Nazywaj mnie szalonym, ale zawsze wolałem sen od kofeiny. Ale przy nieregularnych harmonogramach i napiętych terminach uzyskanie sześciu lub więcej godzin snu w nocy nie jest łatwym zadaniem dla konsultanta - po prostu zapytaj któregokolwiek z moich kolegów z diety i napojów uzależnionych od kawy. Między wymagającą pracą a jeszcze bardziej wymagającym życiem domowym spędziłem dużo czasu próbując różnych hacków wydajności, aby wycisnąć jak najwięcej z każdego dnia.
Moje ulubione narzędzie do robienia rzeczy? 10-minutowy minutnik w moim telefonie.
Moja „zasada 10 minut” jest dość prosta: każde zadanie na liście rzeczy do zrobienia nie powinno zająć więcej niż 10 minut. Jeśli zajmuje to więcej niż 10 minut, powinieneś podzielić go na mniejsze zadania lub przekazać komuś innemu. Kluczem do tej reguły jest jej egzekwowanie, co oznacza ustawienie timera w telefonie, aby uruchamiał się po 10 minutach. Poziom szybkości i skupienia, jaki to wnosi do twojego dnia, jest niczym zdumiewającym.
Kiedy po raz pierwszy rzucam wyzwanie moim zespołom, by wprowadziły w życie zasadę 10 minut, zwykle spotykam się ze sceptycyzmem. Pytania typu „To szalone - czy naprawdę mogę zbudować ten duży model Excela w 10-minutowych przyrostach?” I „Czy mówisz mi, że robisz to również w swoim życiu domowym, biorąc 10-minutowe prysznice i robiąc 10-minutowe treningi? ”Obficie. (Nawiasem mówiąc, odpowiedź na oba te pytania brzmi „tak!”)
Chcesz spróbować? Oto trzy wskazówki, jak sprawić, by reguła 10 minut działała dla Ciebie.
1. Deleguj
Zdecydowanie najbardziej skutecznym sposobem na znalezienie dodatkowego czasu w ciągu dnia jest outsourcing rzeczy z listy rzeczy do zrobienia, które ktoś inny może łatwo zrobić w ciągu 10 minut lub krócej. Na przykład mam bardzo udanego i szanowanego kolegę, który twierdzi, że najważniejszym elementem jego sukcesu jest to, że „mówi„ tak ”wszystkim, ale tylko faktycznie wykonuje zadania, które tylko on potrafi najlepiej.” Wszystko inne, deleguje.
Delegowanie nie jest tak proste, jak się wydaje. Zwolnienie z zadania może być trudne, gdy obawiasz się, że praca innej osoby nie będzie tak dobra jak Twoja. Warto pamiętać, że „zrobione jest lepsze niż doskonałe”, a jedynym sposobem na kontynuację kariery jest uwolnienie się od rzeczy, które opanowałeś i podjęcie nowych wyzwań. Kolejną zmianą sposobu myślenia, która pomogła mi, było uświadomienie sobie, że delegowanie stwarza możliwości dla innych. Teraz aktywnie zastanawiam się, jakie zadania i projekty mogę stworzyć dla mojego zespołu, które pomogą im uczyć się, rozwijać i rozwijać karierę zawodową (co dogodnie pomaga również oczyścić mój plan). (Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących delegowania).
Jednym z wyzwań, które widzę najbardziej w przypadku osób, które mają problemy z delegowaniem - szczególnie tych na stanowiskach podstawowych - jest to, że zapominają, że mogą i powinny delegować swoje obowiązki. Jeśli czujesz się nieswojo, prosząc przełożonego lub przełożonego o zrobienie czegoś, spróbuj tego: Zacznij od wskazania tego, co robisz, i ustaw swoje „prośbę” jako prośbę o pomoc. Na przykład zamiast „potrzebuję, abyś zadzwonił do kierowników zespołu”, możesz powiedzieć „Pracuję nad pobraniem danych do tej analizy - czy byłbyś w stanie mi pomóc, dzwoniąc do innych kierowników zespołu?”
Jako menedżer mogę Ci powiedzieć, że zbyt często błagam moje zespoły, aby coś mi powierzyły i uwielbiam to, gdy dają mi możliwość pomocy.
