Istnieje wiele aplikacji e-mailowych, które niekoniecznie są takie same. Jeśli chcesz, aby wiadomość była otwierana i czytana, musisz użyć formatu wiadomości obsługiwanego przez aplikację adresata. Microsoft Outlook ma 3 różne formaty wiadomości, które są potrzebne w różnych sytuacjach.
3 formaty wiadomości w programie Outlook i kiedy używać Które
Każdy format wiadomości ma różne opcje, a wybrana opcja określa, czy można dodać sformatowany tekst, na przykład pogrubione czcionki, kolorowe czcionki i wypunktowania oraz czy można dodawać obrazy do treści wiadomości. Najważniejsze jest jednak, aby odbiorca mógł zobaczyć - wspaniale jest mieć formatowanie i obrazy, ale niektóre aplikacje e-mail nie obsługują sformatowanych wiadomości ani obrazów.
W programie Outlook możesz wysyłać wiadomości w trzech różnych formatach.
Zwykły tekst
Zwykły tekst wysyła wiadomości e-mail za pomocą zwykłych znaków tekstowych. Wszystkie aplikacje pocztowe obsługują zwykły tekst. Ten format jest świetny, jeśli nie zależy Ci na żadnym wyszukanym formatowaniu i zapewnia maksymalną kompatybilność. Każdy, kto ma konto e-mail, będzie mógł przeczytać twoją wiadomość. Zwykły tekst nie obsługuje pogrubienia, kursywy, kolorowych czcionek ani innego formatowania tekstu. Nie obsługuje również zdjęć wyświetlanych bezpośrednio w treści wiadomości, ale można dołączyć je jako załączniki. Należy zauważyć, że Hubspot stwierdził, że wiadomości tekstowe typu "plain" mają wyższą szybkość otwierania i klikania niż wiadomości w formacie HTML.
HTML
HTML umożliwia korzystanie z formatowania HTML. Jest to domyślny format wiadomości w programie Outlook. Jest to również najlepszy format do użycia, gdy chcesz utworzyć wiadomości, które są podobne do tradycyjnych dokumentów, z różnymi czcionkami, kolorami i listami punktorów. Możesz wyróżnić tekst kursywą na przykład lub zmienić czcionkę. Możesz nawet dołączyć obrazy, które będą wyświetlać i używać innych narzędzi formatowania, aby Twoje wiadomości były ładniejsze i łatwiejsze do odczytania. Obecnie większość osób z wiadomościami e-mail może odbierać wiadomości w formacie HTML dobrze (chociaż niektórzy wolą czysty tekst ze względu na czystość). Domyślnie po wybraniu jednej z opcji, które umożliwiają formatowanie (HTML lub RTF), wiadomość jest wysyłana w formacie HTML. Więc kiedy używasz HTML, wiesz, że to, co wysyłasz, jest tym, co zobaczy odbiorca.
Rich Text Format (RTF)
Rich Text to zastrzeżony format wiadomości Outlooka. Format RTF obsługuje formatowanie tekstu, w tym punktory, wyrównanie i połączone obiekty. Program Outlook automatycznie konwertuje wiadomości sformatowane w formacie RTF na format HTML domyślnie po wysłaniu ich do odbiorcy internetowego, dzięki czemu formatowanie wiadomości zostanie zachowane i otrzymywane będą załączniki. Program Outlook automatycznie formatuje także wezwania na spotkania i zadania oraz wiadomości za pomocą przycisków głosowania, dzięki czemu można przesyłać te elementy w całym Internecie do innych użytkowników programu Outlook, niezależnie od domyślnego formatu wiadomości. Jeśli komunikat związany z Internetem jest żądaniem zadania lub spotkania, musisz użyć RTF. Program Outlook automatycznie konwertuje go do formatu kalendarza internetowego, wspólnego formatu elementów kalendarza internetowego, aby inne aplikacje e-mail mogły go obsługiwać. Możesz używać RTF podczas wysyłania wiadomości w organizacji, która używa Microsoft Exchange; zalecamy jednak korzystanie z formatu HTML. Jest to format Microsoft obsługiwany tylko przez następujące aplikacje poczty e-mail: Klient Microsoft Exchange w wersji 4.0 i 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 i 2002
Jak ustawić domyślny format
Kliknij link, aby dowiedzieć się, jak ustawić domyślny format w Outlooku.
