Niezależnie od tego, ile czasu poświęcamy na optymalizację skrzynki odbiorczej - od wiadomości sprawdzających partię po dodawanie dzwonków i gwizdków - poczta e-mail przejmuje nasze życie. Patrząc na moje statystyki z ostatniego miesiąca, otrzymałem i przetworzyłem ponad 10 000 e-maili (eek!), Więc znalezienie właściwego sposobu zarządzania całą tą korespondencją online było kluczowe dla mojego codziennego zdrowia psychicznego.
Okazuje się jednak, że „właściwy sposób” zarządzania pocztą e-mail zależy w dużej mierze od Twojego osobistego stylu. Podsumowałem niektóre z najbardziej popularnych i udanych strategii, abyś mógł zdecydować, która z nich jest dla Ciebie najlepsza:
1. LIFO: Last In First Out
Ta technika opiera się na tym, aby stare rzeczy same sobie radziły. Jest to najczęstszy sposób, w jaki ludzie radzą sobie ze swoją skrzynką odbiorczą, czytając wiadomości e-mail z góry na dół (aka, zaczynając od ostatniego otrzymanego e-maila).
Jest to bardzo wygodne i intuicyjne, ale istnieją dwa podstawowe zagrożenia związane z tą strategią. Pierwszym ryzykiem jest to, że prawdopodobnie skończysz z niespójnym czasem reakcji. W dni, które masz dużo czasu na wysyłanie e-maili, błyskawicznie odpowiadasz na kontakty. W dni, w których jesteś zajęty i na spotkaniach, będziesz gromadzić wiadomości i być pochowany pod nowszymi e-mailami.
Drugie ryzyko polega na tym, że możesz stracić dobre okazje, ponieważ nie dotrzymałeś terminów. Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tej strategii, ale chcesz zminimalizować to ryzyko, zaleciłbym blokowanie godziny lub dwóch raz w tygodniu, podczas których przełączysz się na odwrotne podejście chronologiczne (wygodnie opisane poniżej). W ten sposób usuniesz wszystko, co może być ważne.
2. Odwróć chronologiczny
Przeciwne podejście do LIFO, przyjmując odwrotne podejście chronologiczne, oznacza najpierw zajęcie się najstarszymi e-mailami. Jeśli korzystasz z Gmaila, możesz zmienić sortowanie skrzynki odbiorczej, klikając licznik wiadomości e-mail w prawym górnym rogu.
Dzięki tej strategii często będziesz musiał stawić czoła trudniejszym wiadomościom e-mail, które odkładasz, co jest idealne dla wszystkich chronicznych zwolenników. Jest jednak jedna wada tej strategii. Jeśli pracujesz w miejscu, w którym stale otrzymujesz pilne wiadomości e-mail, które naprawdę wymagają natychmiastowej odpowiedzi, ryzykowne może być zastosowanie odwrotnego podejścia chronologicznego. To powiedziawszy, możesz zdecydowanie połączyć tę strategię z LIFO podczas rzeczywistego dnia roboczego, jeśli tak jest.
3. Yesterbox
Wykorzystana przez Tony'ego Hsieha, dyrektora generalnego Zappos, technika Yesterbox skupia się na obsłudze wszystkich wiadomości e-mail otrzymanych wczoraj. Hsieh wyjaśnia:
„Twoja lista rzeczy do zrobienia każdego dnia to po prostu wczorajsza skrzynka e-mail (stąd„ Yesterbox ”). Wspaniałą rzeczą jest to, że kiedy wstajesz rano, wiesz dokładnie, ile e-maili musisz przejść, masz poczucie postępu, gdy przetwarzasz każdy e-mail z wczoraj i usuwasz go ze swojej skrzynki odbiorczej, i rzeczywiście jest sens gdy nie masz już e-maili do przetworzenia od wczoraj. Kiedy skończysz, poczujesz poczucie ukończenia, co jest niesamowite. ”
To świetna strategia dla każdego, kto ma wrażenie, że ciągle tonie w wiadomościach e-mail. Chociaż polecam przeczytać całą jego instrukcję, najlepszą częścią jest zdecydowanie kontrola nad skrzynką odbiorczą. W przeciwieństwie do innych metod, twój cel pozostaje taki sam, jak w ciągu dnia, a z czasem przekonasz się, że lepiej rozumiesz, jak długo e-mail zabierze Cię do przejścia. Czy wczoraj otrzymałeś 25 e-maili? OK, może ci to zająć nieco ponad godzinę. Masz wielki dzień z 70 wiadomościami e-mail? Możesz planować z wyprzedzeniem i blokować dodatkowy czas na zarządzanie wolumenem.
4. Skrzynka odbiorcza zero
Termin ukuty przez Merlina Manna, Inbox Zero to strategia e-mailowa, dzięki której celem jest zawsze utrzymanie skrzynki odbiorczej w 100% pustej. Są z tego pewne duże korzyści: wszystko jest załatwione i nie tracisz czasu na ponowne czytanie wiadomości e-mail po raz trzeci przed podjęciem działania. Ta strategia jest dobra dla twórców list typu A (takich jak ja!), Którzy lubią mieć pełną kontrolę nad swoimi skrzynkami odbiorczymi. Jednak z mojego doświadczenia łatwo jest pozwolić, aby skrzynka odbiorcza dyktowała twoje życie, jeśli posuniesz się za daleko. Porada profesjonalisty: połącz skrzynkę odbiorczą zero z Boomerang dla Gmaila, aplikacji, która pozwala wysyłać wiadomości ze skrzynki odbiorczej do wybranej przez ciebie daty i godziny, dzięki czemu możesz w razie potrzeby wybrać między odpowiedzią a opóźnieniem.
Jeśli próbujesz tego po raz pierwszy, radzę sprawdzić tygodniowe wyzwanie Lily Herman, aby pozostać w Inbox Zero przed rozpoczęciem.
Po wypróbowaniu każdej metody mogę z całą pewnością stwierdzić, że wybór strategii polega na dopasowaniu osobistych preferencji do nawyków, które chcesz zachęcić (lub zniechęcić). Może się okazać, że miksowanie i dopasowywanie działa najlepiej dla Ciebie. Spędziłem dużo czasu w Inbox Zero i zdecydowałem, że stres związany z robieniem tych ostatnich nie jest tego wart. Ale kiedy co wieczór kładę się spać, trzymam skrzynkę odbiorczą poniżej 20 e-maili - na tyle krótko, że widzę je wszystkie na ekranie, aby szybko sprawdzić, czy nic nie wpadło przez pęknięcia. Tak długo, jak nie jesteś niewolnikiem skrzynki odbiorczej, a każdy, kto musi usłyszeć od ciebie, otrzymuje odpowiedź w odpowiednim czasie, kogo osądzić?
