Wszyscy mieliśmy te dni.
Dni, kiedy przychodzisz do biura o 9 rano, przygotowana na wydajność. Masz hermetyczny plan ukończenia wszystkiego na liście rzeczy do zrobienia.
Następną rzeczą, którą wiesz, jest godzina 18:30, a zapukałeś tylko jedną rzecz z ciągle rosnącej listy. W tym momencie jesteś zbyt zmęczony, aby robić cokolwiek innego, więc spędzasz podróż do domu, zastanawiając się, dokąd cały czas poszedł.
Po tym, jak doświadczyłem tego więcej razy, niż chciałbym przyznać, w końcu przestałem myśleć o tym, co się dzieje.
Uświadomiłem sobie, że najlepsze intencje wypadają na margines, ponieważ, no cóż, nikt nie jest wyspą: wszyscy mamy kolegów walczących o naszą uwagę, e-maile, które nigdy nie przestają przychodzić, i spotkania, które pochłaniają cały nasz czas.
W kulturze, w której czas jest cenny, najcenniejszymi pracownikami są ci, którzy nie tylko zarządzają swoim czasem, ale również skutecznie zarządzają czasem innych ludzi - zasadniczo pozwalając sobie na więcej nieruchomości w ciągu dnia na załatwienie własnych spraw.
Tak więc sposobem na lepsze zarządzanie czasem jest rozwiązywanie problemów dla innych. Chodzi o to, aby pomóc ludziom.
Aby rozbić to w sposób, który wydaje się możliwy do wykonania, stworzyłem trzy szerokie grupy ludzi, z którymi regularnie kontaktujesz się: twój nowy pracownik, twój kolega z zespołu i twój szef.
1. Twój nowy pracownik: pomóż im w ustalaniu priorytetów
Dołączenie do nowej firmy jest jednocześnie ekscytujące i wyczerpujące. Większość ludzi chce wcześnie wywrzeć duży wpływ, aby udowodnić, że firma dokonała właściwego wyboru, zatrudniając ich.
Ale z mojego doświadczenia - zarówno jako nowego dzieciaka w bloku, jak i jako doświadczonego współpracownika - zbyt łatwo jest zagłębić się w informacje, nazwiska i systemy. To, czego potrzebuje każdy nowy pracownik, to nie więcej informacji, ale sposób na ustalenie ich priorytetów. W ten sposób mogą zapoznać się z najważniejszymi aspektami pracy i zacząć przypisywać im zrozumienie, że wszystko inne przychodzi z czasem.
Może to zabierać dużo czasu, ale jest łatwiejsze niż myślisz i można to zrobić za pomocą krótkiego 30-minutowego wspólnego ćwiczenia.
Spróbuj tego: wypisz każde zadanie, o które zostanie poproszony. Wskaż poziom ważności zadań (wysoki, średni, niski), najlepszą osobę do zadawania pytań (POC) i ile czasu powinni na nią poświęcić (np. 10% procent twojego tygodnia).
Ważne jest, aby pamiętać, że poziomy i czas, które powinny zająć, mogą się zmieniać lub ewoluować. Chodzi o to, aby ułożyć wszystko, czego potrzebuje dana osoba, co pozwoli ci nie upuszczać wszystkiego co godzinę, aby wyjaśnić i odpowiedzieć na pytania.
2. Twój kolega: komunikuj się jasno i konsekwentnie
Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkanie bez celu, ponawianie pracy z powodu złej komunikacji, czy nokautowanie zadań bez wyraźnego kierunku, najważniejsze jest to, że marnuje się czas. Jeśli chcesz czuć się spełniony, gdy codziennie wychodzisz za drzwi, musisz znaleźć sposób na ograniczenie tych problemów.
Aby zarządzać kolegą w sposób, który przyspiesza zarządzanie czasem, musisz bardzo dobrze się komunikować.
Jednym z pomysłów jest wysyłanie wstępnych odczytów z talii. Gdy udostępniasz prezentację, często nie masz okazji do produktywnej rozmowy na temat kolejnych kroków lub wynos, ponieważ ludzie nadal przetwarzają informacje. Powoduje to wiele spotkań wzdłuż linii.
Wczesne wysłanie prezentacji łagodzi niekończący się ciąg spotkań i niekończące się łańcuchy e-mail. Zachęciło także ludzi do przyjścia na przygotowane spotkanie, co doprowadziło do lepszej, bardziej ukierunkowanej dyskusji. Czasami nawet stwierdziłem, że mogę całkowicie wyeliminować spotkanie, jeśli wszyscy są wyrównani.
3. Twój kierownik: posiadaj własne strumienie pracy
Im osoba staje się starsza, tym bardziej się rozciąga. W rzeczywistości jednak to nie nowe obciążenie jest przytłaczające dla twojego szefa - to ciężar poczucia odpowiedzialności za „wszystko” przez cały czas. Tym, czego pragnie każdy w tej sytuacji, jest ktoś, kto może pomóc mu zrównoważyć stres psychiczny.
W bezpośrednim raporcie możesz łatwo zarządzać w tym przypadku: Własne strumienie robocze.
Twój szef powinien być w stanie przekazać ci coś i nie musisz się tym martwić, dopóki nie znajdzie się na etapie zatwierdzenia lub ostatecznej akceptacji. Jeśli mogą dać ci zadanie i zasadniczo uważają, że to sprawdził ich listę rzeczy do zrobienia, uczyniłeś się bezcennym. Nie tylko oszczędzasz im czas, ale także dajesz im bardzo potrzebną przestrzeń mentalną i ulgę, aby skupić się gdzie indziej.
Wymaga to zaufania, które jest kluczem do uzyskania swobody ustalania własnego harmonogramu i granic. Jeśli Twój menedżer może liczyć na to, że wykonasz pracę, będzie mniej zainteresowany taktyką wykonywania pracy: kiedy przyjdziesz, godziny pracy itp.
Nie wiesz, jak dobrze układają się twoje umiejętności zarządzania czasem? Weź udział w tym quizie, aby zobaczyć, jak daleko trzeba się posunąć, aby poprawić. I nie zapomnij o korzyściach płynących z wykorzystania złotych godzin. W tym artykule na ten temat wyjaśniono, w jaki sposób planowanie niektórych elementów pracy w tym okresie sprawi, że będziesz niesamowicie produktywny.
Jeśli podchodzisz do zarządzania czasem z punktu widzenia pomagania kolegom w zwiększeniu skuteczności, zaoszczędzi ci to znacznie więcej czasu w dłuższej perspektywie. Chcesz spróbować? Daj mi znać, co myślisz na Twitterze.
