31 Porady, aby zmniejszyć zasysanie poczty e-mail - muza

Email: Uwielbiamy to, nienawidzimy tego, uwielbiamy go nienawidzić. Ale ponieważ nigdzie się to nie zmierza, jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci jak najlepiej to wykorzystać.

Od wskazówek, jak przeładować swoją przepełnioną skrzynkę odbiorczą, po strategie, które pomogą Ci ją zmniejszyć, a także sprytne sposoby upewnienia się, że wysyłane e-maile mają duży wpływ, mamy wszystko, czego potrzebujesz, aby zmienić skrzynkę odbiorczą w potęga komunikacji.

Jeśli chcesz: Zachowaj czystość skrzynki odbiorczej

1. Najłatwiejszym sposobem na powstrzymanie się od otrzymywania tak wielu wiadomości e-mail jest anulowanie subskrypcji dziesiątek biuletynów, które są przeznaczone do przeczytania - ale tak naprawdę nigdy nie robią. Unroll.me to absolutnie najłatwiejszy sposób na zidentyfikowanie tych frajerów w skrzynce odbiorczej - i masowe wypisanie się.

2. Jeśli otrzymujesz dużo niechcianej poczty od osób fizycznych, możesz także wypróbować BoxBe. BoxBe używa tak zwanej spersonalizowanej „Listy gości”, aby upewnić się, że otrzymujesz wiadomości e-mail od osób, które są dla Ciebie ważne, a jednocześnie przeglądasz wiadomości od innych osób w osobnej „Liście oczekujących”. Każdy, kto nie znajduje się na liście gości, otrzyma poprosić o zweryfikowanie wiadomości przed dostarczeniem jej do skrzynki odbiorczej.

3. Spróbuj użyć automatycznej odpowiedzi e-mail - i to nie tylko wtedy, gdy jesteś poza biurem. Twoja automatyczna odpowiedź nie musi być długa ani szczegółowa, ale szybka wiadomość „Cześć, otrzymałem twój e-mail i skontaktuję się z Tobą, gdy będę mógł!” Może powstrzymać chętnych bobrów przed wysłaniem kolejnych wiadomości e-mail miałeś okazję odpowiedzieć. Oto jak to skonfigurować.

4. Oprzyj się pokusie odpowiadania na wszystkie wiadomości e-mail we właściwy sposób. Jak wyjaśnia Alexandra Franzen, „wiele„ pilnych ”e-maili zazwyczaj rozwiązuje się bez Twojej pomocy. Decydując się na brak natychmiastowej odpowiedzi, trenujesz ludzi, aby byli bardziej samowystarczalni - jednocześnie tworząc rozsądne, realistyczne oczekiwania co do tego, jak szybko będziesz w stanie odpowiedzieć ”.

5. Zapobiegaj wysyłaniu kolejnych wiadomości e-mail, kończąc je wyraźnymi instrukcjami zamiast pytaniami. Zamiast powiedzieć: „Czy powinniśmy połączyć się ponownie w przyszłym tygodniu?” Spróbuj: „Zadzwonię do ciebie we wtorek rano, aby się połączyć”. Jeśli to nie zadziała, odbiorca poinformuje cię - ale w przeciwnym razie zapobiegłeś niepotrzebne tam iz powrotem.

Jeśli chcesz: Skróć czas wysyłania e-maili

1. Chcesz, aby Twoje e-maile były zarówno krótkie, jak i produktywne? Postaraj się, aby każda wiadomość miała pięć zdań - a nawet mniej. Istnieje nawet strona, która została stworzona, aby pomóc: five.sentenc.es! Jak wyjaśnia: „Traktuj wszystkie odpowiedzi e-mail jak SMS-y, używając określonej liczby liter na odpowiedź. Ponieważ zbyt trudno jest liczyć litery, zamiast tego liczymy zdania. ”Potrzebujesz porady na temat zwięzłości, ale nadal uprzejmości? Elliott Bell ma kilka świetnych wskazówek.

2. Jeśli ciągle wysyłasz te same wiadomości e-mail, zapisz szablony w folderze wersji roboczych (na początek jest ich 27) lub skorzystaj z laboratorium „Odpowiedzi w puszce” Gmaila, które pozwala zapisać dowolną liczbę odpowiedzi i łatwo je wstawić do twoich e-maili. (Zobacz, jak to skonfigurować, dzięki uprzejmości Gadgetwise.)

3. Wysyłasz dużo e-maili ze swojego telefonu? Wypróbuj automatyczny tekst, narzędzie, które pozwala wpisać niestandardowy skrót, który następnie przekształca się w pełny tekst. Na przykład wpisanie „rl8” może zostać rozwinięte do „Spóźniam się”, co jest przydatne, gdy wybierasz się na spotkanie. (Oto jak to skonfigurować.)

