Excel nie ma możliwości zarządzania danymi relacyjnych programów baz danych, takich jak SQL Server i Microsoft Access. Jednak to, co może zrobić, służy jako prosta baza danych, która wypełnia wymagania dotyczące zarządzania danymi.
W programie Excel dane są zorganizowane w tabele przy użyciu wierszy i kolumn arkusza roboczego. Nowsze wersje programu mają funkcję tabelową, która ułatwia wprowadzanie, edycję i manipulowanie danymi.
Warunki bazy danych: tabela, rekordy i pola
Baza danych to zbiór powiązanych informacji przechowywanych w jednym lub więcej plików komputerowych w zorganizowany sposób. Zwykle informacje lub dane są zorganizowane w tabele. Informacje w tabeli są uporządkowane w taki sposób, że można je łatwo aktualizować, sortować, poprawiać i filtrować.
Prosta baza danych, taka jak Excel, przechowuje wszystkie informacje o jednym temacie w jednej tabeli. Z kolei relacyjne bazy danych składają się z wielu tabel z każdą tabelą zawierającą informacje o różnych, ale pokrewnych tematach.
Dokumentacja
W terminologii bazy danych:rekord przechowuje wszystkie informacje lub dane o jednym konkretnym obiekcie, który został wprowadzony do bazy danych. W programie Excel rekordy są zwykle zorganizowane w wiersze arkusza roboczego z każdą komórką w wierszu zawierającą jeden element informacji lub wartość.
Pola
Każdy pojedynczy element informacji w rekordzie bazy danych, taki jak numer telefonu lub numer ulicy, jest określany jakopole. W programie Excel poszczególne komórki arkusza służą jako pola, ponieważ każda komórka może zawierać pojedynczą informację o obiekcie.
Nazwy pól
Istotne jest, aby dane były wprowadzane w uporządkowany sposób do bazy danych, aby można było sortować lub filtrować w celu znalezienia konkretnych informacji. Aby zapewnić, że dane są wprowadzane w tej samej kolejności dla każdego rekordu, nagłówki są dodawane do każdej kolumny tabeli. Nagłówki kolumn są określane jako nazwy pól.
Przykładowa baza danych
Na powyższym obrazie wszystkie informacje zebrane dla jednego ucznia są przechowywane w pojedynczym wierszu lub zapisywane w tabeli. Każdy uczeń, bez względu na to, ile i jak mało informacji zgromadzono, ma osobny wiersz w tabeli.
Każda komórka w rzędzie jest polem zawierającym jedną część tej informacji. Nazwy pól w wierszu nagłówka pomagają zapewnić, że dane pozostają uporządkowane, zachowując wszystkie dane określonego tematu, takie jak imię i wiek, w tej samej kolumnie dla wszystkich uczniów.
Narzędzia do zarządzania danymi Excel
Ponadto firma Microsoft wprowadziła wiele narzędzi danych, które ułatwiają pracę z dużymi ilościami danych przechowywanych w tabelach Excela i pomagają utrzymać go w dobrym stanie.
Korzystanie z formularza dla rekordów
Jednym z narzędzi ułatwiających pracę z poszczególnymi rekordami jest formularz danych. Formularza można używać do znajdowania, edytowania, wprowadzania lub usuwania rekordów w tabelach zawierających do 32 pól lub kolumn.
Domyślny formularz zawiera listę nazw pól w kolejności, w jakiej są one ułożone w tabeli, aby zapewnić prawidłowe wprowadzanie rekordów. Obok każdej nazwy pola znajduje się pole tekstowe do wprowadzania lub edycji poszczególnych pól danych.
Podczas gdy możliwe jest tworzenie niestandardowych formularzy, tworzenie i używanie domyślnej formy jest znacznie łatwiejsze i często jest wszystkim, co jest potrzebne.
Usuń zduplikowane rekordy danych
Powszechnym problemem wszystkich baz danych są błędy danych. Oprócz prostych błędów ortograficznych lub brakujących pól danych, duplikowanie rekordów danych może być poważnym problemem, ponieważ tabela danych powiększa się.
Do usunięcia tych zduplikowanych rekordów można użyć innego narzędzia danych Excela - dokładnego lub częściowego duplikatu.
Sortowanie danych w Excelu
Sortowanie oznacza reorganizację danych zgodnie z określoną właściwością, np. Sortowanie tabeli alfabetycznie według nazwisk lub chronologicznie od najstarszego do najmłodszego.
Opcje sortowania w programie Excel obejmują sortowanie według jednego lub więcej pól, sortowanie niestandardowe, na przykład według daty lub czasu, oraz sortowanie według wierszy, co umożliwia zmianę kolejności pól w tabeli.
