Biegasz od spotkania do spotkania. Twoja skrzynka odbiorcza jest wypełniona do krokwi (i już jesteś z nią tutaj). Spędzasz godziny pracy każdego dnia i nadal nie masz wrażenia, że zrobiłeś wgniecenie na liście rzeczy do zrobienia.
Rozumiemy. Byliśmy tam I wiemy, że po prostu nigdy nie będzie wystarczającej liczby godzin w ciągu dnia. Dlatego opracowaliśmy listę najlepszych wskazówek dotyczących wydajności, które pomagają w maksymalnym wykorzystaniu czasu, jaki mamy.
Od planowania ataku na dzień, od powstrzymywania poczty e-mail od radzenia sobie z rozproszeniami, które zawsze pojawiają się, pomożemy Ci zrobić wszystko tak efektywnie, jak to możliwe, abyś w końcu miał czas na inne rzeczy (np. wiesz, śpij).
Planowanie swoich zadań do wykonania
- Nie przeceniaj liczby rzeczy, które możesz zrobić w ciągu jednego dnia. Zamiast tworzyć ogromną listę rzeczy do zrobienia (i czuć się sfrustrowanym, gdy ich nie ukończysz), wypróbuj naszą listę zadań 1-3-5: Zaplanuj otrzymanie jednego dużego zadania, trzech średnich zadań i pięciu małe zadania wykonywane codziennie.
- „Jeśli już coś skończyłem, zapisuję to i zaznaczam na liście. Zawsze dobrze jest widzieć, jak coś się robi ”. Michael Peggs, @michaelpeggs
- Spróbuj przywiązać emocje do swoich zadań: przypominanie sobie, że ukończenie dużego spotkania z klientem sprawi, że poczujesz się „triumfalny”, lub podsumowanie zeznania podatkowego da ci „ogromną ulgę”, może być tylko impulsem, który musisz przez to przeforsować.
- Nigdy nie umieszczaj na swojej liście dużego projektu jako tylko jednego do zrobienia. Zamiast tego podziel je na mniejsze zadania, aby pomóc Ci utrzymać się na drodze do osiągnięcia ostatecznego celu.
- „Dzięki Evernote mój system organizacyjny przekształcił się z niezgrabnego połączenia stron notesu, karteczek i plików edycji tekstu w ciasno zintegrowany, zintegrowany system Evernote, który jest zsynchronizowany z moim laptopem, telefonem komórkowym i tabletem. Od notatek klienta, szkiców blogów po skrypty mowy - wszystko tam jest. ” Michael Terrell, @michaelterrell
- Myśląc o wszystkich rzeczach, które musisz wykonać - zarówno w pracy, jak i w życiu - zastanów się, które zadania możesz usunąć z talerza, zlecając je na zewnątrz.
- Zdobądź to, co lubisz robić najmniej. To zachęci Cię do szybszego wykonania zadania, dzięki czemu będziesz mógł lepiej wykonywać zadania, które sprawią Ci przyjemność.
- Wykonaj jedno ważne zadanie przed obiadem. Pozbywając się wcześniej jednej wielkiej rzeczy, możesz zrobić odprężającą przerwę na lunch i rozpocząć świeże popołudnie, nie czując paniki z powodu tego wielkiego zadania na liście.
- „W każdą niedzielę robię listę rzeczy, które muszę zrobić w tym tygodniu. Blokuję dzień, żeby załatwić sprawy. Zapisuję ostatnie 30 minut każdego dnia roboczego, aby stworzyć plan na następny dzień z trzema priorytetowymi zadaniami. Używam również tych ostatnich 30 minut do zamykania zadań i sprawdzania poczty e-mail. To sprawia, że wczesne poranki są o wiele łatwiejsze! ” Anna Runyan, @classycareer
- Istnieje wiele systemów zarządzania zadaniami, więc ostatecznie chodzi o znalezienie tego, co działa dla ciebie i trzymanie się tego. Ciągłe testowanie nowych systemów będzie stratą czasu na dłuższą metę, więc spędź miesiąc na eksperymentach, a następnie dokonaj zmian. Wskazówka: Twój ostateczny system może być kombinacją kilku!
