Kilka tygodni temu rozmawiałem z koleżanką o naszej pogardzie dla spotkań, a ona powiedziała: „Czuję, że ciągle powtarzamy tę samą rozmowę. Jeśli nie są wykonane poprawnie, mogą być czasowymi palnikami. ”
Nie mogłem się więcej zgodzić. W poprzednich pracach, gdy w mojej skrzynce odbiorczej pojawiały się zaproszenia z kalendarza, często wydawałem głośne westchnienie (co zawsze jest świetne w otwartym biurze). Później spędziłem cenny czas, próbując wymyślić, jak tego nie zaakceptować.
Nie twierdzę, że wszystkie spotkania są bezwartościowe. Niektóre są absolutnie konieczne. A czasem są to jedyny sposób na załatwienie sprawy. Ale wierzę również, że jest miejsce dla nas, aby być niewiarygodnie bardziej wydajnym, zadając sobie te trzy pytania przed każdym z nich.
1. Kto musi tu być?
Wskazówka: Prawdopodobnie nie tylu ludzi, jak myślisz. Kluczem jest być świadomym tego, kogo chcesz tam być, abyś mógł zagwarantować, że będzie tak produktywny i znaczący, jak to możliwe dla wszystkich stron. Nikt nie powinien przestać myśleć: „Cóż, to była kolosalna strata mojego czasu”.
Ponieważ to uczucie nie jest dobre dla jednostki, grupy lub firmy. Wyobraź sobie całą pracę, którą można by wykonać, gdybyś miał w pokoju tylko cztery osoby zamiast 10. Na 60-minutowy przedział czasu to sześć godzin, które można by poświęcić na pracę.
Załóżmy na przykład, że burza mózgów na temat nowego logo firmy. Projektant graficzny zapewnia, że rozumie wizję. Dyrektor marki jest tam, aby upewnić się, że jest zgodny z wytycznymi firmy. Ale czy potrzebujesz menedżera HR, ponieważ umieszcza logo na każdym ogłoszeniu o pracę? Nie. Po sfinalizowaniu możesz poprosić ją o zamianę starego na nowy. Na razie zostaw ją - ona ma pracę do wykonania!
Jeśli nie jesteś organizatorem, powinieneś ocenić, czy Twoja obecność jest niezbędna. Czasami współpracownicy zapraszają cię po prostu dlatego, że myślą, że chcesz tam być. Możesz jednak odmówić, jeśli uważasz, że jest to właściwe (tj. Jeśli nie masz pojęcia, co byś wniósł lub jeśli jesteś po prostu zbyt zajęty).
W takich sytuacjach mówię coś w stylu: „Cześć. Myślę, że poradzi sobie z tym sama. Jeśli jednak jest jakiś konkretny powód, dla którego chcesz, żebym był obecny, daj mi znać! ”
A potem weź tę wolną godzinę i wróć do zgiełku.
2. Jakie są cele?
Co dokładnie próbujesz osiągnąć? Wcześniejsze określenie celów ma kluczowe znaczenie. Może pomóc ci w realizacji zadania i pomóc w kształtowaniu całej rozmowy. W przeciwnym razie możesz siedzieć przez 45 minut i rozmyślać o tym, jak Leonard zawsze nuci melodię Titanica . (Dostaje mnie też za każdym razem. Nigdy nie puszczaj, Jack!)
„Skuteczny program określa jasne oczekiwania co do tego, co musi się wydarzyć przed spotkaniem i podczas niego”, wyjaśnia Roger Schwarz, autor Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Unstuck to Get Results.
„Pomaga członkom zespołu w przygotowaniu, mądrze rozdziela czas, szybko pozwala wszystkim na ten sam temat i określa, kiedy dyskusja jest zakończona. Jeśli problemy nadal występują podczas spotkania, dobrze zaprojektowany program zwiększa zdolność zespołu do skutecznego i szybkiego ich rozwiązywania ”, mówi Schwarz.
Być może po prostu chcesz, aby każdy zapewniał aktualizacje statusu projektów o najwyższym priorytecie. Lub musisz podjąć decyzję - dzisiaj - o tym, który menedżer konta zostanie przypisany do wielkiego, nowego klienta.
Ustal miejsce docelowe i dotrzyj na miejsce. (Ponadto pomocne jest podzielenie się planami z resztą uczestników, aby wiedzieli, czego mogą się spodziewać i czy jest coś, co powinni zrobić wcześniej).
A oto wskazówka: jeśli nie potrafisz wskazać powodu spotkania, proszę, z powodu miłości do wszystkich rzeczy czekoladowych, anuluj go .
3. Co muszę przygotować?
Mój były kolega blokował czas na przygotowanie się na spotkania z innymi ludźmi i zawsze zastanawiałem się, dlaczego. A potem uczęszczałem na grupę, w której albo całkowicie zapomniałem o tym, o czym rozmawialiśmy ostatnim razem i musiałem podsumować, albo (zawstydzająco) nie ukończyłem przedmiotu akcji. We wszystkich tych przypadkach musieliśmy poświęcać więcej czasu na nasze harmonogramy.
Aby upewnić się, że tak się nie stanie, musisz pokazać się przygotowany. Może przegląda notatki z zeszłotygodniowej sesji, więc jest świeżo w pamięci. A może tworzy listę rozmów i odpowiedzi, których potrzebujesz. Cokolwiek to jest, znajdź czas, aby to zrobić. To się opłaci.
Jako przykład nadzoruję program edukacji rówieśniczej mojego wydziału i ciężko pracuję, aby go odnowić. Za dwa tygodnie będę rozmawiać z przełożonym w cztery oczy, aby omówić moje propozycje. Zbieram opinie od uczniów i gromadzę myśli, a następnym krokiem jest opracowanie struktury i osi czasu na papierze.
Jeśli podchodzę do niej z pustymi rękami, prawdopodobnie spędzimy czas na podrzucaniu sobie pomysłów, co samo w sobie nie jest złe , ale też nie pomaga mi iść do przodu.
Obiecuję ci - lubię pracować z ludźmi. Ale jedną z moich głównych wad zwierząt jest nieefektywność, szczególnie gdy łatwo jest temu zapobiec. Jeśli twój plan zajęć jest trochę zbyt pełny lub jeśli za każdym razem się spotykasz, masz retrospekcje, aby poczekać, aż zadzwoni dzwonek w szkole średniej, być może czas cofnąć się o krok i zacząć zadawać sobie te pytania.
I hej - jeśli masz więcej takich pytań, które sobie zadajesz, daj mi znać, jakie są na Twitterze!
