Pierwszy e-mail wysłałem, gdy byłem w szkole średniej. Nie trzeba dodawać, że mam duże doświadczenie z tą koncepcją.
Ale nawet z całym tym doświadczeniem nie zawsze wysyłam jasne wiadomości, które każą ludziom powiedzieć: „Wiem dokładnie, czego chce Rich!”
I ten problem zwykle zaczyna się od moich tematów. Myślę, że można śmiało powiedzieć, że wszyscy widzieliśmy naszą część z nich, która zmusiła nas do przewrócenia oczami, zmieszania nas lub jakiejś kombinacji tych dwóch. A jeśli jesteś ze sobą szczery, założę się, że popełniłeś również błędy po drodze.
Porozmawiajmy więc o kilku typowych liniach tematycznych, które mogą wydawać się dobre, ale przy odrobinie dodatkowej refleksji można uzyskać lepsze, szybsze odpowiedzi.
1. „Kontynuacja naszego spotkania”
Hej, podejmujesz inicjatywę wysyłania notatek po spotkaniu w e-mailu służbowym. Co jest z tym nie tak, prawda?
Jest tu kilka rzeczy. Na początek, odbiorca nie będzie miał pojęcia, za czym będziesz podążać w ciągu kilku dni, kiedy on lub ona znajdzie tę wiadomość e-mail, co oznacza, że wszystkie te pilne terminy dostarczenia nie są dokładnie możliwe do znalezienia.
Jak to naprawić
Jeśli wysyłasz przypomnienia o rzeczach, które należy wykonać, spróbuj:
Ale jeśli podsumowujesz, spróbuj tego:
2. „Aktualizacja statusu?”
To dobry sposób na zamieszanie w sercach odbiorców. Aktualizacja statusu na czym?
Jak to naprawić
Dobrą wiadomością jest to, że ta nie wymaga wielu zmian. Po prostu dodaj ten dodatek:
3. „Pytanie do ciebie”
Znów, co to może znaczyć? Wiem, że prawdopodobnie jesteś po prostu zajęty i potrzebujesz szybko wysłać tego e-maila, ale ten temat może sprawić, że umysł twojego kolegi pójdzie w milion różnych kierunkach.
Jak to naprawić
Znowu ten potrzebuje tylko małego dodatku. Sprawdź to i powiedz mi, że nie jest jaśniejsze i mniej stresujące:
4. „Następne kroki”
OK, możesz pomyśleć, że teraz cię wybijam. Ile razy wszyscy wysyłaliśmy e-maile „następne kroki”? Jeśli zajrzysz do mojej skrzynki odbiorczej, założę się, że znajdziesz co najmniej 50 przykładów.
Ale znowu okazało się, że większość z nich nie otrzymała odpowiedzi przez co najmniej kilka dni. Dokonajmy szybkiej zmiany w tym.
Jak to naprawić
Ostrzeżenie spoilera: To nie jest takie zaskakujące ani trudne. Ale kiedy potrzebujesz odpowiedzi, te kilka dodatkowych słów w temacie przejdzie długą drogę.
5. „Chciałem się z tobą skontaktować”
Zameldujesz się ze mną? Sprawdzasz ze mną, co?
Może jestem bardziej niespokojny niż większość ludzi, ale e-maile „check in” zawsze mnie przerażają i sprawiają, że myślę, że zrobiłem coś złego. Jeśli potrafisz wczuć się w sprawę, wyświadcz przysługę swoim kolegom z drużyny i popraw nieco ten temat.
Jak to naprawić
Ugh, kolejna prosta poprawka, prawda? Obstawiasz swoje konto oszczędnościowe, że jest proste (i skuteczne).
Jeśli jesteś zaskoczony, jak proste są niektóre z tych poprawek, nie jesteś sam. Osobiście wprowadziłem kilka zmian w moich najczęstszych tematach. Anegdotycznie dostałem w zamian około 1000% szybszych i wyraźniejszych odpowiedzi.
Odkładając żarty na bok, nie trzeba przejmować się całym podejściem do wiadomości e-mail - trzeba jednak pomyśleć o tych drobnych zmianach, ponieważ przynoszą one duże rezultaty.
