Nawet jeśli nie znajdujesz się w sytuacji wymagającej silnego łamania liczb, prawdopodobnie musiałeś używać Excela przynajmniej raz lub dwa razy w swojej karierze. Jest to jeden z tych programów, który ma tak wiele różnych zastosowań w różnych branżach.
Na przykład w jednym z moich starych zadań nie korzystaliśmy z programu Excel do tradycyjnego wykorzystania do obliczania danych finansowych lub tworzenia wykresów. Zamiast tego wykorzystaliśmy szereg arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia danych kontaktowych pracowników, a także terminów realizacji zadań i nadchodzących projektów na horyzoncie. I chociaż jest to zdecydowanie przydatne narzędzie, ma pewne ograniczenia - co prowadzi mnie do mojego nowego ulubionego substytutu: Arkuszy Google.
Kiedy po raz pierwszy zacząłem go używać, kopnąłem się za to, że nie zrobiłem tego wcześniej. Jest usprawniony, prosty i przyjazny dla urządzeń mobilnych. Chociaż nie jest to idealny zamiennik dla programu Excel, istnieje wiele sytuacji, w których jest to prawdopodobnie lepsza opcja.
Oto kiedy zalecam, aby był to Twój wybrany arkusz kalkulacyjny:
1. Współpracujesz
Na mojej poprzedniej pozycji często krzyczałem w obie strony z kolegami, aby dowiedzieć się, kto zostawił plik Excela, nad którym pracowaliśmy na komputerze. Mimo że wszyscy mieliśmy dostęp do arkusza kalkulacyjnego, było oczywiste, że nie zawsze mieliśmy dostęp do najnowszej wersji, ponieważ tylko jedna osoba mogła go aktualizować naraz. Próba posortowania wielu zapisanych iteracji była ogromnym kłopotem - delikatnie mówiąc.
Tak więc, chyba że jesteś wielkim fanem wysyłania plików tam i z powrotem lub zapisywania nowych wersji tego samego arkusza kalkulacyjnego kilka razy dziennie, Google jest na to. Jest oparty na chmurze, co oznacza, że wiele osób może jednocześnie uzyskiwać dostęp do pliku i korzystać z niego - wszelkie zmiany zostaną odzwierciedlone w czasie rzeczywistym.
Istnieje również opcja pozostawienia komentarza, więc jeśli masz pytanie, dlaczego jeden z twoich partnerów zmienił numer lub dodał kolumnę (lub cokolwiek naprawdę), możesz dodać szybką notatkę. Ponadto istnieje również sposób na przejrzenie historii zmian na wypadek, gdybyś chciał przywrócić wcześniejszą wersję. Jego funkcjonalność sprawia, że komunikacja jest dziecinnie prosta.
2. Pobierasz dane w czasie rzeczywistym
Jest to jedna z najfajniejszych funkcji, które odkryłem niedawno: ponieważ program jest nieodłącznie związany z Google, możesz wprowadzać formuły dotyczące informacji giełdowych, kanałów RSS, a nawet korzystać z funkcji tłumaczenia Google.
Oznacza to, że Twój arkusz może automatycznie pobierać dane, które mogłeś wcześniej zebrać i skompilować ręcznie. Zdaję sobie sprawę, że jest to zastosowanie niszowe, ale powiedzmy, że chcesz mieć oko na kilka akcji; wszystko, co musisz zrobić, to wpisać formułę i nazwę notowania giełdowego, a voila: Stworzyłeś swój osobisty moduł śledzący, który aktualizuje się w czasie rzeczywistym (pod warunkiem, że masz połączenie z Internetem).
3. Musisz często aktualizować
Jedną z pierwszych rzeczy, dla których korzystałem z Arkuszy Google (osobiście), było śledzenie moich nauk jogi; Chciałem zapisać lokalizację, studio, godziny i liczbę studentów ze względu na przyszłe podatki, a także akumulację godzin dydaktycznych. Arkusze były dla mnie najbardziej sensowne ze względu na bezpłatną aplikację mobilną oraz prosty format.
Chociaż używanie telefonu do złożonych formuł prawdopodobnie nie jest idealne, idealnie nadawało się do szybkich i częstych aktualizacji, gdy byłem w podróży.
Jeśli wyciągnięcie komputera w celu dodania niewielkiej ilości danych brzmi jak uciążliwość, Arkusze okażą się przydatne ze względu na wygodę i natychmiastową synchronizację; po dodaniu informacji są one aktualizowane wszędzie, nie tylko na telefonie.
Może się to przydać, jeśli będziesz mieć ciągłą listę osób, które spotykasz podczas wydarzeń sieciowych lub kolacji klienta; Twój arkusz może zawierać nazwę, datę, miejsce i wszelkie informacje, o których chcesz pamiętać w przypadku kolejnych wiadomości e-mail. Możesz też użyć go do śledzenia wydatków i przejechanych mil podczas podróży służbowych.
Opcje korzystania z programu w podróży są nieskończone; w przeciwieństwie do większości aplikacji (takich jak budżetowanie, tworzenie list itp.) możesz utworzyć tyle kolumn i wierszy, ile potrzebujesz.
4. Masz ograniczony budżet
Będę mówił krótko i słodko: Arkusze są darmowe; Excel nie jest.
Jeśli Twoja firma płaci i preferuje program Excel, oczywiście będziesz chciał się do nich odłożyć (chyba że jesteś w stanie przedstawić wyraźny argument za zmianą). Ale jeśli tak nie jest, wybór wydaje się taki jasny.
Dla zagorzałego użytkownika programu Excel jestem pewien, że masz wiele powodów, dla których trzymasz się swojego programu - i warto go trzymać, zwłaszcza jeśli zajmujesz stanowisko analityka finansowego lub danych i używasz tysięcy komórek dane, które Arkusze po prostu również nie mogą obsłużyć.
Ale dla niektórych z nas po prostu nie ma sensu używać programu komputerowego w środowisku, które jest coraz bardziej oparte na współpracy. Może to nieco ułatwić pracę - a kto tego nie chce?
