Komunikacja to ciężka praca. Według najnowszych badań, 1/3 czasu spędzamy w biurze na wiadomości e-mail - liczba ta z pewnością rośnie.
I to nawet nie bierze pod uwagę stresu związanego z zastanawianiem się, jak przekazać potencjalnie trudną wiadomość, jak proszenie o pomoc, odmawianie lub przyznawanie się do pomyłki.
Aby maksymalnie wykorzystać Twój czas i energię, podsumowaliśmy niektóre z naszych ulubionych skryptów i szablonów, dzięki którym e-maile (i kilka innych rzeczy, takich jak ta przykra rekomendacja LinkedIn, którą musisz napisać) były znacznie łatwiejsze i mniej czasochłonne.
Niezależnie od tego, czy szukasz pracy, sieci, zajmujesz się codzienną komunikacją w pracy, czy próbujesz być lepszym menedżerem, znajdź swoją sytuację poniżej, dostosuj szablon do swoich upodobań i wyślij go!
Poszukiwania pracy
1. Potrzebujesz pomocy sieci w znalezieniu pracy
Dotarcie do bieżącej sieci i poinformowanie ich, że jesteś na polowaniu, to niezawodny sposób na ułatwienie poszukiwania pracy: Po co szukać samodzielnie, skoro możesz mieć całą armię kontaktów, która również szuka okazji? Ale aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że ci pomogą, ułatw im to, wysyłając taki e-mail.
2. Potrzebujesz skierowania w swojej wymarzonej firmie
Złożyłeś podanie o pracę w swojej wymarzonej firmie, a potem zauważyłeś, że przyjaciel jest połączony z kimś tam. Proszenie go, by się z tobą połączył i poręczył za ciebie, może być dziwne, ale nie musi tak być. Oto jak to zrobić we właściwy sposób.
3. Chcesz napisać idealny list motywacyjny, aby rozwinąć swoje umiejętności
Twój list motywacyjny nie powinien po prostu przeglądać historii pracy (to jest praca Twojego CV). Podkreślanie swoich umiejętności może być świetnym sposobem na pomieszanie rzeczy lub pokazać, dlaczego jesteś idealnym kandydatem, jeśli masz mniej tradycyjną ścieżkę. Wypełnij ten szablon i sprawdź, jak imponująco brzmisz.
4. Musisz napisać notatkę z podziękowaniem za rozmowę
Zwłaszcza jeśli dużo rozmawiasz, nie musisz martwić się każdą indywidualną kartką z podziękowaniem. Aby uzyskać podstawową notatkę dotyczącą wykonania zadania, zacznij od tego szablonu, delikatnie go popraw dla każdej firmy i roli, i wyślij go przez EOD po zakończeniu rozmowy.
5. Chcesz wysłać notatkę z podziękowaniami, która naprawdę wykracza poza i poza nią
Jeśli rozmawiałeś właśnie o swojej wymarzonej pracy, możesz wyjść poza podstawowe podziękowania. Zapoznaj się z tym szablonem, aby dowiedzieć się, jak możesz wnieść wartość dodaną do firmy, zanim jeszcze dostaniesz ofertę pracy. Dzięki takiemu podejściu kierownikowi ds. Zatrudnienia trudno będzie nie wjechać na pokład.
6. Aplikowałeś na pracę tydzień lub dwa razy - i chcesz się zameldować
Nie słyszałeś o swojej wymarzonej pracy? Jeśli wstrzymujesz oddech od kilku tygodni, wysłanie krótkiej, profesjonalnej wiadomości e-mail, takiej jak ta, nie stanowi problemu.
7. Musisz odrzucić ofertę pracy
Przeprowadziłeś wywiad, otrzymałeś ofertę - ale zdecydowałeś, że musisz ją odrzucić. Doceń wiadomość, krótko wyjaśnij dlaczego i upewnij się, że drzwi są otwarte. Te pomysły powinny pomóc w stworzeniu wiadomości.
