Jest piękny letni piątek rano, a Ty możesz przygotować się do szybkiego wyjścia z biura. Następnie sprawdzasz swoją skrzynkę odbiorczą i kulisz się. Może przysięgam. Oto tytuł wiadomości na czerwono, wykrzyknik oznaczający, że jest pilna. Twoje marzenie o słonecznej piątkowej szczęśliwej godzinie na plaży rozpływa się, gdy czytasz dziś prośbę potrzebną do 16.00.
Wszyscy tam byliśmy. Przerażające ćwiczenia przeciwpożarowe - żargon biurowy dla nieplanowanych, nieoczekiwanych, wysokoenergetycznych wtargnięć w twój spokojny piątek. Ponieważ spójrzmy prawdzie w oczy, ćwiczenia przeciwpożarowe nigdy nie zdarzają się we właściwym czasie, prawda?
Te nagłe sytuacje nie tylko wpływają na twoje plany wyjazdu wcześnie w piątek po południu - często również niszczą resztę listy rzeczy do zrobienia. Nagle spędziłeś cały dzień na jednym ćwiczeniu przeciwpożarowym, podczas gdy reszta twoich obowiązków spadła. Jak utrzymywać to razem i śledzić, kiedy bomby spadną na produktywność?
Bez względu na to, gdzie pracujesz, te sytuacje kryzysowe niewątpliwie będą częścią życia zawodowego. Skorzystaj z tych wskazówek, aby podejść do nich z nową perspektywą, dzięki czemu będziesz mógł przez nie przechodzić bardziej efektywnie i szybciej odzyskać zdrowie - a najlepiej unikać ich w przyszłości.
Wyjaśnij zadanie
Nie ma nic gorszego niż przebicie się przez ćwiczenia przeciwpożarowe, a następnie powiedzenie „To nie jest dokładnie to, czego chciałem”.
Kiedy poruszasz się szybko, często zapominasz zadać pytania, które zapewnią wyraźną intencję tego, co masz dostarczyć. A kiedy twój manager wpada w panikę, może on nie być w 100% czysty. Zadawanie dobrych pytań - takich jak poniższe - może zaoszczędzić wam obu dużo czasu:
-
Jaki problem próbujemy rozwiązać? Pomoże ci to wyjaśnić, jaki powinien być ostateczny wynik. Zanim się zanurzysz, musisz mieć pewność, że Twoja praca zajmie się danym problemem.
-
Jaka jest dokładna dostawa, którą musimy dostarczyć? Czy oczekuje się od Ciebie tworzenia slajdów, arkusza kalkulacyjnego, narracji lub czegoś innego?
-
Co sprawia, że musisz go ukończyć przed 16:00? Twój szef może chcieć zobaczyć go przed 16:00 - nawet jeśli nie jest to planowane do połowy przyszłego tygodnia - aby mieć czas na zastanowienie się. W takim przypadku może otworzyć okno, aby renegocjować oś czasu.
-
Jakie mamy inne opcje? Być może już wykonano pracę, którą można zmienić i zaktualizować, zamiast tworzyć coś od zera.
-
Jakie dodatkowe informacje są nam potrzebne, aby to zrobić? Gdy tylko dowiesz się o pilnym zadaniu, zastanów się, kogo jeszcze będziesz musiał zaangażować, a następnie przygotuj ich do gotowości. Zadzwoń do Megan w księgowości z informacją, że będziesz potrzebować numerów, lub zadzwoń do Dorinda w dziale obsługi klienta, aby poinformować ją, że musi pobrać najnowsze dane z ankiety.
- Jaki jest koszt alternatywny przeniesienia wszystkich do tej wiertarki przeciwpożarowej? Poinformuj kogoś, co spadnie dzisiaj z twojego talerza z powodu tego rozwoju. Pomoże ci to ustalić, czy ćwiczenia przeciwpożarowe powinny rzeczywiście być twoim priorytetem, czy też inny z twoich projektów powinien zwrócić twoją uwagę.
Ponownie negocjuj oś czasu
Kiedyś pracowałem dla menedżera, który był zdeterminowany, aby nadmiernie dostarczać kierownictwo. Gdyby miała trzy dni, by coś oddać, zażądałaby, żebyśmy wszystko zostawili i zrobili to za kilka godzin. Chociaż ta szybka zmiana ma po prostu zaimponować wyższym, to niestety oznacza ćwiczenia przeciwpożarowe dla wszystkich innych.
