W zależności od wersji używanego pakietu Microsoft Office może on zawierać wiele różnych aplikacji. Podstawowa oferta zazwyczaj zawiera programy Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Wydaje się, że program PowerPoint nie zapewnia żadnych zabezpieczeń, ale programy Word, Excel i Outlook zapewniają pewien poziom szyfrowania.
Zabezpieczanie dokumentów Word
W przypadku dokumentów Microsoft Word (Word 2000 i nowszych) można wybrać wyższy poziom bezpieczeństwa podczas zapisywania pliku. Zamiast po prostu kliknąć "Zapisz", kliknij Plik, następnie Zapisz jako i wykonaj następujące kroki:
- Kliknij Przybory w prawym górnym rogu okna dialogowego zapisu pliku
- Kliknij Opcje ochrony
- W polu Opcje bezpieczeństwa dostępne są różne opcje:
- Możesz wpisać hasło w polu obok Hasło do otwarcia jeśli chcesz, aby plik był całkowicie niedostępny bez hasła
- W programach Word 2002 i 2003 możesz kliknąć ikonę zaawansowane obok pola hasła, aby wybrać wyższy poziom szyfrowania, który jest jeszcze trudniejszy do złamania
- Możesz wpisać hasło w polu obok Hasło do modyfikacji jeśli jest OK, aby inni mogli otworzyć plik, ale chcesz ograniczyć, kto może wprowadzać zmiany w pliku
- W dolnej części pola Opcje bezpieczeństwa dostępne są również opcje chroniące prywatność dokumentu:
- Usuń dane osobowe z właściwości pliku przy zapisie
- Ostrzegaj przed wydrukowaniem, zapisaniem lub wysłaniem pliku zawierającego śledzone zmiany lub komentarze
- Zapisz losową liczbę, aby poprawić dokładność połączenia
- Pokaż ukryty znacznik widoczny podczas otwierania lub zapisywania
- Kliknijdobrze aby zamknąć okno Opcje bezpieczeństwa
- Wybierz nazwę pliku i kliknij Zapisać
Zabezpieczanie plików Excel
Excel oferuje bardzo podobny styl ochrony do Microsoft Word. Wystarczy kliknąć Plik, Zapisz jako i wykonaj następujące kroki:
- Kliknij Przybory w prawym górnym rogu okna dialogowego zapisu pliku
- Kliknij Opcje ogólne
- Możesz wpisać hasło w polu obok Hasło do otwarcia jeśli chcesz, aby plik był całkowicie niedostępny bez hasła
- Możesz kliknąć na zaawansowane obok pola hasła, aby wybrać wyższy poziom szyfrowania, który jest jeszcze trudniejszy do złamania
- Możesz wpisać hasło w polu obok Hasło do modyfikacji jeśli jest OK, aby inni mogli otworzyć plik, ale chcesz ograniczyć, kto może wprowadzać zmiany w pliku
- Kliknijdobrze aby zamknąć okno opcji ogólnych
- Wybierz nazwę pliku i kliknij Zapisać
Zabezpieczanie plików PST programu Outlook
Faktyczne cyfrowe podpisywanie i szyfrowanie przychodzących lub wychodzących wiadomości e-mail i ich załączników do plików jest oddzielnym zagadnieniem, które zostanie wyjaśnione w innym czasie. Jeśli jednak zdarzy ci się wyeksportować dane z folderów Microsoft Outlook do pliku PST, możesz dodać ochronę, aby zapewnić, że dane nie będą dostępne dla innych. Po prostu wykonaj następujące kroki:
- Kliknij Plik
- Wybierz Importuj i eksportuj
- Wybierać Eksportuj do pliku i kliknij Kolejny
- Wybierz Plik folderów osobistych (.pst) i kliknij Kolejny
- Wybierz folder lub foldery, które chcesz wyeksportować (i wybierz to pole Włączając podfoldery jeśli chcesz), a następnie kliknij Kolejny
- Wybierz ścieżkę wyjściową i nazwę pliku i wybierz jedną z opcji dla pliku eksportu, a następnie kliknij koniec
- Zastąp duplikaty eksportowanymi elementami
- Zezwalaj na tworzenie duplikatów
- Nie eksportuj zduplikowanych elementów
- Pod Ustawienie szyfrowania, wybierz jedną z następujących opcji
- Bez szyfrowania
- Skompresowane szyfrowanie
- Wysokie szyfrowanie
- W dolnej części ekranu wpisz hasło, którego chcesz użyć, aby otworzyć zaszyfrowany plik PST (musisz wprowadzić to samo hasło w obu polach, aby sprawdzić, czy wpisałeś hasło w sposób zamierzony, w przeciwnym razie możesz nie być w stanie otworzyć własnego plik)
- Wybierz, czy chcesz również Zapisz to hasło na liście haseł
- Kliknij dobrze aby zakończyć eksport pliku
(Edytowane przez Andy O'Donnell)