W biurze
8. Naprawdę nie wiesz, o co prosi nadawca
Znasz ten e-mail: Jest wiele słów, ale tak naprawdę nic nie zostało powiedziane, a ty zastanawiasz się, czego druga osoba chce od ciebie. Może się to wydawać trudną sytuacją, ale rozwiązanie jest w rzeczywistości dość proste: przekaż je z powrotem nadawcy, aby poprosić o wyjaśnienia.
9. Musisz coś powiedzieć „nie”
Nawet jeśli musimy to zrobić (lub naprawdę chcemy to zrobić), wszyscy mamy trudności z powiedzeniem „nie”. Bez względu na sytuację, te krótkie i słodkie skrypty znacznie ułatwią.
10. Musisz powiedzieć „nie” komuś, kto naprawdę chce ci pomóc
Powiedzenie „nie” jest szczególnie trudne, gdy jest to ktoś, komu naprawdę chcesz pomóc, po prostu nie masz przepustowości: przyjaciel, bliski współpracownik lub ktoś, kto dawał ci wsparcie w przeszłości. Skorzystaj z tego szablonu, aby to ułatwić i pozwolić mu na opuszczenie go w możliwie najbardziej troskliwy sposób.
11. Otrzymujesz skomplikowaną listę prania myśli, pomysłów i zadań
Ten e-mail zawiera wiele elementów akcji, pytań, przemyśleń, komentarzy, zadań - lista jest długa. Zajmie ci wieczność po prostu przejrzenie wiadomości, nie mówiąc już o wykonaniu pracy. Twoja odpowiedź będzie nieco inna w zależności od tego, czy jest to szef, czy kolega, ale w obu przypadkach musisz poprosić o pomoc w ustaleniu priorytetów.
12. Potrzebujesz więcej informacji, aby odpowiedzieć
Ktoś zadaje ci nieoczekiwane pytanie i nie masz pojęcia, o czym on lub ona mówi. Lub masz poczucie, ale wiesz, że potrzebujesz trochę więcej informacji, aby dobrze odpowiedzieć. Szybko wyślij wiadomość e-mail do nadawcy z prośbą o kontekst lub szczegółowe informacje, których potrzebujesz.
13. Twój kolega sprawia, że projekt jest zbyt trudny
Czy pracujesz z kimś, kto czyni coś o wiele (znacznie) trudniejszym, niż to musi być? Trudno zasugerować lepszy sposób bez zranienia czyichś uczuć, ale dzięki temu ułatwisz wszystkim życie. Po prostu mądrze wybieraj słowa i używaj zwrotów przypominających koledze, że współpracujesz nad tym.
14. Masz konflikt w miejscu pracy - i musisz powiedzieć swojemu szefowi
Oczywiście bieganie do szefa nie powinno być pierwszą rzeczą, którą robisz, gdy masz problemy z jednym ze współpracowników; spróbuj najpierw samemu to wypracować, zanim przystąpisz do rekrutacji. Ale jeśli sytuacja będzie się zbliżać, możesz porozmawiać ze swoim przełożonym - o ile postępujesz zgodnie z tym skryptem i nie brzmi to tak, jakbyś marudził.
15. Musisz odrzucić projekt
Jeśli zostałeś poproszony o wykonanie projektu, którego tak naprawdę nie chcesz zrobić, chcesz napisać coś więcej niż „absolutnie nie” z powrotem. Niezależnie od tego, czy nie jest to część pracy, czy po prostu nie uważasz, że warto poświęcić czas, zacznij od tych skryptów, aby ładnie powiedzieć „nie”.
16. Porzucasz pracę
Pisanie listu rezygnacyjnego może być co najmniej przerażające, ale dzięki temu prostemu szablonowi możesz napisać świetny list i szybko wyjść z domu.