Jeśli czujesz, że tak się dzieje, porozmawiaj z szefem. Sprawdź, czy możesz ponownie wynegocjować oś czasu, aby nie była to kompletna krach wydajności, ale wciąż zrobiona w sposób, który sprawia, że wygląda jak gwiazda rocka. Jeśli możesz kupić sobie nawet dodatkowe 24 godziny, wiertło jest bardziej znośne, a jednocześnie daje ci czas na zajęcie się pierwotnie zaplanowaną pracą.
Nie strzelaj do perfekcji, jeśli zrobi to „Pierwsze podanie”
W mojej wczesnej karierze ćwiczenia przeciwpożarowe były zabójcze, ponieważ miałem obsesję na punkcie pracy, aby upewnić się, że była absolutnie idealna. Następnie - po spędzeniu kilku rund przerabiania - zdałem sobie sprawę, że ćwiczenia przeciwpożarowe często wymagają jedynie „pierwszego przejścia” lub szorstkiego wstępnego przeciągu.
Zanim zaczniesz pracę nad ćwiczeniem przeciwpożarowym, sprawdź, gdzie skończy się praca, gdy skończysz. Jeśli nie jest to dla dyrektora wykonawczego lub klienta (jeszcze), nie przejmuj się tym, próbując uczynić go idealnym. Ćwiczenia przeciwpożarowe często pozwalają na pierwsze przejście w czymś, co można później poprawić i udoskonalić.
Odzyskaj szybko
Ćwiczenia przeciwpożarowe mogą zepchnąć cię z kursu nad tym, nad czym pracujesz, nawet po zakończeniu radzenia sobie z sytuacją awaryjną. Aby szybko wrócić do celu, zawsze miej pod ręką widoczną listę rzeczy do zrobienia. W zależności od tego, jak pracujesz najlepiej i jakiego tabletu lub smartfona używasz, sprawdź aplikacje takie jak todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist lub HabitRPG, aby śledzić swoje zaległe zadania.
Podczas wykonywania ćwiczeń przeciwpożarowych przesuwaj przedmioty w górę lub w dół listy, w zależności od tego, co jeszcze masz do zrobienia. Pomoże ci to poczuć się produktywnym, mimo że tracisz trochę czasu.
Przydatne jest także posiadanie kilku sprawdzonych i skutecznych haków wydajnościowych w tylnej kieszeni, aby szybko odzyskać rozpęd. Na przykład, możesz użyć metody Pomodoro, aby ustawić licznik czasu na 25 minut, a następnie wsadować wszystkie (niezbędne) zadania związane z pocztą e-mail. Następnie zrób to samo dla połączeń telefonicznych, a następnie zrób to samo, przygotowując się do spotkań, które masz w przyszłym tygodniu. Gromadząc i orając podobne zadania, odzyskasz poczucie wykonywania zadań pomimo ćwiczeń przeciwpożarowych.
Przeprowadź przegląd po działaniu
Gdy dym symboliczny zniknie, a pamięć wszystkich będzie świeża, porozmawiaj ze swoim zespołem o tym, co się wydarzyło i dlaczego. Czy zespół ma martwy punkt? Czy złe planowanie stało się nagłą sytuacją wszystkich? Czy można było tego uniknąć?
Aby uniknąć ćwiczeń przeciwpożarowych w przyszłości, Twój zespół musi dowiedzieć się, co się stało, i dowiedzieć się, co możesz zrobić, aby zapobiec takim sytuacjom w przyszłości.
Rozmawiaj ze swoim szefem
Jeśli w twoim biurze występuje spójny wzór ćwiczeń przeciwpożarowych, czas na rozmowę innego rodzaju. Zastanów się, czy nie zachęcić swojego szefa do zbadania wzoru i zobaczenia, co może zrobić, aby obniżyć częstotliwość.
Bądź szczery i bezpośredni: „Carmen, w ciągu ostatnich trzech tygodni przeprowadziliśmy siedem ćwiczeń przeciwpożarowych, które odepchnęły zespół od kluczowych priorytetów. W rezultacie nasze wyniki w projekcie ABC spadły, co nie wygląda dobrze dla nas ani dla ciebie. Co możemy zrobić, aby zmniejszyć tę zależność od sytuacji awaryjnych i włączyć część tej pracy do naszego regularnego planu? ”
Wskazując częstotliwość i koszt tych ćwiczeń, możesz być w stanie stworzyć nowy poziom świadomości. A mając strategię powrotu do zdrowia, nie poczujesz się tak, jakbyś spędził cały dzień na stresowaniu tego, czego nie robiłeś.
