Getting Things Done: GTD w skrócie

GTD lub Getting Things Done to osobisty system produktywności, który pomaga ci organizować i zarządzać swoimi zobowiązaniami i obowiązkami. Został opracowany przez guru produktywności Davida Allena i spopularyzowany w swojej książce Wykonanie rzeczy Zrobione . Celem takiego systemu jest osiągnięcie i utrzymanie spokojnej, skoncentrowanej kontroli nad wszystkim w życiu (zarówno służbowym, jak i osobistym) - przydatnym zarówno dla pracowników na miejscu, jak i dla osób, które regularnie zarządzają własnym czasem i zadaniami lub kierują nimi. (telepracownicy, mobilni profesjonaliści i przedsiębiorcy).

Podstawy GTD

Jeśli interesujesz się produktywnością osobistą lub systemami przepływu pracy, powinieneś przeczytać artykuł Davida Allena Wykonanie rzeczy Zrobione , "Sztuka bezstresowej wydajności". Niezależnie od tego, czy wszystkie z jego zaleceń mają dla ciebie sens, książka oferuje wiele przydatnych wskazówek dotyczących zarządzania czasem i obowiązkami.

Aby zapoznać się z krótkim przeglądem systemu GTD, oto niektóre z podstawowych zasad tego modelu produktywności:

Uchwyć wszystko, co musisz zrobić, myślisz, może zajść do - to znaczy "rzeczy" - w zaufanym miejscu (fizyczna i / lub cyfrowa skrzynka odbiorcza). To pierwsze ćwiczenie polega jedynie na zrzuceniu wszystkich informacji płynących w twojej głowie lub w różnych częściach Twojego domu do twojej skrzynki odbiorczej - bez konieczności wcześniejszej analizy lub uporządkowania. Takie postępowanie pomoże ci oczyścić umysł i da ci wiarygodne miejsce, w którym możesz znaleźć te dziwne informacje, których będziesz potrzebować w pewnym momencie. Dla wielu ludzi sam krok może być wyzwalający
Regularnie (np. Co tydzień) przechodź do skrzynki odbiorczej, aby sortować informacje i zadania na trzy główne sekcje:
- Kalendarz: działania czasowe i rzeczy, które muszą być obsługiwane w określonym czasie. Używam do tego Kalendarza Google, ponieważ pozwala mi widzieć spotkania i otrzymywać przypomnienia podczas podróży; również synchronizuje się dobrze z Outlookiem.
- Listy akcji: listy fizycznych, widocznych działań wymaganych do przejścia do kolejnego etapu realizacji projektu lub wypełnienia zobowiązania (np. "Połączenia" lub "Wyszukiwarka Google"). Jeśli którekolwiek z Twoich zobowiązań wymaga więcej niż jednego kroku, dodaj je do Listy "Projekty". Używam internetowej listy rzeczy do zrobienia, Toodledo, ponieważ ma darmową aplikację na Androida, ale inni też lubią Remember the Milk. Lub możesz użyć list papierowych lub kart indeksowych. Pamiętaj, że celem jest znalezienie najlepszego rozwiązania dla Ciebie.
- Agendy: Te listy przechwytują przedmioty, które dotyczą innych osób lub mogą wymagać dyskusji na spotkaniach. Inne listy specjalne przechwytują pozycje "Oczekiwanie" i "Może / Pewnego dnia".
Co tydzień lub codziennie, zapoznaj się z kalendarzem i listami kolejnych działań dzięki czemu możesz przenieść swoje zobowiązania do ukończenia.
- Drażliwy plik: Przydatnym narzędziem, które David Allen zaleca, jest zestaw 43 folderów (12 miesięcznie i 31 dziennych) do śledzenia elementów wrażliwych na czas, które wymagają działania. Codziennie sprawdzasz pliki ticklerów (korzystam z 31-dniowego organizatora płatności rachunków jako mojego pliku z drażnieniem, ponieważ generalnie nie mam przedmiotów, którymi mógłbym poświęcić miesiąc, których nie można umieścić w moim Kalendarzu Google. drewniany organizator rachunków przy moim zewnętrznym monitorze na zdjęciu w moim domowym biurze).
Konsekwentnie aktualizuj i przeglądaj swoje zobowiązania (w skrzynce odbiorczej i listach), dzięki czemu możesz czuć się pewnie w zarządzaniu i spędzaniu czasu.

To, co najbardziej podoba mi się w systemie GTD, to to, że jest elastyczny i elastyczny, a jednocześnie zapewnia pewne potężne zasady organizacyjne. Jest to bardzo proste w użyciu i pomaga skonsolidować zadania, które muszę wykonywać w związku z różnymi zobowiązaniami zawodowymi. A GTD jest bardzo przyjazny dla geeków, ponieważ naprawdę możesz chodzić po całym świecie w klasyfikowaniu przedmiotów, tworzeniu hacków i niestandardowych narzędziach do zwiększania wydajności i tak dalej. Ostatecznie jednak najważniejsza jest pewność spokoju i produktywności.