W czasach, gdy budżety wydarzeń są ograniczane, a dostęp do szerokopasmowego Internetu wzrasta, webinaria stają się coraz bardziej popularne. Seminaria internetowe to seminaria internetowe, które zazwyczaj obejmują ponad 30 uczestników i są wykorzystywane do prowadzenia prezentacji, warsztatów, wykładów i spotkań na dużą skalę. Ponieważ webinaria odbywają się online, pozwalają firmom zaoszczędzić na podróżach, wyżywieniu i miejscach, z których wszystkie są związane z seminariami "twarzą w twarz". Jednak ze względu na dużą frekwencję seminaria internetowe wymagają starannego planowania, aby odnieść sukces. Dlatego ci, którzy planują zorganizowanie seminarium internetowego, muszą poświęcić swój czas, aby upewnić się, że właściwie przechodzą wszystkie niezbędne kroki, które zapewnią sukces webinara.
Aby pomóc Ci zorganizować webinarium, wyróżniliśmy najważniejsze kroki, które musisz wykonać poniżej.
Wybierz datę z dużym wyprzedzeniem
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić podczas planowania webinara lub serii webinarów, jest odwiedzenie kalendarza świąt i wydarzeń z dużym wyprzedzeniem. Pamiętaj, że będziesz zapraszać kilka osób o napiętych harmonogramach, więc daj im wystarczającą uwagę, aby znaleźć czas na webinarium. Na przykład tydzień przed przerwą świąteczną może być bardzo pracowity, ponieważ ludzie próbują zawiązać wiele luźnych celów przed wyjazdem na wakacje. Dokładnie biorąc pod uwagę wybrane daty, możesz zapewnić maksymalną frekwencję.
Upewnij się, że masz odpowiedni czas
Rozważ różnice w strefach czasowych; jeśli jesteś na zachodnim wybrzeżu, ale zapraszasz również uczestników ze wschodniego wybrzeża (i odwrotnie), nie planuj webinariów, gdy uczestnicy będą poza biurem. Nie planuj też swojego webinara zbyt blisko końca dnia - wtedy uczestnicy będą chcieli się uspokoić i zobaczyć, co jeszcze muszą zrobić, aby dotrzeć do domu na czas. Jeśli zapraszasz osoby z innych krajów, wybierz czas, który może ogólnie działać dla wszystkich uczestników (co jest rzadkie) lub zaplanuj kilkakrotne przeprowadzenie webinaru w celu uwzględnienia różnych stref czasowych.
Wybierz narzędzie do webinaru
Większość narzędzi do spotkań online ma opcje seminariów internetowych, wystarczy wybrać plan odpowiadający liczbie uczestników, których chcesz zaprosić. Przetestuj różne dostępne narzędzia i wybierz tę z funkcjami i funkcjami, które najbardziej Ci odpowiadają. W zależności od rodzaju webinaru, który będziesz prezentować, możesz potrzebować łatwo zmienić głośniki lub nagrać webinarium do publikacji online. Zbadaj wszystkie funkcje z kilku różnych narzędzi i na pewno znajdziesz idealne oprogramowanie na swoją okazję. Upewnij się, że po wybraniu narzędzia Twój dostawca chce Cię wyszkolić, abyś mógł w pełni wykorzystać swoje seminarium internetowe.
Ćwicz prowadzenie seminarium internetowego
Jako gospodarz będziesz oczekiwać, że webinarium działa płynnie. Nie ma wymówek, aby nie wiedzieć, jak przełączać się między mówcami, brać udział w ankiecie lub nagrywać webinarium, na przykład. Poproś kilku kolegów, aby pomogli ci przetestować narzędzie kilka razy po szkoleniu z usługodawcą. Upewnij się też, że wszyscy prezenterzy znają narzędzie do webinaru.
Opracuj agendę i zaproszenie
Przed zaproszeniem widzów, starannie zaplanuj webinarium. Zastanów się, jak długo potrwa Twój webinar, oraz najważniejsze elementy, które chcesz omówić w kolejności, w jakiej chcesz je omówić. Zaplanuj także sesję pytań i odpowiedzi, ponieważ uczestnicy prawdopodobnie będą mieli pytania na końcu prezentacji. Następnie opisz agendę w zaproszeniu. Jest to najłatwiejszy sposób, aby Twoi uczestnicy dowiedzieli się, czy Twoje seminarium internetowe będzie dla nich odpowiednie. Zaproszenie powinno również zawierać link, który umożliwia uczestnikom połączenie się z webinarium, a także numer połączenia, na wypadek gdyby woleli słuchać przez telefon.
Zaproś swoich odbiorców
Zastanów się dobrze, co chcesz zaprezentować, i odpowiednio wybierz odbiorców. Pamiętaj, aby śledzić swoje odpowiedzi, aby wiedzieć, kto będzie uczestniczyć w Twoim webinarium. Dzięki uważnemu monitorowaniu listy uczestników będziesz mógł zaplanować dalsze działania.
Zaplanuj swoją prezentację
Pamiętaj, że najlepsze prezentacje spotkań online są bardzo wizualne i wciągające. Jeśli używasz programu PowerPoint, na przykład nie twórz slajdów tylko ze słowami. Dołącz zdjęcia, które są istotne dla tego, co prezentujesz. Możesz także użyć wideo, a nawet gier online, jeśli chcesz, aby ożywić prezentację. Niektórzy planiści seminariów nawet wysyłają materiały do biur uczestników przed spotkaniem. Naucz się myśleć kreatywnie, a Twoje webinarium ożyje.
Zarejestruj swoje seminarium internetowe
Udostępniając nagranie swojego webinaru, osoby, które chciałyby powtórzyć część dyskusji lub te, które nie mogły tego zrobić, są w stanie wysłuchać tego, co zostało powiedziane w swoim czasie. Jeśli łączysz swoje seminarium internetowe z kampanią marketingową online, możesz użyć nagrania w wysyłanych e-mailach, wzmacniając swoją wiadomość.
Kontynuacja
Podobnie jak w przypadku spotkań online, monitorowanie seminarium internetowego jest niezwykle ważne. Przypomnij swoim uczestnikom o tym, co zostało omówione, i przeprowadź ankietę, aby zebrać myśli na temat tego, jak przebiegało seminarium internetowe. Jeśli planujesz kolejne seminarium internetowe, które może zainteresować twoich odbiorców, poinformuj ich, kiedy mogą spodziewać się zaproszenia.
Przejrzyj swoją opinię
Zawsze sprawdzaj wszelkie opinie, które otrzymałeś na swoich seminariach internetowych. W ten sposób możesz ulepszyć swoje następne.Zwróć szczególną uwagę na opinie związane z prezentacją, która stanowi podstawę webinaru.
