Przy tak wielu firmach, które decydują się teraz na prowadzenie ważnych spotkań online, bycie aktywnym i cennym uczestnikiem spotkania online stało się ważną umiejętnością w miejscu pracy. Spotkania online to świetna okazja do wymiany pomysłów pomiędzy rozproszonymi pracownikami, którzy nie mogą regularnie wchodzić w interakcję, ustanawiając ich jako wartościowych członków zespołu i tworząc koleżeństwo wśród pracowników. Poniższe wskazówki pomogą Ci dowiedzieć się więcej o tym, jak wziąć udział w spotkaniu online:
Być na czas
Jeśli coś uniemożliwia Ci uczestnictwo w spotkaniu online na czas, poinformuj o tym organizatora. Należy pamiętać, że oprogramowanie do spotkań online pozwala uczestnikom wiedzieć, kto się loguje i kiedy. Oznacza to, że nie będziesz w stanie dołączyć do spotkania pół godziny później bez zauważenia. Spóźnianie się na spotkanie online jest tak samo niefrasobliwe, jak późne wejście do sali konferencyjnej.
Zrób sobie przerwę wcześniej
Spotkania online zazwyczaj nie trwają godzinami, więc nie ma naturalnej przerwy, abyś się usprawiedliwiał. Poza tym spotkania prowadzone w Internecie mają tendencję do szybkiego tempa, a ludzie mogą nawet być niechętni lub zirytowani, że muszą przestać i czekać, aż wrócisz po nich, aby kontynuować dyskusję. Więc weź szklankę wody lub idź do toalety przed spotkaniem. Nie wykradaj się poza spotkanie, nie informując nikogo; nigdy nie wiadomo, kiedy ktoś może zadać ci pytanie. Jeśli masz awarię, pozwól organizatorowi spotkania wiedzieć, że musisz wyjść na kilka minut, a powiadomisz ich, gdy wrócisz. Najlepszym sposobem na to jest korzystanie z czatu online, dzięki czemu nie zakłócasz prezentera.
Zachowaj profesjonalną postawę
Podczas gdy możesz uczestniczyć w spotkaniu online w zaciszu swojego biurka, a nawet w domu, twój ton powinien być nie mniej formalny, niż gdybyś był w sali konferencyjnej, otoczony przez swoich rówieśników i przełożonych. Oznacza to, że powinniście zachować wszelkie komentarze na temat swoich kotów lub dzieci na dystans, nawet jeśli są w pokoju obok. To pokazuje, że jesteś godnym zaufania profesjonalistą, który jest w stanie utrzymać swój dom i pracę osobno, nawet jeśli mają ten sam dach.
Nie planuj tylko słuchania w
Tylko dlatego, że spotkanie jest w trybie online, nie ma usprawiedliwienia dla pracy nad czymś innym podczas słuchania. Jeśli zaproszono Cię na spotkanie, to dlatego, że prezenter ceni Twój wkład. Nawet jeśli nie ma zbyt dużej szansy na uczestnictwo, nadal należy aktywnie robić notatki. Spotkanie online, w którym zdarzyło Ci się pracować nad czymś innym, może mieć coś, co okaże się dla ciebie ważne. Jeśli chcesz skończyć jakąkolwiek pracę w tym samym dniu co spotkanie, powiedz, że nie możesz wziąć udziału w spotkaniu w tym dniu, lub zorganizuj się na tyle dobrze, że nie będziesz musiał przez to pracować.
Niech to będzie punkt do uczestnictwa
Niezależnie od tego, czy chodzi o zadawanie pytań podczas sesji pytań i odpowiedzi, dzielenie się osiągnięciami zespołu, jak i każdą inną odpowiednią historię lub pomysł, zaplanuj wypowiedzieć się na spotkaniu. Każdy dobry gospodarz poprosi o dane wejściowe podczas spotkania i nie będzie spędzał całego czasu tylko rozmawiając w zespole. Weź to jako okazję do pokazania, że nie tylko uczestniczysz w zajęciach, ale także zwracasz uwagę. Wymów swoje imię, zanim zaczniesz mówić, więc uczestnicy będą wiedzieć, kto się do nich zwraca. Pamiętaj, że powinieneś mówić swobodnie i wyraźnie, tak jak podczas spotkania twarzą w twarz. Jeśli twoja firma nie jest w nieformalnym języku, powstrzymaj się od jej używania, nawet jeśli ustawienie online może być bardziej nieformalne niż spotkanie twarzą w twarz.
Ćwicz przed spotkaniem
Jeśli poproszono Cię o udostępnienie slajdu lub prezentację podczas spotkania, powinieneś upewnić się, że nie tylko spełnia on standardy wymagane przez organizatora, ale także ćwiczył dostarczanie twoich materiałów. Jeśli jest to Twoje pierwsze spotkanie online z użyciem określonego oprogramowania, poproś organizatora spotkania, aby mógł przeprowadzić z Tobą sesję suchą, aby upewnić się, że czujesz się komfortowo z użyciem tego oprogramowania. Jeśli znasz już oprogramowanie, po prostu przećwicz prezentację. Wiedz, co masz zamiar powiedzieć, i unikaj czytania z pamięci podczas prezentacji. Czytanie pewnych faktów i liczb jest w porządku, ale nie chcesz brzmieć jak operatorzy telemarketingu, którzy cię nazywają zimnym. Upewnij się, że prezentacja płynie i jest dostarczana płynnie.
Nie mów poza kolejnością
Jeśli przyjdzie kolej na kogoś innego, niech skończą bez przerwy. Zaczekaj, aż skończą, a następnie skomentuj lub zadaj pytania. O ile prezenter nie określi, że uczestnicy mogą przerwać prezentację, należy powstrzymać się od mówienia, gdy przychodzi kolej na kogoś innego. W przeciwnym razie nie tylko opóźni się spotkanie, ale może również odejść od tematu. Należy pamiętać, że osoby uczestniczące w spotkaniach online nie mają możliwości przedstawienia wizualnych wskazówek, którymi chcieliby się wypowiedzieć, pozwalając prezenterowi dokładnie wypełnić punkt, który chcą zrobić, przed podjęciem komentarza lub pytania. Więc każda przerwa będzie głośna, zakłócając naturalny przepływ spotkania.
Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami, możesz zapewnić, że nie tylko jesteś uznawany za profesjonalistę, ale także wiesz, jak zachować się podczas spotkania online. Podczas gdy Internet jest postrzegany przez wielu jako dość nieformalne medium, gdy jest używany w miejscu pracy, wciąż wymaga takich samych uprzejmości, jakie miałbyś w kontaktach twarzą w twarz z kolegami.
