Przyznaję: nie byłem naturalny, jeśli chodzi o zarządzanie stażystami. Były to moje pierwsze bezpośrednie raporty i popełniłem wszystkie błędy debiutanta. Przypisałem za dużo pracy i za mało pracy; Wyjaśniłem zbyt wiele, nie zrozumiałem zbyt dobrze; i tak dalej i tak dalej.
Dobrą wiadomością jest to, że zarządzanie stażystami - naprawdę każdy - to umiejętność, którą można znacznie poprawić dzięki praktyce. Ale to nie powód, aby zacząć od dołu. Ucz się z mojego doświadczenia i czytaj dalej na pięć sposobów, aby odnieść sukces jako stażysta.
1. Miej orientację
Niezależnie od tego, czy w twoim biurze jest jakaś większa, bardziej formalna orientacja, twoim pierwszym zleceniem jest zablokowanie około godziny na rozmowę ze stażystą. W zależności od tego, jak bardzo byłeś zaangażowany w proces rekrutacji, możesz zacząć od wprowadzenia. Następnie przejrzyj pracę, którą wykonujesz i cele departamentu w ciągu najbliższych kilku miesięcy. Odpowiedz na wszelkie pytania dotyczące tego, jak Ty i Twój zespół wpływacie na misję organizacji. Poświęcenie czasu na wytyczenie celów przypomina stażyście, w jaki sposób nawet zwykłe zadania przyczynią się do uzyskania ogólnego obrazu.
Następnie określ konkretne oczekiwania - oprócz określonych obowiązków związanych z pracą. Czy jesteś zwolennikiem prawidłowej gramatyki w całej komunikacji? Co sądzisz o ludziach wpadających do twojego biurka z pytaniami? Czy chcesz być kopiowany na wszystkie e-maile? Wczesne określenie tych oczekiwań zapobiegnie wszelkim nieszczęściom i doprowadzi was do sukcesu.
2. Zapytaj (i obserwuj) jego styl uczenia się
Zanim zakończysz spotkanie orientacyjne, będziesz chciał oddać głos swojemu stażyście. Jakie są jego cele stażu? Czy posiada wyjątkowe umiejętności, które posiada, lub obszary, w których jest bardzo chętny do nauki lub gry?
Być może najbardziej istotną informacją, jaką możesz zebrać, jest to, jak on lub ona najlepiej odbiera informacje. W przeciwieństwie do wynajmu długoterminowego, w którym przełożony spodziewałby się, że pracownik zaaklimatyzuje się w środowisku skoncentrowanym na spotkaniach lub fobii; w przypadku stażysty należy skupić się na maksymalizacji komunikacji.
Oznacza to, że nawet jeśli chciałbyś, aby Twój stażysta po prostu postępował zgodnie z instrukcjami e-mailowymi, jeśli on lub ona musi to przedyskutować i zadać kilka pytań, aby zrobić to dobrze, lepiej to teraz wiedzieć. Warto poświęcić trochę czasu, aby upewnić się, że on lub ona rozumie, o co prosisz - w przeciwieństwie do konieczności samodzielnego wykonania projektu po jego oddaniu (frustrujące doświadczenie dookoła).
3. Dostarcz pisemną listę zadań
Okej, więc twój stażysta mówi, że jest słuchaczem. Oznacza to, że powinieneś po prostu omówić każdy projekt, a następnie zaplanować ukończenie go dokładnie tak, jak się spodziewałeś - prawda? Cóż, niezupełnie.
Twój stażysta jest nowy w organizacji i pracy dla ciebie, więc prawdopodobnie będzie pewne selektywne słuchanie, nawet jeśli nie jest to zamierzone. Dlatego co tydzień powinieneś wysyłać (lub aktualizować) pisemną listę projektów dla swojego stażysty. Uwzględnij następujące informacje: Termin realizacji projektu; jego priorytet; do kogo należy wysłać ukończony projekt (krytyczny kawałek, jeśli chcesz przejrzeć projekty, zanim trafią one gdzie indziej!); i pod jakim parasolem spada. Ostatnia kategoria jest krytyczna, ponieważ kontekstualizuje zadanie i zapewnia silniejszy impuls do jego prawidłowego wykonania (tzn. Archiwizacja jest o wiele bardziej interesująca, gdy wiesz, jaki projekt rozwijasz).
Premia: spisana lista zadań pozwoli Ci zaoszczędzić dni, w których zostałeś uderzony. Jeśli stażysta ukończy jeden projekt, możesz skierować go na listę zadań dla następnego.
4. Prowadź przez przykład
To, że ten jest oczywisty, nie oznacza, że nie warto go powtarzać. „Rób, co mówię, a nie jak ja”, nie działa. Jeśli wchodzisz o tej samej porze każdego dnia, nie będziesz miał wiarygodności, by powiedzieć swojemu stażyście, że spóźnienie 15 minut nie jest w porządku. Podobnie trudno będzie omówić nieodpowiedni strój ze stażystą, gdy sam poważnie testujesz ograniczenia letniego biznesu.
Wychodząc poza to, co oczywiste, powinieneś sumiennie dawać przykład bycia wspierającym szefem i graczem zespołowym. Niektórzy nadzorcy początkujący błędnie obawiają się, że rozmowa z praktykantem stworzy konkurencję dla jego pracy. Przeciwnie, mówienie o świetnej pracy stażysty pokazuje, jakim jesteś silnym menedżerem, co otworzy cię na większe możliwości przywódcze. Pamiętaj więc, aby przyznać kredyt tam, gdzie jest to należne!
5. Poproś o pomoc
Nawet jeśli próbujesz zrobić wszystko dobrze, możesz znaleźć stażystę z niefrasobliwym nastawieniem, a nawet pozorną niekompetencją. Kiedy to po prostu nie działa, pierwszą osobą, z którą powinieneś porozmawiać, jest twój stażysta. Być może jest on trudny z powodu tego, co postrzega jako brak znaczącej pracy. Być może to, co postrzegasz jako brak dbałości o szczegóły, to twój stażysta walczy o terminowe wykonanie swoich zadań.
Pamiętaj, że stażyści rzadko mają ogromną bazę wcześniejszego doświadczenia. Mogą więc nie mieć narzędzi (lub pewności siebie) do komunikowania się z przełożonym - musisz przejąć inicjatywę!
Nadal masz problemy? Następną osobą, z którą powinieneś się skonsultować, jest osoba, na którą patrzysz jako menedżer (najlepiej szef). Ta osoba może dać ci wgląd z doświadczenia, a twój szef musi wiedzieć, czy obciążył cię koszmarnym stażystą.
Jeśli chodzi o bycie przełożonym po raz pierwszy, łączysz osobę o niewielkim doświadczeniu w zarządzaniu z kimś o niewielkim doświadczeniu w zarządzaniu. Jest to jednak wspaniałe doświadczenie dla was obojga. Wykonaj powyższe kroki, aby było to wspaniałe lato i zbudować silne relacje robocze ze swoim stażystą.