2. Znajdź łatwe, 10-minutowe zadanie
Na początku możesz być sceptyczny, ale po prostu zmieniając sposób, w jaki tworzysz swoje zadania, zobaczysz, że prawie wszystko można podzielić na 10-minutowe zadania. Czy chcesz znaleźć nowy temat? Zacznij od 10 minut na zeskanowanie artykułów z wiadomościami Google, następnie 10 minut zapisania wszystkiego, co wiesz i kilku najważniejszych pytań, na które wciąż musisz odpowiedzieć, a następnie 10 minut od każdej osoby dzwoniącej, aby uzyskać porady na temat odpowiedzi na otwarte pytania (punkty bonusowe, jeśli byłeś wystarczająco bystry, aby zauważyć, że rozmowa telefoniczna jest formą przekazania uprawnień!).
Voilà! Właśnie ścisnąłeś zadanie, które w innym przypadku mogło trwać dłużej niż 30 minut.
To podejście działa również po godzinach. Mam kolegę, który był tak zaintrygowany zasadą 10 minut i tym, jak pomogło jej w godzinach pracy, że postanowiła wypróbować ją w domu. Wyjęła licznik czasu na kilka poranków, aby zmierzyć się z rutyną przed pracą, a dzięki 10-minutowemu prysznicowi, 10-minutowemu śniadaniu itp. Odkryła, że była w stanie skrócić swój standardowy czas „przygotowujący się”, handlując w zamian za upragniony sen. Nigdy nie myślała, że można wziąć prysznic za 10 minut - dopóki nie spróbowała i nie zdała sobie sprawy, że to całkiem proste!
3. Użyj tego timera
Korzystanie z timera jest krytyczną częścią reguły, więc nie zapominaj o tym. Jak wszyscy w świecie biznesu wiedzą „robimy to, co mierzymy”.
Dotyczy to również zasady 10 minut - musisz użyć timera lub zegara, aby śledzić, ile czasu spędzasz na rzeczach. Smartfony ułatwiają to dzięki wbudowanym aplikacjom timera, ale wystarczy dowolny zegar z minutową wskazówką. Cokolwiek robisz, nie zgaduj - ponieważ jeśli twoje 10 minut zawsze kończy się na 20, nie maksymalizujesz wydajności.
Czasami poświęcasz mniej niż 10 minut na zadanie (więcej czasu wstecz - tak!), A czasami ten alarm zadzwoni i nadal będziesz rozmawiać przez telefon (nie, nie sugeruję, abyś się rozłączył) kiedy włączy się alarm). Nie przejmuj się bieganiem - zanotuj to następnym razem.
Na przykład, jeśli jedna ze współpracowników ma tendencję do wędrowania, przedmów swoją następną rozmowę, mówiąc jej, że masz 10 minut na burzę mózgów. Co jeśli naprawdę potrzebujesz więcej czasu? To też w porządku: śledzenie czasu spędzonego zapewni wgląd w sposób pracy, dzięki czemu możesz lepiej zaplanować swój dzień następnym razem.
Zasada 10 minut w akcji
Jeden z moich ulubionych przykładów tej reguły w działaniu miał miejsce kilka lat temu, kiedy zespół, nad którym pracowałem, otrzymał przerażającą rozmowę telefoniczną o 16.00 od klienta przekierowującego pracę, którą przedstawimy następnego dnia rano. Ugh, tyle na relaksujący wieczór!
Były dwa duże prace, więc podzieliliśmy nasz zespół czterech osób na pół. Każdy z naszych dwóch podgrup dysponował mniej więcej taką samą liczbą slajdów PowerPoint, z podobną analizą, więc wykonanie tego powinno zająć nam tyle samo czasu.
Powiedziałem mojemu koledze z drużyny, że naprawdę chcę skończyć przed 18, żebyśmy mogli pójść na obiad, i zgodził się, ale wątpił w naszą zdolność do zrobienia tego. Tak więc podsumowaliśmy strony podzielone przez dwie godziny pozostałe w ciągu dnia i stwierdziliśmy, że jeśli uda nam się osiągnąć szybkość 10 minut na stronę, będziemy mieli wystarczająco dużo czasu, aby je ukończyć - plus bufor na wszystko, co okaże się bądź szczególnie podstępny. Ponownie włączono zasilanie, podzieliliśmy strony, ustawiliśmy licznik czasu i rozpoczęliśmy rozruch. Aby z tego zrobić grę, na tablicy zapisaliśmy liczbę stron, które każdy z nas ukończył poniżej lub powyżej 10 minut.
Do 18.00 skończyliśmy - i czujemy się z tym naprawdę dobrze. Drugi zespół, który nie zastosował reguły 10 minut? Skończyli około 9.
Wyzwanie jest włączone. Do następnego zadania już dziś wyjdź z licznika i wypróbuj go sam. Zegar tyka!
