Jako ktoś, kto prowadzi dużą organizację z dziesiątkami wirtualnych pracowników, widziałem swoją uczciwą część e-maili. Podobnie jak w przypadku wszystkich innych rzeczy w życiu, niektóre przesłania są lepsze od innych.
W świecie korespondencji e-mail „ugh” jest prawdopodobnie ostatnią rzeczą, którą szef chce powiedzieć podczas czytania wiadomości. Jakie rodzaje wiadomości należy unikać i jak je ulepszyć? Poniżej znajdują się trzy główne przykłady.
1. Niepotrzebne dalsze wiadomości e-mail
Kolejne wiadomości e-mail mają różne kształty i formy, więc co czyni je niepotrzebnymi? Jeśli cała twoja wiadomość wymaga od szefa wysłania Ci e-maila, staje się to bardziej uciążliwe niż ważna korespondencja.
Wiele osób wysyła te e-maile z paranoi, że zrobiły coś źle lub coś przeoczyły, ale z perspektywy szefa mogę powiedzieć, że irytujące jest otrzymywanie kolejnych wiadomości e-mail, gdy ktoś nie dał mi szansy oddychać.
Jeden przykład: dawno temu miałem pracownika, który wpadłby w panikę, gdybym nie odpowiedział na jej e-maile w ciągu godziny, myśląc, że to znaczy, że zrobiła coś złego (kiedy w rzeczywistości po prostu nie dostałam na jej e-mail). Mogę wymyślić jeden szczególny przypadek, kiedy wróciłem do domu z długiego dnia, aby znaleźć sześć (tak, sześć !) E-maili od niej z pytaniem, czy otrzymałem jej wiadomość.
Yikes.
Co zamiast tego wysłać
Podczas gdy większość ludzi nie byłaby tak paranoiczna, że wysyłałaby sześć kolejnych wiadomości e-mail dziennie, nawet jeden nieterminowy e-mail może sprawić, że szef będzie zirytowany.
O ile treść Twojego e-maila nie musi być rozpatrywana dzisiaj (w takim przypadku prawdopodobnie powinieneś porozmawiać osobiście z szefem zamiast e-mailem), sugeruję poczekać co najmniej 24 godziny, a następnie wysłać coś, co lubię nazywać „faux follow” -up ”.
Wymaga to wysłania dalszych informacji („Sprawdzam tylko, czy otrzymałeś raporty kwartalne, które przesłałem ci dwa dni temu”), ale także zawierasz trochę innych ciekawostek, czy to chodzi o nadchodzącą prezentację, czy o aktualizacja bieżącego projektu („Och, właśnie dostaliśmy najnowsze liczby na koncie X, a sprzedaż wzrosła o 30%!”). Dzięki temu możesz sprytnie poprosić szefa o aktualizację, a także podać mu informacje, które dodadzą wartości, dzięki czemu poczujesz się mniej, jakbyś tylko go denerwował.
2. E-maile z nowymi pomysłami
Absolutnie uwielbiam entuzjastycznych członków zespołu, ale coś, co robi się trochę przytłaczające, to fakt, że pracownicy wysyłają mi wszystkie swoje nowe pomysły - w osobnych wiadomościach e-mail. Kiedyś otrzymałem 10 różnych e-maili w ciągu 24 godzin, ponieważ ktoś z zespołu marketingowego osiągnął inspirację i wciąż wysyłasz mi nowe pomysły.
Chociaż było tak wiele nowych rzeczy do wypróbowania, było niesamowite, było również bardzo mylące, próbując katalogować wszystko i śledzić każdy nadchodzący e-mail i pomysł. Nawet jeśli tylko jeden e-mail zawiera nowe pomysły lub koncepcje, to takie proste zgubić go w czarnej dziurze, która jest moją skrzynką odbiorczą.
Co zamiast tego wysłać
Po pierwsze, poleciłbym poczekać na bardziej odpowiedni czas na przedstawienie pomysłów. W przypadku pracownika zespołu marketingowego czekałbym na spotkanie Google Hangout, które zaplanowaliśmy na następny tydzień, aby omówić to wszystko.
Jeśli nie masz pewności, kiedy jest właściwy czas - lub z jakiegoś powodu e-mail jest jedyną opcją - zalecam wysłanie e-maila do szefa z informacją, że masz nowe pomysły i chcesz wiedzieć, w jaki sposób najlepiej udostępnić byłyby. Gdyby mój pracownik mnie o to poprosił, powiedziałbym jej, żeby wysłała mi jeden e-mail z dokumentem Word wypełnionym wszystkim, czego chciała. Byłoby to znacznie bardziej usprawnione i łatwe do zapisania na później. Twój szef może zasugerować szybki telefon, aby porozmawiać z nimi lub poprosić, aby zebrać pomysły, a następnie wysłać je masowo w określony dzień tygodnia.
3. E-maile, w których Twój szef jest kierowany bez powodu
Każdy profesjonalista zirytowałby się byciem CCed w wątkach e-mailowych, których tak naprawdę nie są częścią: To tylko zwiększa liczbę e-maili, a ty tracisz czas na czytanie czegoś, co prawdopodobnie nie musi być.
Z punktu widzenia pracownika rozumiem: Chcesz mieć pewność, że twój szef wie, że wykonujesz swoją pracę i że starasz się zachować ciągłość komunikacji. Ale w większości przypadków to wszystko zapycha skrzynkę odbiorczą twojego szefa.
Co zamiast tego wysłać
O ile twój szef nie musi absolutnie być w pętli, zabierz go z linii CC i po zakończeniu interakcji wyślij bardzo krótkie streszczenie istotnych informacji, które pojawiły się podczas rozmowy („FYI, Company Y będzie opisywany w tej historii z datą Z ”). Dzięki temu Twój menedżer jest informowany o tym, co się dzieje, bez ciągłego utrzymywania go w pętli podczas opracowywania szczegółów. Jeden e-mail zdecydowanie przewyższa 42!
Ogólnie rzecz biorąc, nazwa gry polegająca na wysyłaniu wiadomości e-mail do szefa polega na usprawnieniu wiadomości i bardziej selektywnym przesyłaniu wiadomości. Może to zabrzmieć w sposób sprzeczny z intuicją, ale jeśli otrzymuję mniej wiadomości e-mail od pracownika, ale wszystkie są znaczące, prawdopodobnie myślę, że ta osoba wykonuje lepszą pracę niż ktoś, kogo ciągle słyszę.
