Czy w świecie przeciążenia wiadomości e-mail naprawdę zaskakujące jest to, że nasze osobowości wkraczają w sposób, w jaki reagujemy na wiadomości?
Być może twój szef, ten, który sprawia, że zastanawiasz się, czy espresso do wstrzykiwań jest rzeczą, jest w stanie odpowiedzieć w ciągu kilku sekund od naciśnięcia „wyślij” - co ponownie powoduje, że zastanawiasz się, czy kiedykolwiek spędził chwilę bez prądu.
Chociaż uwielbiasz bezpośredniość jego odpowiedzi, wiesz również, że nie możesz przyjąć jego stylu, pomimo twoich najlepszych intencji. A to dlatego, że jesteś metodyczną i stabilną osobą - co przekłada się na twoją równomierną osobowość skrzynki odbiorczej.
Interesuje Cię, gdzie należysz do świata osobistości e-mailowych? Oto pięć najczęściej spotykanych typów w dowolnej skrzynce odbiorczej. Być może zobaczysz siebie?
1. Demon prędkości
Jesteś znany jako osoba, która nigdy nie pozostawia nikogo wiszącego - nawet przez godzinę (chyba, że jesteś na lunchu, oczywiście, ale nawet wtedy twoje oczy są przyklejone do telefonu). Gdy tylko pojawi się wiadomość e-mail, jesteś na niej , rozpakowując odpowiedź.
Chociaż świetnie jest, że masz na wierzchu wiadomości, jeśli używasz go jako substytutu prawdziwej pracy, której unikasz, to jest problem. Oczyszczanie kolejki jest satysfakcjonujące, ale jeśli osiem godzin później nadal jesteś głęboko zakorzeniony w skrzynce odbiorczej, możesz być uzależniony od wykonania łatwego zadania polegającego na wypróbowywaniu odpowiedzi, zamiast nurkowania w prawdziwej pracy, która wymaga prawdziwej siły mózgu.
2. Ghoster
Och, jak chciałbym powiedzieć, że „duchy” istnieją tylko w randkach, ale prawda jest taka, że praktyka ta jest dość powszechna również w kręgach zawodowych; w rzeczywistości trwa tak długo, jak długo korespondujemy ze sobą. Ale teraz, gdy wszystko jest cyfrowe, a zatem natychmiastowe, nie możesz winić braku odpowiedzi za brakującą ciężarówkę pocztową lub nawet złe połączenie dial-up - to po prostu nie są usprawiedliwione wymówki.
Jesteś winny zjawy, jeśli wolisz zostawić e-maile - zwłaszcza te, na które nie masz pewności, jak odpowiedzieć - aby nie mieć dostępu do skrzynki odbiorczej. Nie oszukuj się, myśląc, że ktokolwiek kupuje twoje „Przypadkowo zostawiłem je w folderze projektów”, uzasadnienie.
Powiem więc to, co zapewne chcieliby Twoi współpracownicy powiedzieć: Każda odpowiedź (prawie każda) jest lepsza niż całkowita cisza radiowa. Nawet szybka notka „Dostaję wiadomość, pracuję nad szczegółami!” Jest lepsza niż pozostawianie zespołu zastanawiającego się, czy jego pytanie wpadło w kompletną czarną dziurę.
3. Przypadkowy Includer
W wiadomościach zawsze jest coś o sytuacji, w której wszystko odpowiada z katastrofalnymi skutkami. A jeśli jesteś winny raz lub dwa razy, to nic wielkiego.
Ale kiedy zapętlisz swój zespół we wszystko, co otrzymujesz, bez sprawdzania, czy jest to rzeczywiście istotne dla twoich współpracowników, ryzykujesz nie tylko irytację kolegów, ale także utratę znaczenia.
Chociaż staramy się cały czas uwzględniać wszystkich, należy wziąć pod uwagę fakt, że wiele osób wolałoby przyśpieszyć później, gdy jest to konieczne, aby rzeczywiście wnieśli swój wkład.
4. Nieobecny
Może lubisz atmosferę tajemnicy dotyczącą twojego miejsca pobytu. A może zwyczajnie jesteś winny zapomnienia o włączeniu i wyłączeniu autoreagowania. Cokolwiek to jest, częste wakacje, dni chorobowe lub niejasne nieobecności powodują, że twoi koledzy są zazdrośni, sfrustrowani lub całkowicie zmęczeni. Kiedy współpracownicy zobaczą tę automatyczną odpowiedź - znowu! - są zmuszeni pominąć prośbę o wkład i przejść do następnej osoby.
Jeśli chcesz zwiększyć zaufanie i szacunek swoich kolegów, zrób sobie przysługę i zastanów się dwa razy, zanim wydasz zbędną odpowiedź na nieobecność. Być może Twoja poprawka polega na dostosowaniu komunikatu do konkretnej sytuacji i utrzymaniu zakresu automatycznego włączania odpowiedzi na absolutnym minimum.
5. Stwórca błędów
"UPS przepraszam! Oto załącznik. ”
Brzmi znajomo? Może po prostu szybko naciskasz spust i nie możesz powstrzymać się od odpalenia wiadomości e-mail, ale po to, aby uświadomić sobie później, że zapomniałeś o niezbędnym kroku, o którym przypominasz sobie, gdy sześciu współpracowników pinguje cię za zjeżdżalnię, o której zapomniałeś Dodaj.
Często zdarza się, że masz 65 różnych łańcuchów e-mail, ponieważ zapomniałeś odpowiedzieć na dwa z trzech pytań przełożonego lub pozostawiłeś ostatnie pytanie w ankiecie HR.
Potrzeba prędkości powinna zostać sprawdzona przy przysłowiowych drzwiach, gdy wybijasz te odpowiedzi. Tylko dlatego, że próbujesz wyjść za drzwi, nie oznacza to, że można się spieszyć, a następnie wyrzucić niechlujne odpowiedzi. Wyświadcz przysługę swoim współpracownikom (i skrzynce odbiorczej) i potrójnie sprawdź, czy odpowiedziałeś na każde pytanie i załączyłeś wszystkie odpowiednie dokumenty przed udzieleniem odpowiedzi.
Więc może udało ci się przejść przez tę listę i możesz nazwać współpracownika (lub szefa) dla każdego typu, ale nie dla siebie. Gratulacje! Uniknąłeś niektórych z najczęstszych nawyków i dlatego powinieneś poklepać się po plecach.
Ale zanim całkowicie uwolnisz się od haczyka, nie zapomnij o kilku mniejszych rzeczach, które mogą sprawić, że będziesz wyglądał niechcący mniej pewnie lub bardziej niegrzecznie, niż zamierzałeś. Nikt nie oczekuje, że będziesz supergwiazdą e-mail, ale istnieje wiele powodów, aby spróbować poprawić, szczególnie po zauważeniu własnych wadliwych nawyków.
