Nie jest tajemnicą, że prawie każdy profesjonalista stara się znaleźć najlepsze hacki produktywności. Niezależnie od tego, czy chodzi o wskazówki dotyczące szybszego odpowiadania na e-maile, czy rozwiązania pozwalające na bardziej efektywne korzystanie z harmonogramu, ludzie mają wiele pomysłów na skrócenie czasu potrzebnego na zrobienie wszystkiego.
Jednak pomimo wszystkich porad, czy kiedykolwiek wypróbowałeś niektóre z tych magicznych hacków wydajnościowych i okazało się, że nie pomogły ci one w najmniejszym stopniu? Jeśli tak, oto trudna prawda: być może robiłeś to źle.
Nie wiesz, co możesz poprawić? Oto pięć sposobów, w jakie możesz popsuć typowe hacki produktywności - i jak naprawić swoje błędy.
1. Tworzenie zbyt długiej listy rzeczy do zrobienia
Słowa nie mogą opisać, ile razy ludzie mówili mi, że lista rzeczy do zrobienia po prostu im nie działa. Kiedy pytam, co konkretnie im się nie podoba w menedżerach zadań lub listach, zwykle odpowiada: „Po prostu nigdy nie czuję, że mam wszystko na liście”.
Jeśli tak się dzieje, zaufaj mi, gdy powiem, że jest łatwa naprawa.
Spróbuj tego zamiast tego
Chociaż istnieje mnóstwo różnych teorii na temat długości i intensywności codziennych i tygodniowych list rzeczy do zrobienia, lepiej mieć dwa lub trzy duże zadania i kilka mniejszych zadań do zrobienia niż listę 20 rzeczy, które musisz zrobić przed zachodem słońca.
Jeśli dopiero zaczynasz tworzyć listę rzeczy do zrobienia, zacznij od małych rzeczy (tylko cztery lub pięć czynności dziennie) i użyj prostego narzędzia lub aplikacji do spisania swoich zadań (takich jak przypomnienia MacBooka lub zwykła papierowa lista). W pozostałym zakresie lubię mieć osobną kartę w aplikacji przypomnień MacBooka o zadaniach, które należy wykonać w późniejszym terminie (trafnie zwanych „późniejszymi sprawami”), dlatego skupiam się wyłącznie na tym, co najważniejsze dany dzień lub tydzień. Gorąco polecam zrobienie czegoś podobnego, niezależnie od tego, czy masz listę papierową, czy cyfrową.
2. Uruchamianie „normalnego” harmonogramu snu
Eksperci nieustannie mówią o znaczeniu snu i pójścia spać wcześniej, ale wiele osób, które go wypróbowują, uważa, że jest bardziej wyczerpany niż bardziej odświeżony. Jak uzyskać godziny snu, których potrzebujesz, jednocześnie upewniając się, że sen ma sens?
Spróbuj tego zamiast tego
Jasne, stare powiedzenie „wcześnie spać, wcześnie wstać” działa u niektórych osób, ale na pewno nie jest tak dla wszystkich. Zamiast więc odpowiadać starym wyobrażeniom o „normalnych” godzinach snu, znajdź najlepszy system, który działa dla ciebie i twojego harmonogramu. Na przykład, jeśli czujesz, że jesteś najbardziej produktywny we wczesnych godzinach porannych, zdrzemnij się wcześniej wieczorem, obudź się, a następnie weź kolejną drzemkę w pewnym momencie w ciągu dnia, aby zasnąć .
Nie wiesz, jak znaleźć idealny czas i ilość snu? Istnieją pewne szalone sugestie (niektóre obejmują zamykanie się w odległej kabinie bez prądu, aby uzyskać naturalny cykl), ale trochę planowania i matematyki może załatwić sprawę. Dr Michael Breus, ekspert od bezsenności, zaleca pójście do łóżka na siedem i pół godziny przed czasem przebudzenia i dostosowanie harmonogramu snu o 15 minut w zależności od tego, jak się czujesz.
3. Rozproszenie uwagi podczas odbierania wiadomości e-mail
Jedną z największych irytacji dla profesjonalistów jest ciągły strumień wiadomości e-mail, które przychodzą, a wielu zaczęło używać planowania czasu specjalnie na odpowiadanie na wiadomości zamiast odpowiadać tak, jak przychodzą przez cały dzień.
