Jeśli chodzi o coaching zawodowy, prawie każda rozmowa z klientem dotyczy tematu komunikacji. Motywy mogą się znacznie różnić: niektórzy chcą być bardziej asertywni, inni potrzebują pomocy w zarządzaniu konfliktami, a jeszcze innym trudno jest mówić w grupach.
Kiedy zastanawiam się nad wszystkimi rozmowami, które prowadzę, zdaję sobie sprawę, że przez większość czasu nie mówimy o skomplikowanych pomysłach. To naprawdę podstawy komunikacji w miejscu pracy, które wydają się denerwować większość ludzi.
Ponieważ wszyscy moglibyśmy skorzystać z dobrego przypomnienia, oto pięć najważniejszych rzeczy, które pomagają moim klientom, jeśli chodzi o komunikację. Zidentyfikuj te, nad którymi musisz popracować, i zacznij przenosić je do zestawu umiejętności konwersacji już dziś.
1. Przestań mówić „Ale” i zacznij mówić „I”
Czy zdarza ci się czasem mówić: „Uwielbiam ten pomysł, ale musimy to zrobić inaczej?”
Gdy tylko wypowiesz słowo „ale”, druga osoba natychmiast zapomni tę część, że kochasz ten pomysł. Ponieważ całkowicie unieważniłeś to słowem „ale” i wszystkim, co po nim nastąpiło.
Zamiast tego użyj „i:” „Podoba mi się ten pomysł i myślę, że nieco inne podejście byłoby najbardziej skuteczne”.
Słyszysz różnicę?
W swojej książce Bossypants Tina Fey łamie zasady improwizacji. Jedną z tych zasad jest zawsze mówienie „tak, i…”. Pokazuje to szacunek dla tego, co ma do powiedzenia twój partner (nawet jeśli się nie zgadzasz), pomaga zachować otwarty umysł na temat czynu i zachęca do wniesienia wkładu do rozmowy, bazując na pomyśle drugiej osoby lub dodając własne pomysły. To samo dotyczy komunikacji w pracy.
2. Trzymaj się faktów
Często słyszę, jak ktoś oświadcza, że najprawdopodobniej nie jest zakorzeniony - na przykład: „Ona chce mnie złapać”, „Mój szef mnie nienawidzi” lub „Wiem, że przeprasza, że mnie zatrudniła”.
Zawsze odpowiadam na kilka pytań: „Czy to fakt? Czy ona ci to powiedziała, czy wyciągasz wnioski na podstawie obserwacji?
Skuteczna komunikacja jest wystarczająco trudna; nie dodawaj do tego, tworząc historie, które nie są oparte na rzeczywistości. Dobry komunikator pozostaje zakorzeniony w faktach.
Pamiętaj, że fakty dotyczące każdego problemu mogą być zupełnie inne niż twoje postrzeganie go. Może sposób, w jaki widzisz sytuację, ma związek z twoim unikalnym stylem pracy, lub po prostu, że twój szef jest całkowicie zestresowany i bierze cię na siebie. Bez względu na wszystko, chyba że masz fakty, najlepiej powstrzymać się od kolorowego komentarza i skupić się na dotarciu do sedna problemu.
3. Unikaj „obrony pozycji”
Kiedy ludzie powołują się na problemy komunikacyjne w miejscu pracy, często chodzi nie tyle o komunikację, ile o obronę swojej pozycji.
Powiedzmy na przykład, że dwóch współpracowników, Megan i Jason, dyskutuje o projekcie. Megan mówi: „Ten projekt przytłacza zespół; potrzebujemy więcej pomocy. ”Jason mówi:„ Będziemy w stanie sobie z tym poradzić. Wszyscy będą musieli poświęcić dodatkowe godziny. ”
Zamiast prowadzić znaczący dialog na temat tego, co definiuje każdą z ich obserwacji, Megan staje się sfrustrowana, ponieważ Jason „jej nie słyszy”. Jason uważa, że Megan brzmi jak zepsuta płyta, mówiąc o tym, jak bardzo jest przytłoczona.
To nie jest komunikacja. To obrona pozycji.
Z drugiej strony wielcy komunikatorzy zadają pytania i starają się zrozumieć wszystkie strony problemu - zamiast ciągle powtarzać swoją stronę historii.