4. O ile praca nie wymaga natychmiastowego reagowania na wiadomości e-mail, ustaw kilka razy dziennie sprawdzanie skrzynki odbiorczej. Ten czas może być inny każdego dnia, po prostu musi być celowy (na przykład dzisiaj odłożę na 9-10 rano, aby przejrzeć moją skrzynkę odbiorczą, a następnie spojrzę na to ponownie od 4-5).

5. Dodaj dwa tagi (lub filtry w Gmailu) do skrzynki odbiorczej: „szybka odpowiedź” i „wymaga skoncentrowanego czasu”. Jeśli wiesz, że masz solidny blok nieprzerwanego czasu, zacznij od otwarcia folderu z ukierunkowanym czasem i zdecyduj, który z nich najbardziej Ci odpowiada trzeba się zająć. A następnym razem, gdy masz kilka minut do stracenia, czekając na autobus lub w kolejce na kawę, otwórz folder „szybkiej odpowiedzi” zamiast sprawdzać Instagram.

6. Skonfiguruj swój adres e-mail, aby po przetworzeniu jednego e-maila i jego zapisaniu lub usunięciu zostałeś przeniesiony bezpośrednio do następnego w swojej skrzynce odbiorczej zamiast z powrotem do listy wiadomości e-mail. (W przypadku Gmaila możesz to zrobić za pomocą opcji Auto-Advance w Gmail Labs.) Zmniejsza to czas poświęcony na wybranie wiadomości, na którą należy zwrócić uwagę!

7. Chcesz szybko dotrzeć do wiadomości e-mail? Wypróbuj grę e-mail, która daje pięć minut na przesłanie jak największej liczby e-maili i nagradza Cię punktami. Koncentruje się także na rozwiązywaniu 10–20 wiadomości e-mail jednocześnie, dzięki czemu bitwa skrzynki odbiorczej wydaje się bardziej brańska.

Jeśli chcesz: Zorganizuj swoją skrzynkę odbiorczą

1. Nie przechowuj wszystkich swoich e-maili w skrzynce odbiorczej - usuń je, zarchiwizuj lub zarchiwizuj po ich przetworzeniu. Badanie przeprowadzone w 2011 r. Przez Princeton's Neuroscience Institute wykazało, że „gdy twoje środowisko jest zagracone, chaos ogranicza twoją zdolność koncentracji”. Dotyczy to również środowiska wirtualnego; im więcej e-maili zobaczysz - nawet tych, które już nie mają znaczenia - tym więcej czasu twój mózg poświęci podświadomie na ich myślenie.

2. Dla osób, które nie lubią list rzeczy do zrobienia, łatwym rozwiązaniem (a przynajmniej tak im się wydaje) jest użycie skrzynki odbiorczej jako jednej. Ale w przypadku prawdziwych zadań, takich jak „Stwórz propozycję dla nowego klienta” lub „Płać czynsz za biuro”, nadszedł czas, aby znaleźć system listy rzeczy do zrobienia, który będzie dla Ciebie odpowiedni. Używanie skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia stawia Twój czas w rękach innych osób - z każdym nowym adresem e-mail pojawia się nowe zadanie, niezależnie od tego, czy ci się to podoba, czy nie. Ale konieczność świadomego dodania zadania do listy rzeczy do zrobienia jest okazją do ustalenia, czy naprawdę powinieneś teraz to robić, zamiast wykonywać inne prace.

3. Możesz użyć Gmaila, aby niektóre e-maile automatycznie pomijały skrzynkę odbiorczą. Na przykład, jeśli automatycznie zapłacisz rachunek za kabel, możesz go zarchiwizować automatycznie i dodać etykietę „Finansowa”. Nie musisz go nigdy widzieć, ale jeśli go potrzebujesz, wiesz, gdzie go znaleźć. Mówiąc o znajdowaniu rzeczy…

4. Przed wysłaniem wiadomości e-mail przeczytaj ją w celu wyszukiwania. Czego byś później szukał, aby znaleźć tego e-maila? Czy te słowa są w e-mailu? Możesz zmienić „Notatki ze spotkania z Jackiem” na „Notatki z sierpniowego spotkania z Jackiem Smithem z Amazon”.

5. W rzeczywistości istnieje mnóstwo poleceń wyszukiwania, które znacznie ułatwiają znalezienie starej wiadomości e-mail. Oto podstawa, w jaki sposób znaleźć dowolny e-mail według tematu, tematu, nadawcy i innych.

Jeśli chcesz: uczynić swoją skrzynkę odbiorczą znacznie chłodniejszą

1. Czy chciałeś kiedyś umieścić karteczki samoprzylepne na swojej skrzynce odbiorczej? Odpowiednio nazwana Notatka dla Gmaila umożliwia dołączanie notatek i tagów do dowolnej wiadomości e-mail - przypinanie notatek do wątku e-mail, u góry widoku wysłanych wiadomości e-mail lub w dowolnym innym miejscu skrzynki odbiorczej.

