Jesteś w kolejce w Starbucks. Jesteś pierwszym, który przybył na spotkanie. Po prostu się budzisz.
Co łączy te wszystkie sytuacje?
Sprawdzasz także swoją pocztę elektroniczną - i jęczysz na myśl, że musisz to wszystko przebrnąć.
Kto nie spędza znacznej części czasu z dala od biurka, zarządzając - lub powinienem powiedzieć próbując zarządzać - e-mailem przez telefon? Nie da się uciec. Jednak zamiast pozwalać, aby ten niewielki numer powiadomienia (który ciągle się podnosi i wywyższał) był dla ciebie stresujący, możesz po prostu zmienić sposób jego obsługi.
Oto cztery metody, których nauczyłem się, aby pomóc mi zachować trochę rozsądku.
1. Spraw, by Twój telefon czytał Ci wiadomości
Aby w pełni wykorzystać dojazdy do pracy i z pracy, rozważ skorzystanie z Talkler. To aplikacja, która odczytuje ci e-maile. I nie tylko na tym poprzestanie, ale także pozwala je usuwać w trakcie pracy lub odpowiadać nagraniami. Oznacza to, że możesz trzymać obie ręce na kierownicy (lub trzymając kij metra) i nadal być produktywnym w drodze do biura. I dobra wiadomość: działa na platformach wymiany, a także na większości firmowych dostawców poczty e-mail.
2. Przeczytaj i działaj od razu
Wyobraź to sobie: stoisz w kolejce i czekasz na kawę. Tak więc, zerkniesz na swoją wiadomość e-mail, ale potem, zanim jeszcze skończysz czytać, nadeszła Twoja kolej na zamówienie. Następnie ponownie spoglądasz, czekając na podniesienie - za każdym razem ponownie czytając te same słowa. Ale oczywiście nigdy nie masz czasu na odpowiedź, więc sprawdzasz ten sam e-mail po powrocie do biura.
Ponowne czytanie e-maili w kółko nie oszczędza Cię w żadnym momencie. Zamiast tego, zakładając, że nie jest to pilne, przenoszę wiadomości wymagające odpowiedzi do folderu zwanego „zadaniami e-mail”. Jeśli wymagane działanie musi zostać wykonane przez kogoś innego w zespole, przesyłam im wiadomość tam i teraz. A jeśli wiadomość nie wymaga żadnych działań, natychmiast ją usuwam lub archiwizuję. Jeśli nie masz czasu na wykonanie powyższych czynności, na razie odłóż telefon.
3. Skonfiguruj filtry
Oprócz samodzielnego archiwizowania wszystkiego powinieneś poświęcić trochę czasu na skonfigurowanie systemu, który automatycznie filtruje wiadomości w określonych folderach. (Jeśli potrzebujesz pomocy na początku, sprawdź to lub tamto). Nie ma powodu, aby ręcznie sortować wiadomości e-mail z firmowych notatek, gdy telefon jest gotowy do działania jak osobisty asystent. Chociaż ogólnie polecam to zrobić - naprawdę robi różnicę w telefonie, ponieważ naprawdę próbujesz zminimalizować przychodzące wiadomości e-mail.
4. Utwórz dedykowany podpis e-mail
Twój mobilny podpis e-mail może być zarówno strażnikiem, jak i kozłem ofiarnym. Wyjaśnienie, że używasz telefonu, spełni oczekiwania drugiej osoby. Ostrzega ich, że wszelkie literówki są prawdopodobnie autokorekty i że nie można wysłać załącznika, który znajduje się na pulpicie.
Nie jest to jednak wymówka, aby wpisać „ur” lub „me 2” - ale wyjaśnienie, jeśli popełnisz drobny błąd. Możesz przejść z podstawowym „Przepraszam za literówki. To szybka odpowiedź mobilna ”lub jeszcze bardziej zwięzłe„ Wysłane z mojego telefonu ”.
Nawet jeśli zaczniesz korzystać z jednej z tych metod, zauważysz natychmiastową poprawę reakcji na przychodzące wiadomości e-mail. Nagle, zamiast czuć się zestresowanym, gdy coś innego trafia do Twojej skrzynki odbiorczej, będziesz mógł kontynuować jak zwykle, wiedząc, że istnieje silny system.