Na przykład Jason może powiedzieć: „Jakie części projektu są dla ciebie przytłaczające?” Lub „Powiedz mi więcej o tym, co postrzegasz jako wąskie gardła”.
A Megan może powiedzieć: „Wygląda na to, że mamy zupełnie inne poglądy na temat projektu. Zastanawiam się, czy dodatkowe godziny naprawdę rozwiążą problemy, które widzę ”, czy„ Czy powinniśmy przejrzeć zakres projektu i upewnić się, że dodatkowe godziny są realistyczne w stosunku do naszych zasobów? ”
Czy widzisz, jak po prostu odkrywanie pomysłów innych może pomóc ci wznieść się ponad frustrację i doprowadzić cię na wyższy poziom?
W kultowym tomie Siedem nawyków bardzo skutecznych ludzi Stephen Covey powiedział: „Najpierw staraj się zrozumieć, a potem zostać zrozumiany”. Wszyscy powinniśmy być gotowi zrozumieć drugą osobę tak bardzo, jak chcemy, aby nasz punkt widzenia został zrozumiany. .
4. Używaj ciszy tak strategicznie, jak używasz słów
Wiele rozmów staje się bezproduktywnych, ponieważ uczestnicy są zbyt zajęci martwieniem się, co powiedzieć obok, aby naprawdę się nawzajem słuchać. Aby temu zaradzić, staraj się wykorzystać chwile ciszy.
Choć może ci się wydawać, że cisza jest negatywna lub niewygodna, służy rozmowie, dając słuchaczom czas na przetworzenie tego, co zostało powiedziane i dając mówcom czas na uporządkowanie myśli przed odpowiedzią - bez poczucia pośpiechu.
Więc następnym razem, gdy będziesz w dialogu, który zasługuje na Twoją pełną uwagę, znajdź okazję do ćwiczenia ciszy. Poświęć kilka dodatkowych chwil na pochłonięcie tego, co zostało powiedziane i celowe przemyślenie odpowiedzi, zanim zaczniesz mówić. Naucz się cenić i wykorzystywać chwile ciszy zamiast się ich bać - jako sposób na budowanie lepszego dialogu.
5. Aktywnie zaangażuj się w inny punkt widzenia
Kiedy student ze Stanów Zjednoczonych niedawno wrócił ze stażu w dużej sieci hoteli w Wielkiej Brytanii, zapytałem go, jaka jest najtrudniejsza część.
Odpowiedział, że jest zaskoczony ogromną różnorodnością w miejscu pracy w Wielkiej Brytanii. Wydaje się, że każda osoba pochodzi z innego kraju i rozmawia innym dialektem.
Największym wyzwaniem, powiedział, było komunikowanie się ze współpracownikami w taki sposób, aby mogli go naprawdę zrozumieć. Aby to zrobić, musiał dowiedzieć się, skąd pochodzą, jak dobrze mówią po angielsku i przypisanej im pracy. I zazwyczaj było inaczej dla każdej osoby.
Cóż za wspaniały przykład wysokiej wydajności komunikacji!
Aby ludzie naprawdę cię słyszeli - a ty ich - musisz zrozumieć, że każdy niesie ze sobą filtry, przekonania, założenia, doświadczenia i wpływy kulturowe, które kształtują ich punkt widzenia. Najtrudniejsza część? Nie możesz fizycznie zobaczyć żadnej z tych rzeczy.
Krótko mówiąc, tylko dlatego, że coś mówisz, nie oznacza to, że inni Cię słyszą. Wielcy komunikatorzy potrzebują czasu, aby zrozumieć, skąd pochodzą inni, niezależnie od tego, czy wpływają na to czynniki kulturowe, zawodowe czy osobiste. Po zrozumieniu tych różnic możesz komunikować się w sposób, który poprawia Twoją zdolność do bycia wysłuchanym.
Mogą się narodzić świetni komunikatorzy - ale (i) oni też są stworzeni. Spróbuj użyć co najmniej jednej z tych strategii w tym tygodniu i zobacz, jak możesz zwiększyć efektywność komunikacji. Twoi koledzy to zauważą, a Twoja praca zyska nowe zaufanie i poziom satysfakcji.
