Zgadnij, ile e-maili otrzymuje przeciętny pracownik biurowy każdego dnia? 121
Oczekuje się, że liczba ta wzrośnie do 140 do 2018 r.
Czujesz się zdenerwowany i spanikowany na samą myśl o tym? Nie jesteś sam. Ten zalew poczty e-mail zachęca wielu specjalistów do ciągłego - prawie obsesyjnego - sprawdzania wiadomości e-mail w ciągu dnia, niezależnie od tego, czy są w drodze do pracy, w trakcie spotkania, czy nawet jedzą lunch z kolegą. Ten zwyczaj sprawdzania i sprawdzania skrzynki odbiorczej może być uzależnieniem.
Co gorsza, nowe badania monitorujące tętno użytkowników poczty elektronicznej dowodzą, że poczta e-mail jest bardzo stresująca. Stres podnosi poziom kortyzolu, który między innymi zaburza trawienie i układ odpornościowy. Oznacza to, że gdy jesteś zestresowany, energia spada, koncentracja się rozprasza, a wydajność spada.
Dolna linia? Obsesyjnie sprawdzanie adresu e-mail jest stresujące. Stres jest szkodliwy dla zdrowia i wydajności. To kłopotliwy cykl. I to musi się skończyć.
Ale jak?
Zacznij od podstaw
Chociaż kuszące jest, aby dać skrzynce odbiorczej jeszcze jedno odświeżenie (a potem jeszcze jedno i drugie), ważne jest, abyś był produktywny i skupił się na ponownym szkoleniu się, aby mieć zdrowsze relacje z pocztą e-mail. (Niektórzy psychologowie mogą to nazwać „przełamaniem uzależnienia”. W większości przypadków nie posunąłbym się tak daleko, więc trzymajmy się „zmiany nawyku”).
Na początek dokonaj drobnych korekt w codziennej rutynie, które pomogą ci skoncentrować się na swojej poczcie e-mail:
- Usuń powiadomienia push z telefonu, aby nie otrzymywać powiadomień za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail
- Nie zostawiaj e-maila otwartego, gdy robisz coś innego na komputerze. W rzeczywistości pomocne jest utrzymanie tylko jednej karty otwartej.
- Umów się ze sobą, aby sprawdzać skrzynkę odbiorczą tylko określoną liczbę razy na godzinę lub dziennie. Może to być różne dla wszystkich - dla niektórych może to oznaczać sprawdzanie poczty e-mail co 15 minut; dla innych może to oznaczać sprawdzanie raz, dwa lub pięć razy dziennie. Chodzi o to, aby skonfigurować codzienną procedurę wysyłania wiadomości e-mail, która zwiększy produktywność i poczucie spełnienia.
- Jeśli naprawdę musisz się skupić i nie chcesz być zakłócany, spróbuj tymczasowo zablokować pojawianie się nowych wiadomości w skrzynce odbiorczej (funkcja Pauza skrzynki odbiorczej działa dla mnie!).
Dokonywanie tego rodzaju dostosowań logistycznych może naprawdę pomóc w krótkim okresie - są to małe kroki, które można natychmiast wdrożyć. Jednak hacki produktywności i aplikacje nie spowodują trwałej zmiany, dopóki nie zajmiesz się podstawowymi czynnikami emocjonalnymi, które podsycają twoją obsesję na punkcie wiadomości e-mail.
Dostań się do źródła problemu
Jeśli chcesz trwale zmienić negatywny nawyk, pierwszym - i najważniejszym - krokiem jest ustalenie, dlaczego i jak ten nawyk został stworzony.
Aby to zrozumieć, następnym razem, gdy poczujesz potrzebę sprawdzenia adresu e-mail, zadaj sobie następujące cztery pytania:
- Co teraz czuję?
- Dlaczego chcę teraz sprawdzić pocztę?
- Czy czuję, że muszę teraz sprawdzić pocztę?
- Czy naprawdę muszę teraz sprawdzić pocztę?
Na podstawie twoich odpowiedzi, jakie są twoje prawdziwe motywacje, aby chcieć sprawdzić, sprawdzić i sprawdzić ponownie?
Typowe motywacje, które często opisują moi klienci, to:
- Strach przed utratą: „Muszę stale sprawdzać pocztę e-mail w ciągu dnia, w przeciwnym razie mogę nie odpowiedzieć na coś na czas - co może spowodować, że stracę okazję”.
- Martwiąc się o to, co pomyślą inni: „Jeśli nie zareaguję od razu, mój szef może pomyśleć, że nie jestem sumienny, że nie jestem w pracy, albo że po prostu wygłupiam się cały dzień. ”
- Pragnienie odwrócenia uwagi od nudy lub stresu: „Jestem znudzony, przytłoczony lub nasycony tym, co robię. E-mail daje mi trochę czasu na to, co powinienem robić. ”
- Pragnienie wypełnienia emocjonalnej pustki lub szukanie ludzkiej więzi: „Czuję się trochę samotny. Dobrze jest wiedzieć, że ktoś wysłał mi wiadomość. ”
Po odkryciu podstawowej motywacji, która zmusza Cię do obsesyjnego sprawdzania skrzynki odbiorczej, masz mocne informacje, które mogą pomóc Ci zmienić nawyki.
Zacznij dokonywać nowych wyborów
Dzięki tym informacjom możesz zacząć dokonywać nowych wyborów i zaspokajać swoje emocjonalne potrzeby w nowy sposób - bez polegania na e-mailach jako kuli.
Na przykład, czy pragniesz tego ludzkiego połączenia? Po prostu wstań podczas przerwy na lunch, przejdź do biurka przyjaznego współpracownika i powiedz: „Cześć, jak ci mija dzień?”
Jeśli czujesz się zestresowany i potrzebujesz rozproszenia uwagi, zrób pięciominutową przerwę, aby przeczytać ciekawy artykuł, a następnie wróć do pracy.
Martwisz się, że przegapisz? Przypomnij sobie: „Skupiam się na swojej pracy. Jeśli coś jest naprawdę ważne, nadal będzie tam, czekając na mnie za godzinę lub dwie. Nie muszę teraz zakłócać mojego obecnego projektu. ”
Jeśli obawiasz się, że twój szef pomyśli, że zwlekasz, jeśli nie odpowiadasz od razu na wiadomości e-mail, uspokój się: „Mój szef wie, że jestem sumienny i sumienny. Jeśli nie odpowiem od razu na wiadomość e-mail, mój szef uzna, że jestem zajęty inną ważną pracą - i to dobrze. ”
E-mail nie jest z natury dobry ani zły; to tylko narzędzie. Zainwestuj trochę czasu w autorefleksję i upewnij się, że używasz tego narzędzia w sposób, który wspiera twoje zdrowie, wydajność i karierę, zamiast sabotować je.
Niezależnie od tego, czy sprawdzisz dziś swoją skrzynkę odbiorczą raz, dwa czy 60 razy, zrób to z właściwych powodów.
