Nie wiem o tobie, ale czasami budzę się i mam wrażenie, że spędzam dzień, próbując nie utopić się w skrzynce odbiorczej. Oczywiście nie jest to problem, z którym tylko się zmagam; prawie każdy profesjonalista, którego znam, ma trudności z dotarciem do swoich wiadomości.
Są jednak dobre wieści: są zdecydowanie sposoby, aby sprawić, by Twoja skrzynka odbiorcza była łatwiejsza w zarządzaniu - i aby je znaleźć, poszedłem prosto do ekspertów. Poniżej znajdują się nawyki pięciu najbardziej zapracowanych ludzi na świecie, które podbijają swoje e-maile. Zobacz, z których możesz zacząć korzystać, aby ulepszyć swoją strategię.
1. Odpowiadają szybko
Eric Schmidt, prezes Google, ma kilka pozornie intuicyjnych rad: szybko odpowiadaj na e-maile w skrzynce odbiorczej. Wyjaśnia swoje uzasadnienie takiego działania w VentureBeat :
Są ludzie, na których można polegać, aby szybko odpowiadać na wiadomości e-mail, i tacy, którzy nie mogą. Staraj się być jednym z tych pierwszych. Większość najlepszych - i najbardziej zapracowanych - ludzi, których znamy, szybko reaguje na ich e-maile, nie tylko nam lub kilku wybranym nadawcom, ale wszystkim.
Chociaż niekoniecznie musisz odpowiadać na wszystkie wiadomości e-mail w ciągu trzech minut od pojawienia się ich w skrzynce odbiorczej, zanotuj, jak długo to naprawdę zajmie. Jeśli uważasz, że wiadomość zajmie tylko 30 sekund lub dwa słowa, po prostu odpowiedz na nią podczas czytania. Jeśli będzie to wymagało dłuższej odpowiedzi, odeślij szybki e-mail z informacją o tym, że go widziałeś i kiedy odpowiesz. Od razu zyskasz trochę uznania za szacunek i uważność.
2. Sprawiają, że e-mail jest zabawny
Były dyrektor Facebooka i założyciel firmy medialnej, Randi Zuckerberg, ma kilka e-mailowych porad, które sprawią, że zechcesz rozerwać żetony i guacamole: zorganizuj imprezę czyszczenia skrzynki odbiorczej z kilkoma znajomymi lub znajomymi.
Wydobądź wino, zrób świetną listę odtwarzania, powiedz o tym, jak nienawidzisz tonięcia w poczcie e-mailowej, a następnie skup się na usuwaniu tylu wiadomości, jak to możliwe, dzieląc się zabawnymi wiadomościami lub poradami, które odkryjesz po drodze.
Przejrzenie skrzynki odbiorczej nie musi odbywać się w biurze w ciszy; może to być dziwnie wspólne doświadczenie, które potencjalnie łączy Ciebie i Twoich współpracowników (bo kto nie lubi nienawidzić przez e-mail?).
Aha, i oczywiście pomiń alkohol, jeśli faktycznie planujesz odpowiadać na wiadomości, a nie tylko wyrzucać je do kosza. Lub skorzystaj z rad Jen Dziury i napisz niektóre z trudniejszych e-maili, gdy są podpowiedzi - ale zapisz je jako szkice i przeczytaj je następnego dnia, zanim w rzeczywistości klikniesz „wyślij”.
3. Zaplanują czas „brak e-maila”
Weź stronę z podręcznika jednego z liderów wolnego świata, Baracka Obamy: Twój osobisty czas jest święty, więc nie marnuj go wiecznie na poszukiwanie, aby dostać się do skrzynki odbiorczej zero. Jak donosi 99U:
Prezydent ma trzy momenty w swoim harmonogramie, które bez wątpienia należą do niego: poranny trening, obiad z córkami i noc po zasypianiu rodziny.
Chociaż może się wydawać, że łatwo jest wcisnąć tylko jeden e-mail poza godzinami pracy, nawyk odmawiania. Zawsze będą odpowiedzi na e-maile, a osoby twierdzące, że ich wiadomości są pilne lub ważne. Narysowanie tej linii oznacza, że będziesz bardziej produktywny, gdy będziesz musiał zabrać się do pracy.
4. Używają go do organizowania się
Chociaż niekoniecznie polecam używanie skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia, założycielka LearnVest Alexa von Tobel ma wyjątek od tej reguły, którą udostępniła Lifehacker:
Mam też w zwyczaju wysyłanie notatek pocztą elektroniczną, ponieważ mieszkam w skrzynce odbiorczej. W niedzielne wieczory siadam i robię listy wszystkiego, co musi się wydarzyć w następnym tygodniu. Piszę do siebie e-maila, aby łatwiej było mi spać (rzeczy do zrobienia są poza moją głową), i mogę być spokojny, wiedząc, że lista będzie na mnie czekała przed południem.
Tworząc listę rzeczy do zrobienia, gdy wciąż masz wszystko na myśli (zamiast rano, kiedy jesteś śpiący lub podenerwowany), zyskujesz inną część dnia, którą możesz przeznaczyć na rzeczywiste projekty zamiast planować to, co „ zamierzam zrobić.
5. Zdobywają przewagę nad ranem
Liczne zapracowane osoby, takie jak dyrektor generalny AOL Tim Armstrong i dyrektor generalny Virgin Money Jayne-Anne Gadhia, zaczynają swoje dni od przeglądania skrzynek odbiorczych. Gadhia ma ku temu dobry powód:
Pierwszą rzeczą, którą robię, jest przeglądanie wiadomości e-mail i odpowiadanie na wszelkie zaległe. Nie mogę znieść tego, że niczego nie zrobiłem!
Oczywiście nadal będziesz musiał spędzać czas przez cały dzień na przesyłaniu wiadomości e-mail, ale dobry początek może ułatwić ci to, a także uświadomić ci, co musisz zrobić, gdy tylko wejdziesz do biura.
Jest powód, dla którego wielu z tych bardzo zajętych ludzi odnosi tak wielkie sukcesy, i chwycić małą wskazówkę dotyczącą wydajności e-maili tutaj i nigdy nie boli!