2. Dodatek Gmail Rapportive to marzenie sieci: wtyczka wyświetla informacje o sieciach społecznościowych kontaktów bezpośrednio w skrzynce odbiorczej, dzięki czemu możesz łączyć się z nimi na LinkedIn, Facebooku i Twitterze bez opuszczania Gmaila. Możesz również zobaczyć listę dziurkaczy z ich ostatnich wiadomości e-mail i nagrywać prywatne notatki, aby dołączyć je do ich adresów na koncie.

3. Podobnie jak Gmail na sterydach, Gmelius to rozszerzenie przeglądarki dla Chrome, Firefox i Opera, które znacznie poprawia komfort korzystania z Gmaila - od oczyszczonego interfejsu (bez reklam!) Po możliwość blokowania modułów do śledzenia poczty e-mail w celu ochrony prywatności. Inną ulubioną funkcją jest automatyczny przycisk „Anuluj subskrypcję”, który zastępuje przycisk „Spam” Gmaila, gdy Gmelius wykryje listę adresową.

4. Znasz te e-maile, o których wiesz, że nie dotrzesz później, ale boisz się, że zapomnisz? Wtyczka Boomerang, obecnie dostępna dla Gmaila i Outlooka, jest idealna do radzenia sobie z nimi. Możesz zaplanować zniknięcie e-maila i powrót w późniejszym terminie - gdy będziesz gotowy, aby to zrobić - pozostawiając skrzynkę odbiorczą wyraźniejszą do tego czasu. Boomerang pozwala również zaplanować wysłanie wiadomości e-mail w późniejszym terminie i skonfigurować powtarzające się wiadomości e-mail.

5. Sprawdź Gmail Labs - które pozwala wypróbować dodatkowe funkcje Gmaila, takie jak „cofnij wysyłanie” i przeglądanie kalendarza bezpośrednio w skrzynce odbiorczej. Przejdź do ustawień Gmaila, a następnie kliknij „Laboratoria”, aby rozpocząć.

6. Czy podpisujesz lub wysyłasz wiele dokumentów i umów? Hellosign dla Gmaila pozwala podpisywać dokumenty i wypełniać formularze bez opuszczania skrzynki odbiorczej - prawdziwy ratownik dla tych, którzy nienawidzą skanerów, drukarek i faksów.

Jeśli chcesz: Pobierz e-maile

1. Postaw 50 pierwszych znaków każdej wiadomości tak zwięźle i wykonalnie, jak to możliwe, mówi Fast Company . Kuszący otwieracz zwiększa prawdopodobieństwo, że odbiorcy będą czytać dalej.

2. Długie bloki tekstu wyglądają zniechęcająco do czytania, więc zastanów się, jak uczynić tekst bardziej czytelnym. Używaj punktorów, list, pogrubienia i krótkich akapitów, które można łatwo przesuwać. Masz problem z jego odcięciem? Może to być znak, że próbujesz za dużo pokryć.

3. Jeśli przechodzisz przez więcej niż jeden punkt lub stawiasz więcej niż jedno pytanie w e-mailu, upewnij się, że te elementy wyróżniają się z reszty narracji, umieszczając je pogrubioną czcionką, wyróżniając je lub umieszczając na liście punktowanej. Kontrast w naturalny sposób zwraca uwagę odbiorcy na treść wiadomości (kawałek, na który nie możesz go przegapić!).

4. Zadawaj pytania tak szczegółowe, jak to możliwe. „Co sądzisz o propozycji?” Nie jest dobrym pytaniem. „Czy możemy zrealizować propozycję dostawcy do 20 000 $ do piątku?” Jest lepsza.

5. Chcesz złapać szefa lub kogoś ważnego w mniej pracowity dzień, ale nie znasz jego harmonogramu? Unikaj wysyłania wiadomości e-mail we wtorek i czwartek. To dni, w których ludzie mają najwięcej zamówień, i nie chcesz, aby twoja ważna wiadomość zaginęła w morzu biuletynów, ofert i innej korespondencji.

6. Niech Twój wiersz tematu się liczy - coś, co daje odbiorcy jasne pojęcie, co będzie w wiadomości e-mail. (Premia: Pomoże to również w łatwym wyszukiwaniu wiadomości w skrzynce odbiorczej, jeśli odbiorca zadzwoni w celu omówienia, zamiast odpisywać pocztą elektroniczną.)

7. Badacze z Carnegie Mellon odkryli, że najskuteczniejsze wiadomości e-mail mają tematy, które odwołują się do jednej z dwóch rzeczy: ciekawości (świetne, jeśli jesteś w marketingu) lub użyteczności (prawdopodobnie najlepszej dla reszty z nas). jednominutowe wideo, aby dowiedzieć się więcej.

8. Czy naprawdę chcesz się upewnić, że Twoje wiadomości zostaną przeczytane? Rozszerzenie Chrome MailTrack pozwala sprawdzić, czy i kiedy ludzie czytają twoje e-maile. A jeśli zauważysz, że siedzi tam nieprzeczytany? Sprawdź te wskazówki, jak postępować we właściwy sposób.