Istnieje wiele dobrych powodów, dla których digitalizacja dokumentów papierowych może być bardzo pomocna przy organizacji domowego biura (lub, jeśli o to chodzi, domu). Przede wszystkim możesz pozbyć się dużo dodatkowego papieru, który wepchnął się w szuflady i pliki lub zajmując cenne miejsce na biurku.
Pliki cyfrowe (nawet PDF) można konwertować na pliki do wyszukania za pomocą oprogramowania do optycznego rozpoznawania znaków (OCR), które zwykle jest dostarczane z drukarką (HP ma bardzo fajne wideo, które wyjaśnia, jak działa OCR i jak może uprościć zadanie upraszczając swoje życie).
Oznacza to, że nie tylko twoje informacje nie zajmują żadnego miejsca, ale są również łatwiejsze do znalezienia niż na papierze. Możesz też zapisywać pliki cyfrowe, które chcesz - na CD lub DVD, na dysku flash, w magazynie online lub wszystkie powyższe. Dzięki temu możesz mieć pewność, że gdy czegoś potrzebujesz, możesz zdobyć je.
Po rozpoczęciu digitalizacji plików domowych jest to idealny czas na stworzenie uporządkowanego zestawu plików, które uprościją życie. Pomyśl o kategoriach dokumentów, których potrzebujesz i skonfiguruj dla nich folder. Wpływy z kart kredytowych w jednym folderze; dokumentacja ubezpieczenia samochodu w innym; rachunki telefoniczne, rachunki za artykuły spożywcze, rachunki za naprawy domów i tak dalej, wszystkie mogą mieć oddzielne foldery. W każdym folderze utwórz podfoldery na każdy rok (lub miesiąc). Dużo łatwiej jest zacząć od zorganizowanego systemu, a następnie po prostu dodawać nowe dokumenty do właściwego pliku, a następnie próbować przestawiać system za każdym razem, gdy zostanie zeskanowany nowy paragon.
Upewnij się, że skaner lub drukarka zawiera oprogramowanie OCR (oprogramowanie ABBYY FineReader wydaje się znajdować w pakiecie z wieloma drukarkami i skanerami, które testuję). Jeśli nie znajdziesz żadnych, nie panikuj. Istnieje duża szansa, że masz już zainstalowane przyzwoite oprogramowanie OCR na komputerze, o ile używasz systemu Windows. Fajne oprogramowanie OCR, które już masz, poprowadzi Cię przez proces lokalizowania i używania tego oprogramowania wraz ze skanerem w celu tworzenia edytowalnych dokumentów.
Oczywiście, to przywołuje jeszcze jedną ważną kwestię: Musisz mieć przynajmniej skaner dokumentów, jeśli zamierzasz to zrobić. To nie musi być drogie, ani fantazyjne. Jeśli go nie masz, to jest dobry moment, aby go znaleźć; zacznij od tych recenzji skanerów i skanerów dokumentów dla niektórych najlepszych zakupów. Jeśli nie chcesz osobnego skanera, niedroga wielofunkcyjna drukarka doskonale sobie poradzi.
A więc jest to trudna część. Przygotowanie systemu nie jest zbyt trudne; nawet skanowanie dokumentów nie będzie zbyt trudne. Trudno jest upewnić się, że robisz to automatycznie za każdym razem, gdy otrzymujesz nowe pokwitowania lub dokumenty. W przeciwnym razie gazety znów będą się piętrzyły, a poczujesz się, jakbyś marnował swój czas. Więc trzymaj się tego!
