e-mail jako temat („Mogę pożyczyć twoje biuro @ 2 PM Today? ”)
Chodzi o to: Załóżmy, że Twój e-mail będzie siedział w grupce z grupą innych osób w skrzynce odbiorczej odbiorcy. Przekonująca linia tematu pomoże upewnić się, że została przeczytana (i odpowiedział na nie) w odpowiednim czasie.
I na marginesie, zaznacz opcję „zaznacz to pilne” dla naprawdę pilnych sytuacji. Najszybszym sposobem, aby kogoś zirytować, jest „czerwona flaga”, która jest pilna dla nikogo oprócz ciebie.
Krok 3: Ułatw sobie życie drugiej strony
Jako osoba, która codziennie otrzymuje ponad 100 e-maili, bardzo ciężko pracuję, aby ułatwić życie ludziom, do których wysyłam e-maile. I uwielbiam to jak szalone, kiedy robią to samo dla mnie. Jak możesz to zrobić?
Po pierwsze, jeśli twoja notatka jest bardziej informacyjna niż coś, na co oczekujesz odpowiedzi, zastanów się od czegoś takiego: „Nie potrzebujesz odpowiedzi - chciałem ci tylko powiedzieć, że…”
To również zmniejszy obciążenie skrzynki odbiorczej, ponieważ druga strona nie będzie musiała odsyłać z powrotem wiadomości „Dziękuję za to” lub „Wiadomość otrzymana”.
Następnie trzymaj rzecz tak krótką, jak to możliwe. Przejdź i zweryfikuj przed trafieniem wyślij. Czy to jest zwięzłe? Czy możesz wyciąć coś, co nie jest niezbędne? Czy zacząłeś wędrować strumieniem myśli i skończyłeś esejem na 14 akapitów? Nie wysyłaj czegoś uciążliwego, jeśli możesz uzyskać tę samą wiadomość za pomocą połowy kopii.
Ponadto, jeśli masz jeden lub dwa punkty „nie możesz przegapić” punktów, które próbujesz zrobić, rozważ pogrubienie ich, aby recenzent zobaczył je od razu. (Zachowaj ostrożność - nie chcesz, aby wyglądało to tak, jakbyś krzyczał na osobę).
I wreszcie, pracuj jak szalony, aby umieścić wszystko, czego potrzebujesz, aby komunikować się w jednym e-mailu, a nie w pięciu. Od czasu do czasu „Ups! Zapomniałem przywiązania! ”Lub„ Och, strzel, jeszcze jedno… ”czkawka nazywa się byciem człowiekiem. Rutynowe wysyłanie trzech lub czterech wiadomości błyskawicznych do jednej osoby - ponieważ nie udało Ci się zebrać myśli przed siadaniem przy komputerze - nie będzie postrzegane jako ujmujące.
Z pewnością nie powinieneś unikać wysyłania komuś e-maila z obawy, że będzie urażony, że odważyłeś się wypełnić jego skrzynkę odbiorczą. Jest to jedno z najlepszych narzędzi komunikacji biznesowej, jakie posiadamy, szczególnie dla tych z nas, którzy pracują z ludźmi w wielu strefach czasowych.
Ale zastosowanie strategii w swoim podejściu - i troska o odbiorcę - z pewnością pomoże ci zmaksymalizować siłę wiadomości i szanse, że otrzymasz pozytywną odpowiedź.