Radzenie sobie z e-mailem
- Sprawdzaj pocztę e-mail tylko o określonych porach w ciągu dnia i spróbuj ograniczyć ją do 4–5 razy dziennie. Jeśli nie masz prawie takiej samokontroli, użyj narzędzia, takiego jak Wstrzymaj skrzynkę odbiorczą, aby nie wyświetlać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej, dopóki nie będziesz na nie gotowy.
- Jeśli wiadomość e-mail naprawdę Cię denerwuje, wypróbuj system Ninja zarządzania czasem, sprawdzając go tylko dwa razy dziennie.
- Potrzebujesz pośpiechu odpowiadać na e-maile? Dodaj fałszywy podpis „Wysłane z mojego iPhone'a” u dołu strony - nawet jeśli wysyłasz wiadomości e-mail z komputera. Chociaż nie powinieneś tego robić przez cały czas, jest to szybki sposób na wybranie odpowiedzi w jednym zdaniu, bez ludzi myślących, że jesteś niegrzeczny.
- Podejdź do swoich wiadomości e-mail pod kątem tego, ile czasu zajmie Ci odpowiedź na nie. Jeśli odpowiedź zajmie mniej niż trzy minuty, po prostu zrób to teraz. Jeśli zajmie to więcej, odłóż to na bok. A potem, kiedy masz dużo czasu, najpierw zajmij się nimi.
- Im szybciej odpowiesz, tym krótsza jest Twoja odpowiedź - i tym mniej czasu musisz tracić z wyjaśnieniami „Przepraszamy za opóźnioną odpowiedź”. Jeśli więc nie możesz odpowiedzieć na wiadomość e-mail w ciągu 48 godzin, odpowiedz przynajmniej krótkim „Zaraz to zrobię!”
- Raz na kwartał czyść ogromną skrzynkę odbiorczą, czyszcząc i archiwizując wszystkie wiadomości starsze niż dwa do trzech miesięcy. (Poważnie, odpowiadanie na nie w tym momencie byłoby po prostu zawstydzające.) Ponieważ e-maile, które subskrybujesz, mają się toczyć w Twojej skrzynce odbiorczej, podejmij szybką decyzję, czy faktycznie je czytasz, czy też powinieneś zrezygnować z subskrypcji.
- „Unikaj sprawdzania wiadomości e-mail z samego rana. Odpowiadanie na wiadomości jest zbyt łatwe, aby zostać odsuniętym na bok. Kiedy czekam, aż skończę niektóre z priorytetowych pozycji na mojej liście spraw, mogę zwrócić większą uwagę na e-maile, a także mam wrażenie, że wykonałem swoją pracę. ” Hannah Morgan, @careersherpa
- Użyj odpowiedzi z puszki, aby uniknąć ciągłego wpisywania tych samych rzeczy. W przypadku każdego wysyłanego regularnie e-maila, a nawet jego części, na przykład akapitu podsumowującego, utwórz puszkowaną odpowiedź, do której możesz się dostać w dowolnym momencie. Nigdy nie słyszałeś o odpowiedziach w puszkach? Dowiedz się więcej tutaj
- Skonfiguruj automatyczne filtry, aby natychmiast wyciągać e-maile ze skrzynki odbiorczej i do odpowiedniego folderu. (Jest to świetna opcja dla takich rzeczy jak biuletyny, do których chcesz wrócić w swoim własnym czasie).
- Użyj Boomerangu, aby wyciągać e-maile ze skrzynki odbiorczej, dopóki nie będziesz gotowy, aby sobie z nimi poradzić. Jest to przydatne z dwóch powodów: po pierwsze, przekaz usuwa komunikat z umysłu i pozostawia w pamięci, pozwalając ci myśleć o innych rzeczach. Po drugie, automatycznie przypomina ci później o e-mailu, dając ci o jedno zadanie mniej do samodzielnego śledzenia.
- Chcesz otrzymywać mniej wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej? Spróbuj utworzyć automatyczną odpowiedź z odpowiedziami na często zadawane pytania. Jeśli to możliwe, zawsze odpowiadaj na e-maile z oświadczeniami, a nie na pytania, aby uniknąć zbyt wielu naprzód.
Zarządzanie spotkaniami
-
Nie planuj więcej czasu niż potrzebujesz. Większość spotkań jest zaplanowana na pełną godzinę, która powinna trwać maksymalnie 20 minut, 30 minut lub 45 minut.
