Wysłanie wiadomości e-mail to najłatwiejsza i najmniej inwazyjna metoda wysyłania zapytań w zespołach. Ale właśnie dlatego, że e-mail jest tak łatwy, że może to być kompletna strata czasu. Odpalenie niejasnego e-maila, który nie mówi jasno odbiorcom, co powinni zrobić lub dlaczego twoje zapytanie jest ważne, stworzy więcej pracy dla wszystkich.
Najskuteczniejsze wiadomości e-mail traktują wiersz tematu jak identyfikator dzwoniącego i używają słów, które natychmiast docierają do sedna.
Oto kilka uwag i zakazów dotyczących doboru słów, które wyraźnie przekażą Twoją wiadomość i nie będą drażnić (ani dezorientować) współpracowników:
1. Kiedy są zadania do wykonania
Nie pisz: itd.
Pisz: The, This lub These
Twoi nauczyciele w szkole podstawowej mieli rację - bądź konkretny! Nawet jeśli Twój e-mail śledzi ostatnią rozmowę lub spotkanie, prawdopodobnie zostanie zapisany jako coś do zrobienia później. Gdy odbiorca jest gotowy do przeczytania, zobaczenie „Monitorowanie spotkań personelu itp.” Nie będzie pomocne. Zamiast tego wyjaśnij, czego potrzebujesz i napisz: „Proszę rozwiązać te pytania ze spotkania personelu” lub „Raport omawiany na spotkaniu personelu”. Pomyśl o swoim temacie jak o napisaniu listy rzeczy do zrobienia, aby łatwo było to zrobić sprawdzić
2. Gdy udostępniasz inny e-mail
Nie pisz: „FWD:”
Napisz: pomoc
Ten zawsze kojarzy mi się z latami 90., kiedy często pojawiały się e-maile, które wyglądały mniej więcej tak: „Fwd: fwd: fwd: fw: Wyślij to do 10 osób, a to będzie twój szczęśliwy dzień!”, Chyba że naprawdę wysyłają łańcuszki w pracy (serio, nie rób tego), prawdopodobnie po prostu udostępniasz coś, co napisał ktoś inny, o czym chcesz, aby Twój współpracownik coś przeczytał lub zrobił. W takim przypadku wyświadcz jej przysługę i napisz „Czy możesz mi pomóc to rozszyfrować?” Lub „Wygląda na to, że klient potrzebuje pomocy”. Jasne, być może zaplanowałeś napisanie tej wiadomości w treści wiadomości e-mail, ale temat jest o wiele lepsze miejsce, jeśli chcesz, aby szybko zostało zauważone.
3. Kiedy próbujesz być osobisty
Nie pisz: Hej
Pisz: Ty
Wysłanie „Hej” w temacie wiadomości e-mail jest tym samym, co SMS „Musimy porozmawiać” z przyjacielem lub kimś, z kim się umawiasz. Nie rób tego! Sprawisz, że odbiorca będzie podejrzliwy wobec tego, co nadejdzie później, i możesz skończyć chwilę czekać na odpowiedź, ponieważ może ona nigdy nie zostać otwarta. Ponieważ być może rzeczywiście potrzebujesz porozmawiać o czymś osobistym lub prywatnym, spróbuj „Kiedy masz czas na 15-minutowy czat?” To podejście odbiera przewagę i daje moc odbiorcom w wyborze czasu, który będzie dla niego odpowiedni .
4. Kiedy potrzebujesz go teraz
Nie pisz: pilne
Czy pisać: dziś
Kiedy czasu jest mało, a presja jest wysoka, „pilne” to słowo, które może wywołać tylko panikę. A panika to ostatnia rzecz, którą powinna zrobić osoba odpowiedzialna za zadanie. Jeśli masz wystarczająco dużo czasu, aby rozpoznać potrzebę i wysłać wiadomość e-mail, masz również czas, aby powiadomić z wyprzedzeniem, że „To musi być dzisiaj twój pierwszy priorytet”. Jeśli naprawdę jest to pilne, zadzwoń lub osobiście zamiast.
5. I jeszcze jedna fraza premiowa
Last but not least, to zdanie, które wszyscy mówimy, aby zakończyć nasze e-maile, ale rzadko możemy użyć go bezpośrednio do skierowania do naszych współpracowników: „Dziękuję”. Krótka, prosta wiadomość uznania przejdzie długą drogę do wzmocnienia więzi między tobą. i członkowie twojego zespołu. Mówi, że uznajesz ich wysiłki i cenisz ich role. I na pewno pokonuje spadek zaufania.
