Prawdopodobnie słyszałeś radę, że każdy wysłany e-mail powinien zawierać wyraźne wezwanie do działania dla odbiorcy. Ma to sens - jeśli nie potrzebujesz niczego, co by faktycznie zrobiły z tym e-mailem, czy naprawdę powinieneś go wysłać?
Jednak wyraźne mówienie o tym, czego potrzebujesz, może być również trochę sprzeczne z intuicją. Nie chcemy wyglądać jak walec, więc wysyłamy wiadomości tak grzecznie niejasne, że ostatecznie są całkowicie niejasne. Odbiorca dociera do końca i myśli: „Eee, OK… Co teraz?”
Winny jak oskarżony? Nie jesteś sam - dlatego zebrałem razem te proste szablony wezwania do działania, które możesz kopiować, wklejać i używać we własnych e-mailach.
Niektóre wezwania do działania nakazów i zakazów
Zanim przejdziemy do szablonów, omówmy kilka najlepszych praktyk, o których powinieneś pamiętać podczas korzystania z wezwań do działania w wiadomościach e-mail.
Ten pierwszy, który prawdopodobnie zobaczysz, nadchodzi: nie bądź zbyt ogólny. Uzyskaj szczegółowe informacje na temat dokładnie tego, czego potrzebujesz od tej drugiej osoby.
Wysłanie wiadomości e-mail z załączonym 80-stronicowym raportem i ogólną prośbą typu „Hej, możesz na to spojrzeć?” Przytłoczy tylko odbiorcę - co oznacza, że prawdopodobnie nie otrzymasz odpowiedzi.
Zamiast tego pytanie: „Czy mógłbyś rzucić okiem na strony 18–24 i dać mi znać, jeśli w środę wprowadzisz jakieś zmiany?”, Zawiera jasne i pomocne wskazówki.
Następnie dołącz termin wezwania do działania. Rozumiem - to sprawia, że czujesz się nachalny. Ale zapewne wiesz, jak irytujące jest to, że ktoś wysyła ci coś do roboty, bez wskazania, kiedy tego potrzebuje. Wyeliminuj wszelkie nieporozumienia od samego początku, wyjaśniając swoją oś czasu.
Na koniec nie zapomnij powiedzieć „dziękuję” zaraz po wezwaniu do działania. Tak, możesz być jednocześnie szczery i łaskawy, a to pomoże również złagodzić nerwy związane z byciem tak szczerym wobec tego, czego potrzebujesz.
Rozumiem? Świetny! Przejdźmy do wezwań do działania, które możesz skopiować i wkleić w niektórych typowych scenariuszach e-mail.
Wezwanie do działania nr 1, gdy potrzebujesz odpowiedzi na pytanie
Szablon: Czy możesz dać mi znać? Potrzebuję odpowiedzi, aby. Dzięki!
Przykład: czy możesz dać mi znać, jeśli klient odpowiedział już na opinie? Potrzebuję odpowiedzi do piątku, aby zakończyć tę umowę. Dzięki!
Wezwanie do działania # 2, gdy potrzebujesz informacji na temat czegoś
Szablon: Prześlij swoją opinię na nie później niż. Dzięki wielkie!
Przykład: przekaż swoją opinię na slajdach 10–20 tej prezentacji, używając Dokumentu Google, do którego odsyłam w tym e-mailu, nie później niż do zamknięcia firmy 30 listopada. Dziękuję bardzo!
Wezwanie do działania nr 3, gdy trzeba potwierdzić spotkanie
Szablon: Czy możemy spotkać się w celu omówienia? Daj mi znać, jeśli to zadziała. Dziękuję Ci!
Przykład: Czy możemy spotkać się w czwartek o 10 rano, aby omówić przeprojektowanie strony? Daj mi znać do jutra, jeśli to zadziała. Dziękuję Ci!
Wezwanie do działania nr 4 podczas przesyłania w ramach aktualizacji lub zasobu
Szablon: Zapoznaj się wcześniej i skontaktuj się ze mną bezpośrednio w przypadku jakichkolwiek pytań. Dzięki wielkie!
Przykład: zapoznaj się z załączonym raportem z numerami ruchu w tym miesiącu przed spotkaniem naszego zespołu i skontaktuj się ze mną bezpośrednio w przypadku jakichkolwiek pytań. Dzięki wielkie!
Wezwanie do działania nr 5, gdy potrzebujesz tylko odpowiedzi
Szablon: Odpowiedz na tego e-maila za pomocą. Jeśli do tego czasu nie otrzymam od ciebie wiadomości, to zrobię to. Dzięki!
Przykład: odpowiedz na tego e-maila z RSVP do wtorku. Jeśli do tego czasu nie otrzymam od ciebie wiadomości, zakładam, że nie bierzesz udziału w obiedzie. Dzięki!
Wiem, jak dziwnie to może wydawać się tak wyraźne, jeśli chodzi o to, czego potrzebujesz w swoim e-mailu. Ale poważnie, nie panikuj.
Pamiętaj, że ten poziom jasności pomaga odbiorcy. Oszczędzasz im kroki i dodajesz pracę polegającą na śledzeniu tego, co musisz zrobić. I choć wydaje się to zbyt asertywne, obiecuję, że większość ludzi doceni (a może nawet nauczy się od!) Fakt, że jesteś tak bezpośredni i przejrzysty.