-
Nie planuj „spotkań aktualizacyjnych” - aktualizacja może prawie zawsze nastąpić przez e-mail. Jeśli celem spotkania nie jest albo podjęcie decyzji, ani ukończenie akcji razem, anuluj ją (lub ładnie zasugeruj swojemu szefowi, że może to nie być konieczne).
-
Pogrupuj spotkania jeden po drugim, aby uniknąć zbyt częstego przełączania się z trybu spotkania do trybu pracy lub radzić sobie z niezręcznym czasem między spotkaniami, w których czujesz, że nic nie możesz zrobić. Jeszcze lepiej, zaplanuj dzień wolny od spotkań, aby mieć co najmniej jeden dzień, kiedy możesz naprawdę zanurzyć się w skoncentrowanej pracy.
-
Jeśli spotykasz się z kimś spoza biura, zastanów się, czy naprawdę musisz się spotkać osobiście. Czy zamiast tego możesz osiągnąć swój cel poprzez rozmowę telefoniczną lub wideokonferencję?
-
Zachowaj niesamowitą proaktywność w utrzymywaniu terminów spotkań. Wyślij wszystkim porządek obrad na każde spotkanie, a jeśli rozmowa wyjdzie z tematu, nie bój się go przerwać. Proste: „Zaplanujmy czas na omówienie tego później, jeśli jest to pomocne, ponieważ mamy tylko 10 minut, " działa świetnie.
-
Masz spotkanie telefoniczne jeden na jednego? Potajemnie staraj się, aby było to poniżej 19 minut. Pomoże ci to utrzymać przyjazny chit-chat do minimum i przejść bezpośrednio do rzeczy. A jeśli rozmowa trwa i trwa, daj mi dobrą wymówkę, dlaczego musisz się rozłączyć (jak twardy stop lub umierający telefon).
Zarządzanie czasem masteringu
- Stwórz swój harmonogram w oparciu o najlepsze czasy na wykonanie zadań. Wiesz, że jesteś punktualnie rano? Poświęć ten czas na skoncentrowaną pracę i postaraj się, aby była wolna od spotkań i rozrywek. Zawsze uderzasz spokojnie około 3 po południu? Zaplanuj tu codziennie godzinę na bezmyślne zadania.
- „Nie lekceważ siły małych kawałków czasu, aby załatwić sprawę. Zamiast marnować 15 minut między spotkaniami, wymyśl listę drobnych zadań, które możesz nokautować w 15, 10, a nawet pięć minut: Odpowiadaj na e-maile, skontaktuj się z kontaktem, zrób czytanie w branży. ” Fast Company
- Nie wiesz, dokąd zmierza Twój cenny czas? Użyj modułu śledzącego, takiego jak Rescue Time lub Toggl, aby mieć kontrolę nad tym, co robisz przez cały dzień. W ciągu tygodnia lub dwóch zaczniesz orientować się, jakie są sprawców pochłaniających czas - i będziesz w stanie zaplanować swój atak, jak się ich pozbyć.
- Nie powinieneś pracować przez cały weekend, ale spróbuj znaleźć kilka godzin, aby wyczyścić swoją skrzynkę odbiorczą, wyeliminować mniejsze, bezmyślne zadania i uzyskać przewagę w nadchodzących projektach. Robienie tego podczas oglądania filmu w niedzielne wieczory może być świetnym sposobem na zrobienie tego bez poczucia, że wykonujesz zbyt dużo pracy.
- Korzystaj z terminów i terminów na swoją korzyść. Nawet jeśli technicznie nie masz terminu na zadanie, ustaw je dla siebie. Wiedząc, że masz tylko dwie godziny, aby coś zrobić, pomoże ci to nie zmarnować godziny w Internecie.
- Brzmi to sprzecznie z intuicją, ale pamiętaj o zaplanowaniu wielu przerw w ciągu dnia. Najbardziej wydajni jesteśmy, gdy mamy skupioną pracę, po której następują krótkie przerwy. Spróbuj użyć minutnika online, aby przypomnieć sobie, aby wstać z biurka, wziąć przekąskę lub wodę lub porozmawiać ze współpracownikiem przez kilka minut przed powrotem do kamienia szlifierskiego.