Zarządzanie
17. Zapraszasz kandydata na rozmowę kwalifikacyjną
Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz rozmowę z kimś po raz pierwszy, czy robisz to przy rejestracji i masz dość pisania wiadomości e-mail, mamy idealny szablon zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną - pełen wszystkich szczegółów, których potrzebuje on lub ona wiedzieć.
18. Oferujesz kandydatowi pracę
Przeprowadziłeś wywiad z kimś, kto go zabił , i ciesz się, że możesz zaprosić go do drużyny! Użyj tego prostego szablonu, aby jak najszybciej uzyskać tę ofertę.
19. Odrzucasz kandydata
Ten może być trudny, ale sztuczka polega na tym, aby był krótki i na temat. Kopiowanie i wklejanie tego szablonu powinno znacznie ułatwić zadanie.
20. Zrobiłeś bałagan - i musisz powiedzieć swoim klientom
Przekazywanie wiadomości o kryzysie lub problemie swoim klientom lub klientom może być trudne, ale daje szansę pokazania, że jesteś na szczycie i pracujesz nad tym problemem. Ten skrypt powinien pomóc w szybkim przekazaniu wiadomości, abyś mógł poświęcić więcej czasu na naprawienie problemu.
21. Musisz napisać rekomendację LinkedIn - szybko
Nie obijaj się, gdy zostaniesz poproszony o napisanie rekomendacji dla kogoś na LinkedIn. Wypełnij puste pola tego szablonu, a otrzymasz wyróżniającą się rekomendację w mniej niż pięć minut.
Sieć
22. Potrzebujesz wstępu
Dowiadujesz się, że przyjaciel lub kolega zna osobę, która byłaby dla Ciebie idealna, niezależnie od tego, czy chodzi o Twój rozwój zawodowy, poszukiwanie pracy lub wysiłki sprzedażowe. Jak możesz poprosić osobę kontaktową o przedstawienie Cię bez wydawania się potrzebującym i irytującym? Ten szablon powinien załatwić sprawę.
23. Zostałeś poproszony o wprowadzenie
Jeśli kolega poprosił Cię o przedstawienie go kontaktowi. Ale nie chcesz tylko od razu ich połączyć - chcesz się upewnić, że twój kontakt jest w porządku z przedstawieniem się, aby go nie zirytować lub sprawić, że poczuje się niekomfortowo. Oto e-mail, który należy wysłać, aby uzyskać OK.
24. Właściwie to robisz wprowadzenie
Wszystko zostało powiedziane i zrobione, a twój kontakt chętnie zapozna się z przyjacielem. Świetny! Użyj tego krótkiego szablonu, aby krótko przypomnieć każdej osobie, dlaczego ją wprowadzasz, a następnie wyjmij to z rąk!
25. Musisz wyjaśnić, co robisz
Niezależnie od tego, czy jesteś osobiście na spotkaniu sieciowym, czy przez e-mail z nowym kontaktem, wytłumaczenie tego, co robisz, nie jest nudne. Wskazówka: Nie mów tylko swojego stanowiska pracy. Następnie spójrz na ten szablon, aby upiększyć wysokość swojego windy.
26. Chcesz, aby klient polecił Cię innym
Czy masz klientów, którzy cię kochają - i mając nadzieję, że powiedzą o tym, jak wspaniałe są twoje produkty lub usługi? Ten e-mail sprawi, że każdy będzie mógł Ci bardzo pomóc.
27. Masz zbyt wiele osób proszących o „wybranie mózgu”
Nie masz czasu, aby odpowiedzieć na wszystkie e-maile z prośbą o udzielenie wywiadów informacyjnych, a co dopiero mówić o nich? Oto kilka strategii umożliwiających jego działanie - lub odrzucenie - za pomocą łatwych do wysłania skryptów dla każdego z nich.
Łatwo, prawda?
Zanim jednak wyślesz tę wiadomość, pamiętaj o tych 25 podstawowych zasadach etykiety e-mail - to znaczy, jeśli chcesz, aby Twój e-mail rzeczywiście otrzymał odpowiedź.