Jednak pomimo zastosowania tej taktyki nadal może się wydawać, że nie masz wiele do zrobienia podczas korzystania z automatu do odbierania wiadomości e-mail. Co daje?
Spróbuj tego zamiast tego
Co jest jednym z największych zabójców produktywności, szczególnie w dziedzinie odpowiadania na e-maile? Inne zakłócenia. Ponieważ przeglądanie skrzynki odbiorczej jest zwykle nudnym zadaniem, łatwo jest sprawdzić telefon lub porozmawiać podczas pracy ze współpracownikami. Jednak te małe i pozornie nieszkodliwe rozproszenia w rzeczywistości kosztują cię za wykonanie pracy.
Zamiast tego znajdź miejsce, w którym możesz sprawdzić pocztę e-mail w wyznaczonym czasie, i wyłącz powiadomienia push oraz alerty (a nawet telefon, jeśli to możliwe), gdy jesteś przy nim.
4. Zbyt zorganizowany
Pewnego dnia decydujesz, że potrzebujesz przestrzeni roboczej bez bałaganu, więc wkładasz rzeczy do szuflad, ponownie segregujesz wszystkie papiery przed sobą i wyrzucasz połowę rzeczy siedzących na biurku.
Jednak kilka dni później zdajesz sobie sprawę, że nie masz pojęcia, gdzie coś jest, i być może wyrzuciłeś kilka ważnych dokumentów w trakcie kopnięcia.
Spróbuj tego zamiast tego
Przejście od zera do 60 w dwie sekundy może sprawić, że poczujesz się zdezorientowany, zwłaszcza w dziedzinie organizacji. Dlatego zamiast całkowicie wyczyścić całe życie zawodowe w ciągu kilku godzin, pracuj w kawałkach i nie spiesz się przez kilka dni lub tygodni, aby się zorganizować.
Na przykład zacznij od ogromnego stosu różnych dokumentów, które leżały na twoim biurku od momentu rozpoczęcia bieżącej pracy. Poświęć trochę czasu na dokładne zastanowienie się, jak chcesz przechowywać wszystkie te dokumenty (szafka na dokumenty? Organizator na biurko?) Przed rozpoczęciem czyszczenia i wyrzucania rzeczy.
Ponadto nie wyrzucaj niczego, co umieścisz na stosie „podrzucania” przez kilka dni po czyszczeniu, aby upewnić się, że masz wszystko, czego potrzebujesz.
5. Pobieranie zbyt wielu aplikacji
To zabawne, że im więcej aplikacji zwiększających produktywność dodajesz do telefonu lub komputera, tym mniej jesteś produktywny. Jest to jeden z najprostszych sposobów na poprawę wydajności, ale jest również niezwykle łatwy do naprawienia.
Spróbuj tego zamiast tego
Traktuj swoje aplikacje produkcyjne za siebie, rozważ zalety i wady tej aplikacji i bądź gotów skupić się na ulepszeniu korzystania z tej aplikacji w miarę upływu czasu.
Udawaj na przykład, że masz świetną aplikację do porządkowania dokumentów. Poświęć trochę czasu na wyszukiwanie aplikacji, które ludzie polecają (i nie zalecają), badaj specyfikacje tych aplikacji, a kiedy w końcu pobierzesz, zaplanuj czas, aby dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać tę jedną aplikację.
Z mojego doświadczenia wynika, że inwestowanie większej ilości czasu i energii w to, jak korzystać z jednej aplikacji naraz, doprowadziło mnie nie tylko do posiadania armii aplikacji, które naprawdę lubię i których w pełni lubię, ale także do tego, jak korzystać ze wszystkich funkcji na każdym jedna z moich aplikacji.
Ogólnie rzecz biorąc, największym błędem, jaki ludzie popełniają, hakując produktywność, nie jest rozmyślne, gdy zastanawiają się, jak ich użyć. Zakłada się, że ponieważ próbujesz czegoś nowego, będzie to miało maksymalny wpływ bez konieczności zbytniego wysiłku, a rzadko tak jest.
Pamiętaj, że hacki produktywności mogą być pomocne, ale nie są magicznym dżinem.
