W mojej ostatniej pracy jeden ze starszych członków zespołu był znany z wysyłania e-maili o każdej porze dnia i nocy. Nie było niczym niezwykłym, że chodziłem spać o 23:00 i budziłem się z pustą skrzynką odbiorczą, z wyjątkiem jej jednego, wyjątkowo krótkiego i trafnego e-maila. Mimo że nigdy nie zwracała się do mnie po imieniu, a tak naprawdę rzadko zawierała pozdrowienia przed jej bezpośrednim pytaniem, jakoś nigdy nie zdawała się niegrzeczna ani wymagająca.
Wraz z „podziękowaniem!” Wynikającym z tego, że potrzebowała odpowiedzi, zawsze podpisywała swoje imię znakiem x. Teraz x, jak niewątpliwie wiesz z listu miłosnego zamykającego „xoxo”, zazwyczaj reprezentuje pocałunek; w scenariuszu pracy jest to jednak po prostu przyjazny gest, o wiele mniej formalny niż zamknięcie „Najlepszym” lub „Pozdrawiam”.
Zapewniamy, że ten obecnie popularny podpis nie jest jedynym sposobem na uratowanie krótkich wiadomości przed zabójstwem; w rzeczywistości istnieje co najmniej pięć łatwych sposobów na zachowanie grzeczności e-maili, bez względu na to, ile - lub kilka - słów piszesz. Nie będziesz chciał za każdym razem stosować wszystkich pięciu tych pomysłów, a których użyjesz w dużym stopniu zależeć będzie od odbiorców oraz twoich relacji i poziomu komfortu z nimi, ale są to dobre wytyczne. Miejmy nadzieję, że zaoszczędzi ci mnóstwo czasu i energii, dzięki czemu możesz skupić się na ważniejszych sprawach.
1. Użyj wykrzykników
Ale nie za dużo. Jestem całkiem wyłączony, gdy każda linia kończy się wykrzyknikiem. Nie masz równie silnych uczuć na wszystko, co mówisz. Nawet nie zaczynaj mi dodawać dwóch lub trzech, aby zamknąć jedno zdanie lub pomysł (zapisuję je na SMS-y z przyjaciółmi i ty też powinieneś). Mądrze wybieraj głośne wtrącenia i prosimy o powściągliwość.
Spróbuj tego:
Wysłane z mojej pamięci zewnętrznej.
Zanim cokolwiek wyślesz, zastanów się, z kim się komunikujesz, i zastanów się, jak skrócić to w zależności od tego, gdzie jesteś w dyskusji. Pamiętaj: po przejściu tam i z powrotem zazwyczaj możesz całkowicie zrezygnować z powitania i podpisu.
Warto również wspomnieć o tym, jak ważne jest zwrócenie uwagi na to, na co odpowiadasz. Krótkie odpowiedzi mogą być niegrzeczne, jeśli po prostu odpowiesz „Brzmi dobrze!” Jeśli zasługuje na odpowiedź na pytanie lub jakąś informację zwrotną, te dwa słowa będą trudne do zrozumienia przez odbiorcę, z wykrzyknikiem lub bez niego.
Konkluzja: Poznaj swoich odbiorców i wysyłaj szczegółowe akapity, jeśli sytuacja tego wymaga, ale skup się na wielu przypadkach, w których krótkie mogą być również słodkie.
