Jeśli jesteś jak większość użytkowników, prawdopodobnie nie tracisz czasu na zastanawianie się nad nazwami dokumentów podczas ich zapisywania. Niestety może to utrudnić znalezienie żądanego pliku bez odrobiny wyszukiwania - może być konieczne nawet otworzenie kilku różnych plików, aby znaleźć to, czego szukasz.
Opracowanie systemu nazewnictwa dokumentów i nabycie zwyczaju korzystania z nich pozwoli zaoszczędzić czas i frustrację, gdy przyjdzie czas na znalezienie potrzebnego dokumentu. Zamiast przeszukiwać niezliczone dokumenty z nieprecyzyjnymi nazwami plików, system nazewnictwa pomoże Ci przyspieszyć wyszukiwanie.
Właściwy system nazewnictwa
Nie ma jednego właściwego sposobu na nadawanie nazw plikom, a systemy nazewnictwa różnią się w zależności od użytkownika. Ważne jest znalezienie odpowiedniej dla ciebie metody, a następnie konsekwentne jej stosowanie. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć:
- Uwzględnij datę złożenia dokumentu w nazwie pliku:Jest to potencjalnie jeden z najbardziej pomocnych elementów do umieszczenia w nazwie pliku, szczególnie gdy mamy do czynienia z korespondencją. Nawet jeśli nie pamiętasz dokładnie, kiedy skomponowałeś dokument, prawdopodobnie będziesz mógł zawęzić wyszukiwanie do określonego przedziału czasowego.
- Podaj nazwę odbiorcy w nazwie pliku:Jest to szczególnie cenna praktyka podczas pracy z literami, ale może być przydatnym elementem dla innych typów dokumentów, takich jak umowy, notatki, a nawet notatki.
- Wskaż, jaki typ dokumentu to plik:Ponownie, będzie to wyglądało jak podane dla niektórych użytkowników, a to dlatego, że jest tak ważną częścią nazwy pliku. Jeśli szukasz listu, który napisałeś, możesz wyeliminować plik, który ma "kontrakt" lub "notatki" w nazwie.
- Zwróć uwagę na sposób porządkowania elementów nazwy pliku:Chociaż może to nie pomóc w rozróżnieniu plików, pomoże Ci je zamówić podczas wyszukiwania. Za pomocą elementów sterujących sortowaniem w oknie dialogowym Otwórz w programie Word lub Eksploratorze Windows możesz sortować pliki alfabetycznie (lub numerycznie), aby sortować je według pierwszego znaku w nazwie pliku.
Nie jest to wyczerpująca lista wskazówek dotyczących nazywania plików, ale jest to dobre miejsce na rozpoczęcie. Kiedy zaczniesz praktykę nazywania plików w spójny sposób, opracujesz system, który będzie dla Ciebie najlepszy - i prawdopodobnie wymyśli kilka własnych sztuczek.