- Budżet ogranicza czas na ulubione rozrywki. Wiedza, że będziesz spędzać 10 minut na Instagramie po kilku godzinach pracy, pomoże ci uniknąć marnowania czasu. Co więcej, wykorzystanie tego jako nagrody za ciężką pracę może pomóc Ci pozostać zmotywowanym.
- „Jeśli masz problemy z rozpoczęciem projektu, zacznij od uruchomienia. Innymi słowy, ustaw określoną ilość czasu lub pracę nad projektem, którą musisz wykonać, zanim przejdziesz do czegokolwiek innego. ” 43 Foldery
- „Zawsze wykonuj zadania tworzenia kopii zapasowych. Są chwile, kiedy życie będzie próbowało wykoleić się na wydajności: osoba, z którą musisz porozmawiać, jest niedostępna, internet jest wyłączony lub po prostu nie możesz skupić się na zadaniu. Zawsze masz inne opcje, abyś mógł coś zrobić, nawet jeśli nie możesz ukończyć swojego głównego zadania. ” Zarządzanie czasem Ninja
Radzenie sobie z rozrywkami
- „Wyłączam komputer i zostawiam telefon w dziwnych miejscach, które uniemożliwiają mi jego natychmiastowe odnalezienie. To gwarantuje, że jestem rozłączony i jestem w pełni obecny. I prawda jest taka, że wiem, że mój mózg potrzebuje przerwy, w przeciwnym razie mój biznes ucierpi. ” Christie Mims, @revolutionsclub
- Potrzebujesz szybkiej naprawy, aby Twój współpracownik nie rozpraszał Cię? Włóż słuchawki. Nie jest to głupie, ale ludzie są mniej skłonni do kontaktu z nie pilnym pytaniem lub plotką, jeśli wyglądasz na podłączonego i wykonującego zadanie.
- Kiedy natkniesz się na ciekawe artykuły, nie pozwól, aby ich czytanie przeszkadzało w pracy. Zamiast tego skorzystaj z usług takich jak Pocket lub Instapaper, aby zapisać je do późniejszego przeczytania, gdy będziesz mieć więcej czasu (na przykład w drodze do pracy).
- Wyznaczaj czasy bez internetu co tydzień. Podczas gdy wiele z naszej pracy opiera się na Internecie, wciąż są rzeczy, które musimy wykonać bez niego - i często są to skoncentrowane zadania, których najbardziej unikamy. Wyłącz Wi-Fi na kilka godzin co tydzień, aby zanurzyć się w tych zadaniach.
- Bądź agresywny w kwestii korzystania z mediów społecznościowych w pracy. Idealnie nie powinieneś go w ogóle używać. Jeśli musisz, ogranicz go do wyznaczonego „czasu rozproszenia uwagi” i wyłącz automatyczne logowanie, aby mieć barierę za każdym razem, gdy odwiedzasz Facebooka. Chcesz być agresywny? Wypróbuj aplikację, taką jak SelfControl, aby zablokować dostęp w ciągu dnia roboczego.
- Przestań próbować wykonywać wiele zadań jednocześnie! Naprawdę nie jesteśmy do tego przygotowani i chociaż może się wydawać, że robisz więcej, wszystko ostatecznie zajmie Ci więcej czasu. Jeśli jest to dla ciebie trudne, spędź tydzień lub dwa agresywnie mono-zadania.
- „Podobnie jak wielozadaniowość, bałagan przeciąża zmysły i utrudnia wykonywanie zadań. Jeśli więc masz problemy z koncentracją, rozejrzyj się po biurku (i pulpicie komputera), aby sprawdzić, czy któryś z nich nie wymaga uporządkowania. ” Ooomf
- Zachęcamy do odcięcia się od współpracowników, gdy potrzebujesz skoncentrowanego czasu. Jeśli korzystasz z wewnętrznego systemu czatu, włącz wiadomość „Nie przeszkadzać”, informując innych, że nad czymś pracujesz i kiedy będziesz ponownie dostępny. A jeśli masz prawdziwe biuro z drzwiami? Zamknij go, z ładną notatką z przodu wyjaśniającą to samo.
- Aby uzyskać najwyższy poziom koncentracji, upewnij się, że żadne z Twoich urządzeń nie jest ustawione na pingowanie, gdy przychodzą nowe wiadomości. Nawet coś tak małego jak brzęczenie z twojego telefonu może wystarczyć, aby zniszczyć produktywny przepływ.
