Co jakiś czas będę otrzymywać jeden z tych e-maili, które każą mi powiedzieć: „Hę?” Moja twarz wykrzywiła się w wyrazie wielkiego zmieszania i nie jestem pewien, co odpowiedzieć. Mogę stwierdzić na podstawie długości lub treści wiadomości e-mail, że potrzebna jest odpowiedź, ale coś w tej wiadomości sprawiło, że nawet rozpoczęcie korzystania z odpowiedzi było ogromnym bólem głowy.
Na te dni, w których masz do czynienia z podobną zagadką, oto moja rada: nie używaj nie-sensownego e-maila, a zamiast tego wrzuć go do sądu drugiej osoby.
Aby ci pomóc, opracowałem sugerowane odpowiedzi na cztery najczęściej spotykane typy mylących wiadomości e-mail, które otrzymuję.
1. Wędrujący non-ask
Ten rodzaj wiadomości e-mail jest najgorszym przestępcą. Zazwyczaj dość długi, z dużą ilością szczegółów, wędrujący e-mail bez pytania jest często nieuporządkowany - i niejasny, czego tak naprawdę chce nadawca. Przeczytasz go ponownie (a potem ponownie przeczytasz po wypiciu kawy) i zdasz sobie sprawę, że to nie jest twój zamazany mózg - to poważna rozmyta komunikacja.
Twoja odpowiedź
3. Lista pralni
Ten rodzaj wiadomości e-mail często zawiera zwariowaną listę punktów wypunktowanych, elementów akcji, pytań i komentarzy - i będzie wymagał dużo czasu nie tylko na przejście, ale także na odpowiedź. Twoje podejście powinno być nieco inne, w zależności od tego, czy nadawca jest uprawniony do powierzenia ci pracy, czy nie, ale w każdym razie poproś go o nadanie priorytetu i podział pracy.
Twoja odpowiedź (jeśli jest to ktoś, kto może przypisać ci pracę)
Twoja odpowiedź (jeśli to ktoś, kto nie powinien przypisywać ci pracy)
4. Zimny e-mail z poradami
Ten typ wiadomości e-mail to odpowiedź, na którą często chcesz odpowiedzieć, ponieważ chcesz pomóc innym, którzy proszą o pomoc, ale niektórzy lepiej radzą sobie z radą niż inni. Kiedy prawie nieznajomy wyśle Ci e-mail z prośbą o coś mglistego lub, co gorsza, odpowiedzieć na więcej pytań niż podanie o przyjęcie na studia, zastanów się, czy nie zmieni on tego pytania.
Twoja odpowiedź
Krótko mówiąc, nie sprawiaj, że czyjaś niezdolność do komunikowania się ze swoimi potrzebami wyraźnie nie pozwoli, aby więcej pracy (lub stresu) spadło na Twój talerz. Przy odrobinie finezji możesz przenieść ciężar rozumienia i ustalania priorytetów wiadomości e-mail z powrotem do sądu nadawcy, skracając czas reakcji i oszczędzając przy tym dużego bólu głowy!
