Jeśli powiesz swojemu zespołowi słowo „spotkanie”, znacznie bardziej prawdopodobne jest, że usłyszysz jęki i pomruki „Dlaczego?” Niż „Heck, tak! Nie możemy się doczekać! ”
Jednym z powodów, dla których wiele spotkań tak często się kończy, jest to, że nie zaczynają się dobrze. Jak zapewne zauważyłeś, pierwsze kilka minut często nadawało ton pozostałej części. Jeśli nie ma dobrego startu, członkowie twojego zespołu oddalą się lub zejdą z toru. I wiesz, że nie ma nic gorszego niż prowadzenie dyskusji i obserwowanie, jak ludzie zaczynają wymykać spojrzenia na swój telefon.
Oczywiście, jeśli poświęciłeś czas na przygotowanie, możesz tego uniknąć. W końcu spotkania nie powinny odbywać się wyłącznie na autopilocie. Nie musisz zaczynać każdego z nich, po prostu wprowadzając go do porządku dziennego i kontynuując. Zamiast tego możesz rozpocząć na różne sposoby.
1. Powiedz wszystkim, o czym jest spotkanie
Większość ludzi jest nastawionych na WIIFM (What's In It For Me?). Aby zaangażować uczestników, musisz najpierw przypomnieć im, dlaczego siedzą z tobą w pokoju i są odsunięci od pracy. Tak, prawdopodobnie wspomniałeś o czymś podczas konfigurowania spotkania, ale zawsze dobrze jest ponownie określić cel. (Wskazówka: jeśli nie możesz wymyślić ważnego celu, prawdopodobnie powinieneś anulować spotkanie.)
Następnie sprawdź, dlaczego Twój zespół specjalnie tam jest, aby omówić tę sprawę. Nie musisz wskazywać każdego członka i wyjaśniać, dlaczego on lub ona jest potrzebna na spotkaniu, ale musisz wyjaśnić, że wszyscy są tam z jakiegoś powodu. „Jako zespół marketingowy firmy, od nas zależy wymyślenie trzech solidnych pomysłów na zwiększenie grona odbiorców w następnym kwartale” lub „Wszyscy w tym pokoju zostali poleceni przez twojego menedżera ze względu na twoje umiejętności organizacyjne.” (Ponownie, jeśli ktoś jest w spotkanie, które nie ma celu, nie zmuszaj go do wzięcia udziału.)
2. Zachęcaj do pozytywności
To, jak rozpoczniesz spotkanie, zwykle decyduje o tym, jak będzie wyglądać reszta. Jeśli spotkanie zaczyna się od narzekania, chwytania i marudzenia, równie dobrze może się to zakończyć. Z drugiej strony, jeśli otworzysz się z optymizmem, może to mieć pozytywny wpływ na pozostałą część dyskusji.
Możesz poprosić członków swojego zespołu, aby każdy udostępnił coś, co idzie dobrze. Lub, jeśli grupa jest zbyt duża, możesz zacząć od chwalenia grupy za ostatnie osiągnięcie - czy to duże, czy małe. Bez względu na to, co dzieje się w Twojej firmie lub dziale, kluczem do rozpoczęcia rozmowy jest podnosząca na duchu notatka. W przeciwnym razie ludzie zaczynają kojarzyć spotkania z wykładami, złymi wiadomościami i rozczarowującymi raportami.
3. Podziel się zaskakującą statystyką lub przejmującą wyceną
Zaskakująca statystyka lub wnikliwy cytat to nie tylko dobry sposób na przemówienie; może być również pokarmem do doskonałej dyskusji. Daj zespołowi kilka minut na omówienie tego, co to znaczy, zanim przejdziesz do głównego celu spotkania.
Oczywiście powinna to być statystyka lub cytat, który w jakiś sposób odnosi się do treści całego spotkania. Może to liczby z ostatnich prognoz rozwoju firmy, a może szokujący cytat z nowego badania branży. Cokolwiek by to nie było, powinno być na tyle istotne, aby zespół był skoncentrowany i na torze.
4. Opowiedz historię
Historia może uczyć moralności, zaszczepić ważną lekcję, a nawet rozśmieszyć ludzi. Najlepsze jest to, że nie pochodzi ono z twoich ust, co łagodzi „cios” (jeśli konieczne jest zmiękczenie ciosu).
Podobnie jak cytat lub statystyki, powinieneś opowiedzieć historię, która w jakiś sposób odnosi się do spotkania. Masz jednak nieco większą elastyczność. Na przykład możesz podzielić się historią sukcesu; coś, co dobrze pasowało do klienta lub członka zespołu, który wykraczał poza wezwanie do służby. Możesz też porozmawiać o czymś, co ostatnio czytałeś, z niewiarygodnie udanym wdrożeniem produktu, który sprawił, że ponownie przemyślałeś strategię, którą początkowo przedstawiłeś. Ludzie często odnoszą się dobrze do anegdoty bez względu na kontekst. Nie wspominając już o tym, że angażuje serce w proces myślowy, a nie tylko umysł.
Dobre spotkanie jest trochę sztuką, więc daj sobie trochę czasu, aby dowiedzieć się, co się dzieje. Za pierwszym razem może się nie udać, ale zawsze jest miejsce na ulepszenia, jeśli włożymy wysiłek w to, aby działało.
